Une politique de frais de déplacement pose le cadre des voyages d’affaires. Appuyez-vous sur notre modèle adaptable pour créer la vôtre.
Une politique de frais de déplacement définit les paramètres de remboursement afin que l’entreprise et tout son personnel soient sur la même longueur d’onde. C’est pour cette raison qu’une politique de frais de déplacement est essentielle. De plus, une politique claire simplifie de nombreuses procédures liées aux déplacements professionnels, telles que les décisions en matière de gestion des voyages ou encore le respect du budget.
Dans ce guide, nous aborderons la définition et les principales caractéristiques d’une politique de frais de déplacement. Nous vous fournirons également un modèle de politique de frais de déplacement ainsi que des exemples sur lesquels vous pourrez vous appuyer lors de l’élaboration de votre propre politique.
Dans la plupart des pays, les employeurs n’ont pas d’obligation légale de couvrir les frais de déplacement de leur personnel. Néanmoins, c’est une pratique largement acceptée dans le monde professionnel.
Les exigences varient d’un pays à un autre. Par exemple, la législation fédérale américaine exige que les entreprises rémunèrent tout le temps passé à travailler, y compris le temps de déplacement. Toutefois, cette exigence ne s’applique pas au remboursement des frais de déplacement, qui est laissé à la discrétion de l’employeur.
Au Royaume-Uni, il n’existe pas non plus d’obligation légale de rembourser les frais de déplacement, mais salariés et employeurs peuvent demander un allègement fiscal sur la base de ces dépenses, ce qui encourage leur prise en charge par les entreprises.
Avant de plonger dans le détail d’une politique de voyage et de remboursement, il est important de savoir ce qui constitue des frais de déplacement.
Ces derniers désignent toutes les dépenses nécessaires encourues lors d’un voyage d’affaires, liées notamment aux repas, à l’hébergement, aux billets d’avion ou de train, aux transports en commun, au stationnement, au kilométrage et aux péages routiers. Les salarié(e)s peuvent également prétendre au remboursement des sommes dépensées pour inviter des clients, partenaires ou prospects lors de leurs déplacements.
En revanche, les dépenses quotidiennes liées par exemple au trajet domicile-bureau ne sont pas considérées comme des frais de déplacement. La plupart des entreprises ne prennent pas en charge les frais liés aux loisirs personnels ni aux vêtements, même s’ils ont été achetés spécifiquement pour un voyage d’affaires.
Une politique de frais de déplacement est un document écrit, généralement élaboré par le directeur ou la directrice des finances, et qui définit les règles applicables aux voyages d’affaires. Ce document énumère les différents frais de déplacement et indique ceux pouvant être pris en charge, et à quelle hauteur. La politique précise également quelles dépenses seront aux frais de l’employé(e).
La majorité des politiques de voyage et de frais de déplacement comprennent les modalités de réservation des voyages et de remboursement des dépenses, et expliquent les procédures de paiement. Le document pourrait par exemple indiquer si les équipes peuvent voyager en classe affaires ou en première classe.
Une politique de voyage peut également comprendre les éléments suivants :
En matière de voyages d’affaires, les attentes doivent être clairement définies. Une telle politique permet aux collaborateurs et collaboratrices d’avoir un cadre pour la réservation de leurs voyages d’affaires, et de savoir exactement quelles dépenses seront remboursées ou non.
En parallèle, vous pourrez vous assurer que vos équipes respectent les budgets fixés pour les voyages, vous permettant de réduire vos dépenses et garder le contrôle. Une politique clairement définie réduit le risque de malentendu en matière de remboursement des frais de déplacement (et donc le sentiment de frustration qui peut en découler). Les procédures de réservation et de gestion des voyages en deviennent d’autant plus fluides et équitables.
La politique de voyage et de frais de déplacement de votre entreprise peut être aussi simple ou complexe que vous le souhaitez. Ce document doit à minima comprendre les sections suivantes :
Les politiques en matière de frais de déplacement commencent par une introduction qui définit l’objectif du document, indique quand et comment l’utiliser et précise les personnes responsables de sa validation et à contacter en cas de question.
