Questions fréquentes sur les voyages d’affaires

La gestion des voyages d'affaires regroupe tous les domaines liés aux voyages d'affaires effectués par les employés, les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux.

Les sociétés peuvent s'appuyer sur des équipes internes de gestion des voyages d'affaires, des agences de voyages, des plateformes dédiées aux déplacements professionnels telles que Booking.com for Business, ou combiner plusieurs de ces approches pour s'assurer que leurs voyages d'affaires sont aussi efficaces que possible.

Les plateformes de gestion des voyages, telles que Booking.com for Business, aident les sociétés à réduire les coûts et le temps consacrés à la réservation de voyages d'affaires.

La plateforme Booking.com for Business est entièrement gratuite ! Vous accédez à un suivi en temps réel qui facilite la prise de décisions et bénéficiez de tarifs Business exclusifs, ainsi que d’une assistance voyage fournie par CWT. Par ailleurs, vous êtes automatiquement inscrit(e) au programme de fidélité Genius qui vous permet de bénéficier d’au moins 10 % de réduction dans des établissements du monde entier.

La gestion des voyages d'affaires peut être difficile, notamment en ce qui concerne le suivi des dépenses et le respect du budget. Booking.com for Business simplifie ce processus en centralisant les informations de voyage et en assurant un suivi en temps réel destiné à aider votre entreprise à garder le contrôle de son budget voyage, pour économiser du temps et de l'argent.

Une politique de voyage d'entreprise est un ensemble clair et écrit de règles et de procédures qui décrivent comment les employés doivent approuver, réserver et payer les voyages à des fins professionnelles. Pour en savoir plus sur les politiques de voyage, consultez notre article de blog.

Booking.com for Business est une plateforme qui permet de réserver des voyages d'affaires de façon simple et économique. Celle-ci est accessible à tous, y compris les PME et dispose de plusieurs niveaux d’accès. Vous y trouverez également un aperçu des réservations à venir, ainsi qu’une carte pour suivre les déplacements des voyageurs. La plateforme peut être utilisée par les voyageurs, les responsables de voyages, les équipes RH et financières, les assistants administratifs, ainsi que les PDG pour réserver des voyages d'affaires de façon rapide et efficace.

Booking.com for Business est conçu spécifiquement pour la gestion des voyages d’affaires et propose des fonctionnalités telles qu’une carte permettant de suivre les déplacements des voyageurs, des rapports et la possibilité de gérer des réservations pour plusieurs personnes.

Nous proposons également des tarifs Business exclusifs pour les vols et les locations de voitures, avec des réductions allant jusqu'à -20 %. En partenariat avec CWT, nous proposons des tarifs exclusifs pour les voyages d'affaires avec des réductions et des points de fidélité.

Booking.com for Business est une plateforme dédiée aux voyages d'affaires.

Vous et vos employé(e)s pouvez l'utiliser pour réserver et gérer des voyages d'affaires complets et choisir parmi une large gamme d'hébergements, de vols et de voitures de location.

Cette plateforme est totalement gratuite et vous permet même d’accéder à des tarifs Business exclusifs.

Booking.com for Business vous permet de réserver des voyages en quelques clics et de disposer d’un relevé des dépenses liées aux voyages d'affaires.

Avec Booking.com for Business, vous n'avez pas besoin de gestionnaires de compte ni de service d’assistance informatique.

Après votre inscription, vous pouvez commencer à gérer des voyageurs, configurer des niveaux d'accès et réserver des voyages d'affaires comprenant l'hébergement, les vols et la location de voiture.

Booking.com for Business est une plateforme de gestion des voyages en libre-service sur laquelle il est facile de naviguer ; vous n'aurez donc pas besoin de gestionnaire de compte.

Toutefois, au cas où vous auriez besoin d'assistance, vous pourrez contacter gratuitement un conseiller voyages CWT par e-mail dans 8 langues ou par téléphone en anglais. CWT est l’un des leaders mondiaux de la gestion des voyages d'affaires.

Vous pouvez modifier votre hébergement d'affaires en fonction des conditions de réservation et d'annulation que vous avez choisies lors du processus de réservation. Les changements d’hébergement et les modifications de la durée de séjour sont soumis aux capacités de l’établissement.

