Guide pour créer un programme de voyages d'affaires

Les programmes de gestion des voyages d'affaires constituent un grand pas en avant vers l'automatisation de vos déplacements professionnels. Ils vous permettent aussi un aperçu de la façon dont votre équipe gère le processus.

Découvrez notre guide complet pour comprendre ce qu'est un programme de voyages d'affaires, quels sont ses avantages et ses défis et à quoi ressemble une mise en œuvre harmonieuse.

Qu'est-ce qu'un programme de voyages d'affaires ?

Un programme de voyages d'affaires est un système complet qui comporte des conditions et des procédures pour traiter de tous les aspects des voyages d'affaires dans votre société. Un tel programme aide vos équipes à organiser leurs propres voyages d'affaires et à être indépendants dans leur planification, tout en respectant votre protocole et vos conditions.

Les programmes de voyages d’affaires se présentent sous de nombreuses formes :

• Application
• Site Internet
• Portail interne
• Service externe

Quelle est la différence entre un programme de voyage et une politique de voyage ?

Gérer les voyages d'affaires n'est pas une tâche facile, car votre société doit être préparée et disposer de nombreux documents et politiques internes.

Une politique de voyage est un ensemble de règles qui régissent la façon dont votre société traite les voyages d'affaires. Qu'il s'agisse du budget alloué, de vos attentes, ou encore de la façon dont votre société assure son obligation de diligence, une politique de voyage doit être la priorité de vos projets en matière de voyages d'affaires.

Les programmes de voyages sont constitués en fonction de la politique de voyage de la société. Si la politique est théorique, le programme de gestion des voyages d’affaires explique comment les règles qui la composent seront appliquées dans des scénarios réels.

Les avantages des programmes de voyages d'affaires

Vos équipes tendent à organiser leurs déplacements professionnels par elles-mêmes, car c'est souvent plus simple que de passer par les canaux officiels. Cependant, cela peut conduire à un manque de suivi et au non-respect du processus d’approbation, peut-être parce qu'il n'a pas été communiqué correctement ou qu’il n’est pas connu.

La mise en œuvre d’un programme de voyages d'affaires peut vous apporter, à vous et à votre société, les avantages suivants :

• Plus de contrôle sur les processus : en mettant en place un programme de voyages d’affaires, vous pouvez créer un processus étape par étape plus simple à suivre.
• La possibilité d'ajouter uniquement des options approuvées : si vous souhaitez que vos équipes collaborent avec certains fournisseurs et partenaires spécifiques, avec lesquels vous avez des contrats, vous pouvez configurer votre programme de voyages d'affaires pour qu'il affiche uniquement ces options.
• Une meilleure surveillance fiscale : les reçus peuvent se perdre très facilement et envoyer ses note de frais peut être difficile pour les voyageurs d'affaires. Vous pouvez contourner tous ces problèmes en les centralisant dans une seule application ou un seul programme.
• Du temps gagné : en centralisant toutes les informations nécessaires et toutes les options en un seul endroit, vos employés n'ont pas besoin de passer des heures à chercher l'option la moins chère ou le vol le plus pratique.
• Le respect de l’obligation de diligence : grâce aux planificateurs de voyage, vous pouvez également partager des conseils de sécurité pour le pays de destination ainsi que les éléments à préparer avant le début du voyage.

Ce qu'il faut inclure dans un programme de voyages d'affaires

Gardez à l’esprit que les programmes de voyages d’affaires sont spécifiquement conçus pour aider vos équipes et faciliter leurs déplacements. Voici quelques éléments clés qui feront le succès de votre programme de voyages d’affaires :

Rendre son utilisation facile

Personne ne voudra utiliser le programme de voyages de votre équipe s’il prévoit des étapes supplémentaires ou si les instructions sont compliquées et difficiles à suivre. Pour cette raison, vous devez garder à l'esprit que la plupart de vos collègues n'ont pas le temps de se plonger dans votre politique de voyage et qu'il est de votre responsabilité de présenter les informations de la manière la plus claire et la plus concise possible.

Présenter clairement les plafonds budgétaires

Définir des processus transparents, c’est le meilleur moyen de gagner la confiance de vos employé(e)s et de clarifier les attentes de chacun. Pensez à ajouter les limites suivantes à votre application/planificateur :

• Budget mensuel pour les vols
• Tarifs les plus bas/plus élevés acceptés
• Budget inutilisé encore disponible
• Budget mensuel pour les hébergements
• Dépenses prévues par région/pays

Conseils et astuces pour la région sélectionnée

En fonction de la région, créez une page dynamique qui peut aider vos collègues à se préparer et à comprendre les attentes. Cette liste doit comprendre :

• Visa et assurance nécessaires
• Contrôle médical nécessaire
• Documents à emporter
• Type de prises et de chargeurs à emporter
• Devise du pays de destination
• Toute nouvelle importante ou troubles politiques dans le pays de destination

Idées d’activités lors des temps libres

Vu la popularité du « bleisure » (fait de combiner affaires et loisirs), il est pertinent de proposer à vos collègues de passer quelques jours de détente ou simplement de s'immerger dans la culture de la destination.