Cette section, l’une des plus importantes de toute politique de frais de déplacement, liste toutes les dépenses qui seront remboursées aux collaborateurs et collaboratrices. Vous pouvez diviser cette section en plusieurs sous-parties, par exemple les billets d’avion, l’hébergement, le transport, les repas et les communications (pour les frais de téléphone portable ou de Wi-Fi).
Votre politique ne doit pas seulement inclure les dépenses prises en charge ; elle doit également comprendre une liste de toutes les dépenses qui ne seront pas remboursées par l’entreprise. Cela permet à tous et à toutes de mieux anticiper leur budget de déplacement.
Cette section doit inclure tout ce que les personnes s’apprêtant à voyager doivent savoir sur le processus de réservation. Certaines entreprises prennent en charge l’organisation des voyages en interne, tandis que d’autres laissent leurs équipes gérer elles-mêmes leurs déplacements via une plateforme approuvée, telle que Booking.com for Business.
Dans cette partie, il convient de présenter la procédure que les employé(e)s doivent suivre pour recevoir leurs remboursements, en précisant ce qui doit être fait avant, pendant et après leur déplacement.
Vous pouvez également inclure une section à propos de l’assistance voyage, l’assurance, et la sécurité, autrement dit le devoir de diligence. Ainsi, vos collègues sauront qui contacter pour obtenir de l’aide pendant leur déplacement si nécessaire.
Avant d’entamer la rédaction de votre politique de frais de déplacement, vous pouvez consulter des exemples de politiques existantes sur Internet et vous en inspirer pour créer votre propre document.
Votre politique doit commencer par une introduction détaillée. Celle-ci peut comprendre des informations permettant d’identifier votre société, ainsi que des informations sur la culture d’entreprise, les normes en vigueur et la raison d’être du document. Donnez un bref aperçu des dépenses éligibles ou non au remboursement, afin que les lecteurs puissent comprendre rapidement les règles liées aux notes de frais.
Si toutes les personnes travaillant pour votre entreprise ne sont pas éligibles au remboursement de leurs frais de déplacement, précisez-le après l’introduction. Indiquez les services, équipes ou groupes de personnes qui peuvent se faire rembourser, comme les personnes se rendant à des conférences ou salons professionnels.
Dans cette section, vous devez dresser une liste détaillée de toutes les dépenses pouvant être remboursées par l’entreprise. Cela peut couvrir par exemple le transport, les repas et l’hébergement.
Juste après la liste des dépenses prises en charge, indiquez clairement quelles dépenses l’entreprise ne remboursera pas. Il peut être utile d’expliquer votre raisonnement dans la politique de remboursement, afin que le positionnement de votre entreprise soit parfaitement clair.
Les dépenses non remboursables peuvent par exemple comprendre :
Le contenu de cette section dépendra de la façon dont votre entreprise choisit de gérer la réservation des déplacements professionnels. Certaines entreprises confient la réservation des voyages à un(e) office manager, tandis que d’autres adoptent une plateforme permettant aux employé(e)s de se connecter et de réserver leurs voyages en autonomie. Quelle que soit votre approche, vous devez décrire la méthode de réservation ou l’outil validé, et indiquer les prestataires à privilégier.
Cette section doit également fournir le montant maximum autorisé pour une nuit dans un hébergement, la somme prise en charge pour les repas et autres dépenses quotidiennes, les règles quant aux voyages en classe économique ou en classe affaires et les catégories de voitures pouvant être louées.
Vous devez également indiquer si votre entreprise autorise ses employé(e)s à voyager accompagné(e)s. Posez-vous les questions suivantes :
Vos équipes doivent non seulement savoir comment réserver, mais aussi comment soumettre des notes de frais. Que vous utilisiez un outil automatisé ou que vous demandiez des reçus papier, vous devez indiquer la procédure à suivre et l’outil à utiliser. Cette section doit fournir des informations sur comment envoyer des notes de frais, ainsi que les personnes à contacter et les délais à respecter.
