7 oplossingen voor risicobeheer van reizen

Voorbereiding is van essentieel belang wanneer je een team leidt dat voor werk moet reizen. Daarom is reisrisicobeheer zo'n belangrijk element om in overweging te nemen en er vakkundig mee om te gaan.

Wat is reisrisicobeheer?

Reisrisicobeheer is het proces dat veel bedrijven gebruiken om hun reizende werknemers tegen eventuele risico's te beschermen. Van het analyseren van mogelijke gevaren tot weten wat je moet doen als er iets gebeurt, reisbeheer gaat niet alleen over preventie, maar ook over het in de gaten houden van de situatie om zo nodig adequaat te reageren.

Bedrijven waarvan teams op zakenreis gaan, moeten een reisrisicobeleid hebben dat is opgesteld door HR- en juridische specialisten. Dit beleid moet vóór de eerste zakenreis zijn opgesteld en moet voortdurend worden bijgewerkt op basis van de lessen die uit eerdere zakenreizen zijn getrokken.

Maar wat is de beste manier om reisrisico's te beheren en met welke elementen moet je rekening houden bij reisrisicoplanning?

7 belangrijke punten bij reisrisicobeheer

Veiligheid bij zakenreizen kan een zeer uitgebreid proces zijn. Maar als je deze 7 punten volgt, behandel je de belangrijkste aspecten.

1. Inschatting van het risico vóór de zakenreis

Het reisrisicobeheer begint al lange tijd voordat je werknemer op zakenreis gaat. Als je je goed voorbereidt en bezig bent met reisrisicoplanning, zul je later minder problemen hebben.

Houd bij het opstellen van een reisrisicobeoordeling rekening met de volgende aspecten:

Elk aspect van veiligheid – is je werknemer op die bestemming veilig, gezien de religie, genderidentiteit of seksuele geaardheid van de werknemer?

• Algemene gezondheidssituatie – zijn er verplichte vaccins of epidemieën waarvan de werknemer op de hoogte moet zijn?
• Het politieke klimaat van de bestemming – zijn er straatprotesten, machtswisselingen of is er politieke onrust?
• Veilige vormen van vervoer – zijn er risico's verbonden aan het bereiken van de eindbestemming?

Oplossing: stel nieuwswaarschuwingen en dreigingsmonitoring in voor de reisbestemming van je werknemer en pas je daarop aan.

2. Beperken van bestaande risico's

Sommige bestemmingen hebben hogere risico's die je niet kunt vermijden. Wat je wel kunt doen, is je best doen om het gevaar te beperken waaraan je werknemers kunnen worden blootgesteld.

Of het nu gaat om het afsluiten van een uitgebreidere zakenreisverzekering, het kiezen van alternatieve routes in het geval van geannuleerde vluchten, of het vinden van een contactpersoon die je werknemers kan begeleiden naar belangrijke vergaderingen – het welzijn van je werknemers moet altijd de hoogste prioriteit hebben.

Oplossing: denk na over de behoeften van je werknemers, op basis van de dreigende gevaren waarmee ze te maken kunnen krijgen en bedenk creatieve oplossingen om hieraan tegemoet te komen.

3. Communiceren met je werknemers

Goede communicatie is de sleutel als het gaat om reisrisicobeheer. Je moet niet alleen je bestaande beleid aan je werknemers communiceren voordat ze op reis gaan, maar je moet ook aanwezig of beschikbaar zijn tijdens hun zakenreis, zodat je op tijd op hun behoeften kunt reageren. Alles van een vaste contactpersoon tot een veiligheidsadviseur voor zakenreizen, die bereikbaar is via een hotline of een chat, kan helpen om snelle en relevante oplossingen te bieden.

Oplossing: creëer een speciaal e-mailadres of hotline voor eventuele reisrisico's waaraan werknemers kunnen worden blootgesteld.

4. Blijf op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving hebben, net als al het andere, de neiging om in de loop van de tijd te veranderen. Hierdoor kan elk beleid dat je mogelijk hebt opgesteld, verouderd raken als je het niet voortdurend bijwerkt.

Het juridische team van je bedrijf moet je reisrisicobeleid up-to-date houden en ervoor zorgen dat je zakenreizen hieraan voldoen. Je werknemers moeten ook worden geïnformeerd over de juiste veiligheidsvoorschriften voor zakenreizen.

Oplossing: moedig je Reisrisicoplanning-team aan om samen te werken met juridische bedrijven en conferenties bij te wonen waar de nieuwste trends worden besproken om zo op de hoogte te blijven.

5. Houd rekening met je zorgplicht

Zorgplicht is de wettelijke verantwoordelijkheid om voor je werknemers te zorgen en ze niet in gevaar te brengen. Dit betekent dat je je team niet mag blootstellen aan situaties die gevaarlijk of schadelijk kunnen zijn, zelfs niet als je alle nodige voorzorgsmaatregelen hebt genomen.

Oplossing: zorg voor het comfort van je werknemers en breng ze niet in gevaarlijke situaties. Zoek naar oplossingen of alternatieven voor die zakenreis, zoals een andere, veiligere locatie of probeer alles op afstand te doen.

6. Personaliseer en pas deze van geval tot geval aan

Reisrisicobeheer moet een groot aantal scenario's en gevallen dekken, maar je kunt niet garanderen dat je op alles bent voorbereid.

Daarom moet je flexibel zijn en je kunnen aanpassen aan elke situatie. Het is belangrijk om flexibel te blijven en bereid te zijn om je reisrisicobeheer aan te passen aan de situatie.

Oplossing: vraag werknemers die terugkeren hoe hun reis is verlopen en analyseer hun ervaringen, via enquêtes of persoonlijke ontmoetingen. Hierdoor kun je een overzicht maken met mogelijke incidenten en ervaringen die je in de toekomst goed kunnen helpen.

7. Train je werknemers in de best practices

Reisrisicobeheer is meestal een term waar HR en juridische afdelingen mee te maken hebben, maar niet noodzakelijkerwijs de rest van je werknemers. Het is belangrijk dat je team op de hoogte is van hun rechten en plichten.

Oplossing: aangezien jij je werknemers het beste kent, pas je de communicatiestijl aan naar de manier die voor jou het beste werkt - een vergadering, een e-mail, een presentatie - en laat ze weten dat je bedrijf altijd achter ze staat als er tijdens een zakenreis iets gebeurt.

Een geslaagde en veilige zakenreis hangt ook af van hoe goed deze is georganiseerd. Tijdens een drukke zakenreis telt elk moment. Zorg ervoor dat het reizen tussen de luchthaven, accommodatie en kantoor soepel verloopt. Dit maakt het gemakkelijker voor jou om je voor te bereiden en zorgt voor een vlottere reiservaring voor je werknemers.

Booking.com for Business kan je daarbij helpen. Met onze tool vind je geweldige boekingen, betrouwbare huurauto's en betaalbare vliegtickets voor je zakenreizen.