L’ajout d’une page avec des attractions touristiques populaires ou des restaurants recommandés serait très apprécié de vos employé(e)s.

Liste de choses à emporter et autres informations

Pour proposer une expérience exceptionnelle aux voyageurs et voyageuses d'affaires et garantir que tous les aspects sont couverts, nous vous recommandons de créer une page comportant une liste d’éléments à mettre dans sa valise.

Vous pouvez également recommander des applications de voyages d’affaires aux voyageurs.

Comment mettre en œuvre un programme de voyages d'affaires ?

Un programme de voyages d'affaires doit être élaboré avec la collaboration de tous les départements de votre entreprise. De cette façon, vous vous assurez que tout se passe comme prévu et que tout le monde est satisfait du résultat final.

La direction, le département comptable, les ressources humaines et les voyageurs d'affaires eux-mêmes auront tous des opinions, des points de vue et des idées sur votre programme de gestion des voyages. Mais même si les avis des collègues peuvent être utiles, il n’est pas toujours facile de satisfaire tout le monde quant à la façon dont les voyages sont gérés.

Pour vous assurer que chacun est satisfait et que vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre programme de voyages d'affaires, suivez les étapes ci-dessous :

1. Demandez à vos équipes quelles métriques leur seront utiles et à quelle fréquence elles souhaitent y accéder. Les tableaux de bord sont un moyen efficace de partager des rapports et de vous assurer que vous obtenez les résultats attendus.
2. Procurez-vous le support nécessaire pour mesurer l'impact financier de votre programme de voyages pour que, même si cela ne permet pas d'économiser de l'argent à votre société, vous puissiez constater un changement dans les taux de satisfaction des employé(e)s et leur volonté de voyager à des fins professionnelles.
3. Effectuez un suivi auprès des voyageurs d'affaires et obtenez leurs avis lors des tests de l'application ou du processus. Plus le taux de satisfaction est élevé, plus les employés voudront utiliser le programme que vous avez mis en place.

Les défis potentiels d’un programme de voyages d’affaires

Le principal défi que vous rencontrerez lors du lancement et au début de la mise en œuvre de votre programme de voyages d'affaires est d'impliquer l'ensemble de votre société dans son utilisation.

Vous trouverez ci-dessous certaines des raisons pour lesquelles vos employé(e)s pourraient ne pas vouloir utiliser votre programme et les solutions qui pourraient vous aider.

Les employé(e)s sont mal informé(e)s

Chaque fois que vous présentez un nouvel outil ou une nouvelle application à vos collègues, la moitié du travail consiste à le présenter et à s'assurer que tout le monde est au courant du changement.

Conseil : Mentionnez le nouveau plan de voyages d'affaires dans une newsletter, dans des groupes et des discussions à l'échelle de votre société. Vous devez également informer personnellement vos principaux voyageurs d’affaires du nouvel outil.

La transition est soudaine

Introduire un nouvel outil demande du temps et de la patience. Même si vous ressentez le besoin d’accélérer sa mise en œuvre, vous devez lâcher prise et prévoir suffisamment de temps pour qu’un changement aussi important ait lieu.

Conseil : Fixez des jalons réalistes pour sa mise en œuvre, sans vous attendre à une transition complète du jour au lendemain.

Il existe des incertitudes quant à son utilisation

Tous les employé(e)s ne sont pas à l’aise avec les nouvelles technologies. Aider tous vos employés à comprendre le processus vous fera économiser du temps et de l’argent à long terme.

Conseil : Créez des tutoriels et demandez autant que possible les avis de vos équipes. ailleurs, il est toujours possible de simplifier les processus.

Les avantages de son utilisation ne sont pas compris

L'introduction d'un logiciel de réservation de voyages d'affaires peut représenter un changement important, surtout lorsque l'ancienne méthode de planification des voyages d'affaires fonctionnait bien.

Conseil : Offrez des primes et des récompenses aux personnes utilisant l'application et passez lentement de l’ancienne à la nouvelle version.

S'appuyer sur un programme de voyages d'affaires est une excellente solution pour votre société. En contrôlant les dépenses de voyage, le processus de réservation des voyages et la mise en œuvre de votre politique de voyages d'affaires, vous pouvez éviter de nombreux problèmes à l'avenir.

En comprenant les avantages de la création d'un programme de gestion des voyages, ainsi que les problèmes qui peuvent survenir lors de sa mise en œuvre dans votre société, vous pouvez trouver la bonne voie pour aller de l'avant.