Les modifications de vol dépendent également du tarif de vol choisi. Il est généralement possible de changer de vol au sein d'une même compagnie aérienne, bien que des frais supplémentaires puissent être facturés en fonction de votre billet. Lorsque vous réservez des vols, veuillez vous assurer que votre nom est correctement orthographié (comme il est écrit sur votre passeport) afin de vous assurer qu’il n’y aura pas de problème au cas où vous devriez changer vos billets d'avion.

Oui, vous pouvez effectuer des réservations d'hébergement de groupe pour un maximum de 30 voyageurs. Cependant, les réservations de groupe pour les vols ne sont actuellement pas disponibles.

Oui, si vous organisez ou réservez des voyages, vous pouvez facilement le faire pour d'autres, y compris des personnes externes à votre société, comme des sous-traitants ou des partenaires externes, sans créer de profil de voyageur permanent.

Oui, vous pouvez annuler votre voyage d'affaires à tout moment. L'hébergement, les vols et les locations de voitures peuvent être annulés ou modifiés. En revanche, des frais peuvent s'appliquer en fonction des conditions spécifiques à telle ou telle réservation. Vous pouvez effectuer ces annulations et modifications soit en libre-service sur la plateforme Booking.com for Business, soit en contactant un conseiller voyages de CWT.

Vous pouvez modifier votre hébergement d'affaires en fonction des conditions de réservation et d'annulation que vous avez choisies lors du processus de réservation. Les changements d’hébergement et les modifications de la durée de séjour sont soumis aux capacités de l’établissement.

Les modifications de vol dépendent également du tarif de vol choisi. Il est généralement possible de remplacer un vol par un autre vol de la même compagnie aérienne, mais des frais peuvent s’appliquer en fonction des billets.

Lorsqu’une réservation comprend des vols opérés par plusieurs compagnies aériennes, les changements peuvent poser des problèmes techniques. Lorsque vous effectuez la réservation, veuillez vous assurer que votre nom est correctement orthographié, tel qu’il apparaît sur votre passeport. Sinon, vous pourrez avoir des difficultés à modifier vos billets d’avion.

Les compagnies aériennes n’ont pas toutes les mêmes politiques en ce qui concerne les retards et les indemnisations. Cependant, si la situation se présente, vous serez informé(e) des différentes options qui s’offrent à vous. De plus, vous pouvez demander conseil à CWT avant de prendre une décision. Si votre vol est annulé et que vous ne souhaitez pas accepter l’alternative proposée, la compagnie aérienne proposera généralement un remboursement ou un crédit pour un futur voyage, sous réserve des conditions de la compagnie aérienne.

Les remboursements d'hébergement prennent généralement 7 à 12 jours ouvrables et les remboursements de vols dépendent des conditions de la compagnie aérienne. Les remboursements de locations de voiture, quant à eux, dépendent du moment où vous annulez la réservation.

Oui, nous proposons les 2 : compagnies low cost et celles avec service complet pour les vols d'affaires. Vous pouvez sélectionner votre tarif préféré, la classe du vol ainsi que des suppléments (bagages, repas,etc.) pour personnaliser votre réservation.

Oui, bien sûr ! Pour rendre votre déplacement professionnel encore plus rentable, vous pouvez renseigner vos numéros de voyageur fréquent, cartes de fidélité hôtelières, ou autres programmes de fidélité dans votre profil.

Booking.com for Business est gratuit pour tous les utilisateurs, sans aucuns frais d’abonnement ni de réservation supplémentaires. Vous pouvez accéder à des tarifs Business exclusifs et gagner des points de fidélité dans les hôtels.

De plus, avec Genius, le programme de fidélité de Booking.com, vous pouvez commencer à économiser dès que vous créez un compte grâce à une réduction de 10 % valable dans les établissements participants.

Vous aurez une vue exhaustive de vos frais d'hébergement, de vols et de location de voitures.

L’outil de suivi des dépenses vous fournit un aperçu détaillé des dépenses et sert de base pour établir des prévisions budgétaires en matière de déplacements professionnels. Vous pouvez télécharger la vue d’ensemble des dépenses de voyage au format .csv.

Pour obtenir une facture pour les réservations liées à un voyage d’affaires, veuillez contacter directement la société d'hébergement ou de location de voitures.

Pour les factures de compagnies aériennes, vous recevrez votre itinéraire et votre reçu au moment de la réservation.

