Guida al duty of care nei viaggi di lavoro

I viaggi d’affari offrono un’opportunità per entrare in contatto con i colleghi, acquisire nuove prospettive e interagire di persona con i clienti. Ma, nonostante tutti i loro vantaggi, questi viaggi comportano anche rischi specifici per dipendenti e aziende. Come parte dei loro obblighi generali di assistenza (il cosiddetto duty of care), sia le piccole imprese che le grandi aziende devono adottare misure ragionevoli per proteggere i dipendenti e sostenerli durante i viaggi.

Ma cos'è esattamente il duty of care? Quali sono le sfide del duty of care per i viaggiatori d’affari? E come puoi adempiere a questo obbligo quando i dipendenti vanno all'estero?

Leggi la nostra guida sul duty of care e scopri cosa significa per la tua azienda.

Cos'è il duty of care?

Il duty of care definisce la responsabilità di un’azienda di proteggere i propri dipendenti e prevenire con misure ragionevoli i danni a loro carico. Da un punto di vista legale, il duty of care è uno standard utilizzato dai tribunali per determinare la responsabilità ultima di un soggetto.

Il duty of care può includere le seguenti azioni:

• Assicurarsi che l’ambiente fisico di lavoro sia sicuro
• Rispettare le normative e gli standard del settore
• Prendersi cura della salute mentale dei dipendenti fornendo risorse e condizioni di lavoro adeguate
• Proteggere i dipendenti dalla discriminazione e dal bullismo

In pratica, il duty of care può riguardare una serie di aspetti a seconda del contesto e della situazione. Inoltre, il duty of care può variare a seconda del Paese in cui ti trovi, quindi assicurati di consultare un legale per avere la definizione più accurata per il tuo caso.

Perché il duty of care è così importante per chi viaggia per lavoro?

Sebbene costituisca un requisito standard legale, è importante anche da un punto di vista morale ed etico. Un solido programma aziendale di duty of care può giovare alla salute mentale dei dipendenti, facendoli sentire supportati dal loro datore di lavoro e migliorando la loro produttività durante le trasferte.

Il mancato adempimento del duty of care può comportare conseguenze legali, come ad esempio vere e proprie cause, e costi aggiuntivi per l’azienda. Il duty of care nei confronti dei dipendenti è un dovere quotidiano, che si tratti di prevenire gli infortuni sul lavoro o di fornire una formazione adeguata in materia di sicurezza. Ed è ancora più importante nell’ambito dei viaggi di lavoro, per via dei rischi specifici che questi comportano. I dipendenti in trasferta, infatti, potrebbero trovarsi ad affrontare disastri naturali, violenza, malattia o altre emergenze all’estero, e le aziende hanno la responsabilità di aiutarli a superare queste situazioni.

In breve: elaborare un programma di duty of care può far risparmiare denaro, stress e forse anche salvare vite umane.

Qual è il tuo duty of care verso i viaggiatori?

L’ufficio o il posto di lavoro quotidiano è un ambiente relativamente sicuro e controllato. Ma i viaggi di lavoro introducono una serie di rischi e incognite che rendono il duty of care aziendale più importante che mai. Gli obblighi di ogni azienda sono diversi a seconda del settore, delle destinazioni delle trasferte e altro ancora. Ecco perché è fondamentale creare una politica o un programma per i viaggiatori d’affari già prima di organizzare qualsiasi spostamento.

Le politiche di viaggio tendono a trattare argomenti come:

• Le istruzioni per prenotare voli, alloggi e trasporti
• I budget giornalieri per pasti e spese accessorie
• Le regole di condotta durante il viaggio
• Le autorizzazioni necessarie
• Le responsabilità del viaggiatore

La tua politica di viaggio è il documento ideale per delineare gli obblighi del duty of care e promuovere la salute e la sicurezza dei dipendenti all’estero. Potresti avere già una politica o un programma di viaggio che tratta i vari aspetti della duty of care, ma in caso contrario assicurati di crearla e tenerla aggiornata. Anche le aziende affermate possono trarre vantaggio da una rivalutazione delle proprie politiche di viaggio e dalla creazione di un programma di duty of care.

Di chi è la responsabilità del duty of care verso i dipendenti in trasferta?