Terminez avec les informations liées à la sécurité, afin que vos équipes se sentent soutenues lors de leurs déplacements. Répertoriez les coordonnées de vos prestataires d’assistance voyages, afin que vos employé(e)s sachent qui contacter en cas d’annulation, de modifications ou d’urgence.
Vous trouverez de nombreux exemples de politiques de frais de déplacement sur Internet. Voici un modèle basique de politique de frais de déplacement que vous pouvez adapter aux spécificités de votre entreprise.
Aperçu de la politique de frais de déplacement de [Nom de l'entreprise]
Cette politique de frais de déplacement décrit les modalités de remboursement des employé(e)s de [Nom de l'entreprise] pour les frais encourus dans le cadre professionnel. Certaines dépenses réalisées lors de l’exercice de leur mission pourraient ne pas être éligibles au remboursement, comme stipulé dans cette politique.
Éligibilité au remboursement
Cette politique s’applique à tous les employés de [Nom de l'entreprise], travaillant à temps partiel comme à temps plein, et qui sont amenés à effectuer des déplacements dans le cadre de leurs missions.
Frais de déplacement pris en charge
[Nom de l'entreprise] remboursera les dépenses ci-dessous aux personnes éligibles :
[Listez ici toutes les dépenses prises en charge, y compris les per diems et les montants maximum par type de dépense]
Cette liste n’est pas exhaustive. Pour en savoir plus sur la prise en charge d’une dépense ne figurant pas dans cette liste, veuillez contacter [le ou la responsable des Ressources Humaines ou des Finances] avant d’envoyer une demande de remboursement.
Frais de déplacement non pris en charge
[Nom de l'entreprise] ne prendra pas en charge les dépenses suivantes :
[Listez ici toutes les dépenses non prises en charge]
Processus de réservation
Veuillez utiliser [Nom de la plateforme], la plateforme de réservation retenue par l’entreprise, ou contactez votre [Office Manager] pour organiser le transport et l’hébergement pour votre déplacement.
Procédure de remboursement
Les demandes de remboursement doivent être envoyées via [Nom du logiciel de comptabilité]. Vous pouvez également fournir un dossier de note de frais, avec les justificatifs requis, à [Nom du directeur financier ou de la directrice financière]. Toute demande doit être soumise dans un délai de [nombre de jours] suivant le déplacement.
Une fois votre demande validée, vous recevrez un remboursement sous [délai].
Obligation de diligence
L’assurance voyage est fournie par [Nom du prestataire d'assurance voyage]. En cas d’annulation ou de modification de votre voyage, appelez [Coordonnées du prestataire d'assurance voayge] ou envoyez un e-mail à : [Adresse e-mail].
Nous vous avons fourni ci-dessous un modèle basique de politique de remboursement. Toutefois, vous trouverez d’autres modèles sur Internet.
Oui, Excel propose de nombreux politique de frais de déplacement. Ceux-ci peuvent être utilisés par les employé(e)s pour faire une demande de remboursement de note de frais. Il suffit de télécharger le modèle et d’indiquer les informations personnelles, le service de rattachement, la nature du déplacement et toutes les informations relatives aux dépenses dans les champs dédiés du tableur.
Une politique bien rédigée se suffira à elle-même, mais vous devriez néanmoins l’aborder lorsque vous accueillez de nouveaux membres dans vos équipes. Formez vos collaborateurs et collaboratrices à effectuer leurs réservations et à utiliser les outils de gestion des dépenses, afin que tous et toutes fournissent des justificatifs aux normes et conformes.
C’est également une bonne idée que chaque salarié(e) conserve une copie de ses notes de frais. Cela permet de gagner du temps et de l’argent, tout en réduisant le risque de litiges.
Enfin, vous pourriez envisager de faire appel à une solution de gestion des voyages pour PME, telle que Booking.com for Business. Cette plateforme de voyage tout-en-un comprend une carte des personnes en déplacement intégrée et des tarifs exclusifs permettant de faire des économies, de sorte que vos salariés bénéficient d’une assistance complète, où que leurs voyages les mènent.
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