Vous pouvez payer à l'avance pour l’employé(e) qui effectue le voyage en utilisant une carte d'entreprise ou un autre moyen de paiement disponible. Cependant, si l'option de paiement sur place a été sélectionnée lors du processus de réservation, le voyageur devra payer à l'arrivée.

Nous acceptons les cartes de crédit et de débit privées ou d'entreprise, ainsi que les moyens de paiement virtuels tels que la Carte AirPlus pour les hôtels. Lors de l'utilisation d'une carte virtuelle AirPlus, l'établissement recevra un formulaire d'autorisation avec des instructions lui indiquant de ne pas demander au client de payer au moment de son départ.

Vous pouvez accéder à toutes les réservations depuis le tableau de bord principal. Celui-ci affiche toutes vos réservations et vous permet de les gérer.

Toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin se trouvent dans le tableau de bord (par exemple, le statut de la réservation, le nom des voyageurs, les coûts, etc.).

Oui, nous en proposons.

Pour les hébergements, vous pouvez bénéficier de tarifs exclusifs et de réductions allant jusqu’à 20 %, avec des avantages supplémentaires tels que le petit-déjeuner.

En ce qui concerne les vols, vous pouvez accéder à des tarifs exclusifs vers des destinations du monde entier avec des réductions pouvant atteindre 20 %. Ces tarifs peuvent vous permettre de faire des économies importantes sur certains itinéraires et sont disponibles pour toutes les classes de service, de la première classe à la classe économique, en passant par la classe affaires.

Pour les locations de voitures, vous bénéficiez de forfaits journaliers, de tarifs de location réduits, de surclassements en matière de produits et de services ainsi que d’un service express gratuit.

Nous prenons en charge le français, l'allemand, l'anglais, l'espagnol, l'italien, le néerlandais, le polonais et le portugais.

Une assistance voyage gratuite (par e-mail) est disponible en français, en allemand, en anglais, en espagnol, en italien, en néerlandais, en polonais et en portugais.

L'assistance voyage gratuite (par téléphone) est disponible uniquement en anglais.

L'assistance de Booking.com for Business est disponible dans le monde entier.

Une aide concernant les vols est proposée dans plusieurs pays, dont l'Allemagne, l’Australie, l’Autriche, la Belgique, le Canada, l’Espagne, les États-Unis, la France, la Grèce, l’Irlande, l’Italie, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la République tchèque, la Roumanie, le Royaume-Uni et la Suisse.

Les conseillers voyages de CWT peuvent vous accompagner dans les modifications et les annulations de réservations pour l'ensemble de vos déplacements professionnels (hébergements, vols et locations de voiture), vous fournir des copies de vos itinéraires, etc.

Si vous avez besoin d'assistance pour utiliser la plateforme, vous pouvez utiliser notre chatbot et notre centre d'aide.

Booking.com for Business a été pensé pour réduire le temps passé à effectuer des réservations et à modifier des itinéraires, afin que la gestion des voyages soit plus efficace et plus fluide.

Une fois que vous aurez effectué quelques voyages, la fonctionnalité de personnalisation identifiera vos préférences et vous recommandera un itinéraire parfaitement adapté. Vous pourrez donc utiliser en toute tranquillité le règlement express pour finaliser vos réservations en seulement quelques minutes.

Pour vous inscrire, cliquez sur le bouton S’inscrire en haut de la page. Le processus est simple et s’effectue en quelques minutes. Une fois inscrit(e), vous pouvez commencer à réserver immédiatement.

Il vous suffit de fournir :

• Votre adresse e-mail et un mot de passe
• Le nom et le pays de domiciliation de votre société
• Votre nom complet

Veuillez noter que les caractères spéciaux ne sont pas pris en charge par le système. Veuillez saisir toutes les informations demandées en caractères latins. Après votre inscription, vous recevrez un e-mail contenant un lien d'activation.

Si vous avez déjà atteint un certain niveau dans le programme Genius de Booking.com, il sera automatiquement appliqué à votre compte Business, ce qui signifie que vous pourrez aussi profiter de vos avantages Genius lors de vos déplacements professionnels !

Votre niveau Genius ne s’affiche pas dans votre compte Business, mais vous pouvez repérer les hébergements proposant des réductions Genius grâce au logo bleu Genius. Ces réductions correspondent au niveau Genius atteint avec votre compte personnel.

Vous pouvez également accéder à des tarifs Business exclusifs et gagner des points de fidélité auprès de vos chaînes hôtelières préférées.