La collaborazione tra i vari dipartimenti dell’azienda è la chiave per un solido programma di assistenza, e sia i datori di lavoro sia i dipendenti stessi hanno un preciso ruolo da svolgere.

Duty of care per i datori di lavoro

Chi detiene la proprietà del programma di duty of care dipenderà dalle dimensioni dell’azienda. Le aziende più grandi possono avere una persona o un intero team che si dedichi alla salute e alla sicurezza, mentre nelle piccole e medie imprese se ne occuperà probabilmente l’ufficio del personale.

Indipendentemente dalle dimensioni o dall’organigramma dell’azienda, il duty of care è in ultima analisi una responsabilità di tutti. Creare un programma di duty of care per i lavoratori in trasferta è inutile se non gli viene data la giusta priorità dal management e se non viene comunicato efficacemente ai dipendenti.

Per creare e far rispettare il programma, bisognerebbe coinvolgere:

1. La direzione e l’ufficio delle risorse umane. I dirigenti dell’azienda dovrebbero essere coinvolti nella creazione della strategia per i viaggi di lavoro e, cosa altrettanto importante, nella promozione delle politiche tra i vari team.
2. Risorse umane. L’ufficio del personale può svolgere un ruolo chiave nel comunicare il programma di duty of care all'azienda. Le politiche di viaggio devono essere integrate nel percorso formativo dei nuovi assunti, disponibili come riferimento nell'intranet aziendale e chiaramente indicate quando i dipendenti prenotano i loro viaggi. Potrebbe essere una buona idea anche programmare alcune sessioni formative all’anno.
3. Esperti legali. È bene che il tuo team legale o i tuoi consulenti legali rivedano il tuo programma per garantire l’adempimento degli obblighi.
4. Viaggiatori business più esperti. I tuoi dipendenti possono essere risorse preziose in quanto forniscono informazioni sullo stato attuale delle trasferte di lavoro in azienda. Possono anche dare un feedback continuativo per aiutare a migliorare le politiche.

Duty of care per i dipendenti

Creare una cultura basata sulla sicurezza richiede il contributo dei dipendenti a tutti i livelli. Le aziende stesse sono responsabili dei propri programmi di duty of care, ma anche i dipendenti hanno un ruolo da svolgere. Prima di partire per una trasferta, infatti, devono informarsi sulle politiche di viaggio dell’azienda, sui programmi di sicurezza e su tutti gli aspetti del viaggio. I dipendenti sono inoltre responsabili del rispetto della politica prima, durante e dopo i viaggi.

Ciò significa che è necessario incoraggiarli a rispettare la normativa in materia di viaggi di lavoro.

Come si può creare un programma di duty of care?

Che si decida di chiamarlo duty of care, obbligo di assistenza o politica sulla sicurezza dei viaggi, ogni azienda dovrebbe avere un tale programma dedicato ai propri viaggiatori. Per essere preparati, è necessario tenere in considerazione anche gli scenari peggiori.

Chi viaggia per lavoro infatti può imbattersi in una serie di situazioni, tra cui:

• Interruzioni del viaggio
• Disastri naturali
• Condizioni meteorologiche estreme
• Epidemie o emergenze sanitarie
• Criminalità e terrorismo
• Disordini politici o sociali
• Nuova legislazione in materia di viaggi

Esistono molti approcci diversi per creare la tua strategia, ma vogliamo suggerirti tre passaggi per iniziare.

1. Valutazione del rischio

Prima di poter istituire un programma di duty of care, è necessario comprendere i viaggi di lavoro nella propria azienda. Si può iniziare valutando i rischi delle trasferte, sia quelli generali sia quelli di ciascun singolo viaggio.

In generale, chiediti:

• Quali sono le destinazioni più comuni verso cui viaggiano i tuoi dipendenti?
• Qual è la natura di questi viaggi di lavoro? Ad esempio, incontrare un cliente nel suo ufficio comporta rischi diversi rispetto a fare un sopralluogo in un cantiere all'estero.

Prima di ogni singolo viaggio, poniti queste domande:

• Si tratta di un viaggio nazionale o internazionale?
• Il viaggiatore ha un passaporto valido, il visto e altri documenti necessari?
• Attualmente ci sono avvisi di viaggio da parte del governo per quella destinazione?
• Sono in corso conflitti o disordini politici nella destinazione?
• Vi è un aumento del rischio di malattie di origine alimentare o idrica?
• Ci sono epidemie o malattie che colpiscono la regione? In caso affermativo, sono disponibili vaccini o altre misure preventive?
• I viaggiatori avranno accesso a cure mediche tempestive, se necessario?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a determinare quali sono i rischi per la tua azienda. Puoi usarle come punto di partenza per discutere della sicurezza dei viaggi nella tua azienda e per iniziare a pianificare una politica di viaggio che includa il duty of care.

Tieni presente che diversi viaggiatori affrontano rischi diversi. Ad esempio, alcune destinazioni potrebbero essere più pericolose per le donne o i viaggiatori LGBTQ+, oppure alcune malattie possono avere un impatto diverso in base alla persona (ad esempio il virus Zika è asintomatico per molti, ma pericoloso in gravidanza). È bene consultare il team e ascoltare i diversi punti di vista per assicurarsi un quadro completo di valutazione del rischio.

2. Pianificazione e prevenzione

Una volta completata la valutazione del rischio, è il momento di elaborare la strategia. Il programma duty of care di ogni azienda varia a seconda dei rischi specifici a cui risponde. Ma ci sono alcuni principi unificanti da tenere a mente:

• Il tuo programma dovrebbe offrire supporto ai dipendenti prima, durante e dopo i loro viaggi.
• Dovresti adottare misure per promuovere il benessere dei dipendenti ed evitare il burnout. Per esempio: definire degli standard per gli alloggi da prenotare, o incoraggiarli a pianificare orari gestibili per i loro viaggi.
• Indipendentemente dalla destinazione, dovresti avere un piano per le situazioni di emergenza come i disastri naturali o gli attacchi terroristici.
• I rischi in viaggio cambiano e si evolvono nel tempo. Il piano dovrebbe inoltre prevedere la revisione (anche periodica) del programma di duty of care, oltre alla gestione delle situazioni man mano che si presentano.

3. Comunicazione e formazione

Dopo aver valutato i rischi a cui sono esposti i viaggiatori e messo a punto una solida strategia per proteggere e sostenere i dipendenti, c’è ancora del lavoro da fare. Rispettare il duty of care, infatti, richiede impegno costante. Le aziende sono responsabili di comunicare le politiche di viaggio e formare i dipendenti sul tema della sicurezza in viaggio.

Oltre alla formazione continua, crea delle occasioni di aggiornamento regolari e puntuali per informare i viaggiatori business su tutti gli aspetti della sicurezza nei viaggi. Rendi ben visibili le politiche quando i dipendenti pianificano i loro viaggi, fornisci loro delle risorse a cui fare riferimento durante il viaggio e chiedigli di riflettere e dare feedback quando rientrano dalla trasferta di lavoro.

Comunicando in modo chiaro con i dipendenti, puoi assicurarti che le tue politiche di viaggio siano efficaci e adempiano al tuo duty of care.

Suggerimenti sul duty of care

• L’organizzazione prima di tutto: - mantieni gli itinerari di viaggio dei dipendenti sempre accessibili in modo da sapere dove si trovano durante il viaggio. Dovresti anche tenere a portata di mano i recapiti del viaggiatore, il suo hotel o alloggio e i suoi contatti di emergenza.
• Registra e conserva i dati: - il duty of care è uno standard legale e potresti dover dimostrare che hai rispettato i tuoi obblighi fornendo della documentazione. Tenere dei registri accurati durante la creazione del programma può farti risparmiare tempo e stress in caso di azioni legali nei tuoi confronti.
• Non dimenticare la salute mentale: - è facile concentrarsi sui rischi per la sicurezza fisica, ma non bisogna tralasciare l’impatto dei viaggi di lavoro sulla salute mentale. Viaggiare mette le persone in situazioni di stress, quindi adotta un approccio olistico alla salute e alla sicurezza.

Comprendere il proprio duty of care può essere complicato, e la natura imprevedibile dei viaggi di lavoro non fa che renderlo ancora più complesso. Se lo fai nel modo giusto, il duty of care è molto più che solo un termine legale astratto: significa curarsi della sicurezza e della salute del tuo team e fornirgli un supporto costante. Con una valutazione approfondita del rischio, una solida pianificazione e una comunicazione costante, tu e il tuo team potrete dirvi pronti a tutto.