Voor elke reis, zowel voor werk als privé, is het cruciaal dat je enkele essentiële dingen bij de hand hebt: tickets, hotelgegevens, vreemde valuta en uiteraard je paspoort. Maar voor de moderne zakenreiziger is er nog meer. Voor een succesvolle zakenreis is een checklist voor zakenreizen een uitstekend hulpmiddel om ervoor te zorgen dat zowel de reis als het zakendoen soepel verlopen.

Van flexibiliteit tot vrijheid: hier volgt een checklist met basisprincipes die je moet volgen, vanuit het perspectief van de zakenreiziger én de zakenreisbeheerder.

Waar je op moet letten voordat je een checklist voor zakenreizen maakt

1. Vrijheid om te kiezen

[page=449]Tegenwoordig (boek je een zakenreis) vaak door op je smartphone een comfortabel hotel te zoeken dat gemakkelijk toegang biedt tot belangrijke locaties en bezienswaardigheden. De moderne zakenreiziger vindt het vervelend om te worden beperkt door de regels en voorschriften van het traditionele reisbeleid. En dat heeft een goede reden. Zij kennen vaak veel goedkopere opties. Je werknemers de vrijheid geven om de beste verblijfplaats te kiezen, is een fundamentele schakel in een succesvol zakenreisbeleid.

2. Kies een open boekingsbeleid

Zakenreizigers hebben vaak eigen behoeften en voorkeuren voor hun reis. Ze kennen wellicht de beste hotels al en weten welke restaurants in de omgeving de beste prijs-kwaliteitverhouding hebben. Als ze zich moeten houden aan regels die specifieke locaties en hotelketens voorschrijven, kunnen ze waarschijnlijk niet de meest optimale reis boeken.

Er zijn meerdere redenen waarom reizigers niet volgens een vastgesteld boekingsbeleid voor zakenreizen willen boeken. Vaak draait het om gemak en de mogelijkheid om efficiënt te reizen.

3. Zorg voor toegang tot een snelle internetverbinding

In een tijd waarin internet alomtegenwoordig is (of je nu thuis bent, op het werk, of de hond uitlaat), is een snelle verbinding een vereiste, met name voor zakenreizigers. Een slechte wifiverbinding is net zo hinderlijk als een hoteldouche zonder warm water.

Gelukkig is nu bij bijna elke stap van je reis een snelle internetverbinding beschikbaar (zelfs als je 12 kilometer boven de grond bent). Vermijd hierbij echter wel hoge verbindingskosten per uur.

Hier zijn wat extra tips over connectiviteit:

  • Als connectiviteit en roaming duur zijn tijdens een zakenreis, kun je overwegen om een lokale simkaart aan te schaffen
  • Download documenten en schakel offlinetoegang in, zodat je zonder wifi kunt werken
  • Overweeg om eersteklas te reizen, waarbij wifi meestal is inbegrepen

4. Maak het zakenreisbeleid toegankelijk

Zakenreizen mogen niet worden gehinderd door beleid en processen, want eindeloze administratieve rompslomp is voor niemand leuk. Als er op een andere manier naar reisbeleid wordt gekeken, of als het meer als richtlijn dan als vaste regel wordt beschouwd, kan de moderne reiziger ongehinderd op een betere, snellere manier boeken. Elimineer de papieren rompslomp, of beperk deze in ieder geval tot een minimum, wanneer je het reisbeleid uitvoerbaar en toegankelijk maakt.

5. Omarm het principe Bring Your Own Device (BYOD)

Het BYOD-principe heeft menig IT-beheerder extra werk bezorgd, maar werknemers werken nu eenmaal graag op hun eigen smartphones, tablets en laptops, zowel op de werkvloer als tijdens een zakenreis.

Werknemers die naar het buitenland reizen om klanten te ontmoeten en conferenties bij te wonen, moeten hun eigen apparaten kunnen gebruiken om reisarrangementen te boeken.

De technologie ontwikkelt zich razendsnel, en vaak loopt reisbeleid hierbij op achter. Als er een betere manier bestaat om een zakenreis te boeken, heeft de reiziger het apparaat hiervoor waarschijnlijk al in handen.

Als je de basisprincipes voor een checklist voor zakenreizen eenmaal hebt opgesteld, zijn hier nog een paar aspecten om rekening mee te houden.

Checklist voor apps, elektronica en apparaten

Of je nu je eigen apparaat meeneemt of een laptop die je werkgever heeft geregeld, je kunt heel gemakkelijk een belangrijk onderdeel vergeten, vooral als je gehaast inpakt. Om de stress van het snel aanschaffen van een oplader of adapter te voorkomen, is hier een checklist met essentiële elektronische accessoires voor een soepele zakenreiservaring:

  1. Ga naar je IT-afdeling om er zeker van te zijn dat al je apparaten gebruiksklaar zijn.
  2. Neem een powerbank mee.
  3. Neem een adapter mee.
  4. Neem je oplader mee.
  5. Neem een verlengsnoer mee.
  6. Neem indien nodig een koptelefoon met ruisonderdrukking mee.
  7. Neem alle laptopaccessoires mee, zoals een muis, toetsenbord, USB-hub en USB-adapter.
  8. Neem een e-reader mee voor tijdens de rustige momenten.
  9. Zorg dat eventuele geplande technische updates al zijn voltooid.
  10. Bekijk de regels voor roaming voor je telefoon en wifinetwerk (het is een goed idee om vooraf een mobiele wifihotspot te regelen zodat je altijd een goede internetverbinding hebt).
  11. Download vooraf alle benodigde apps en zorg dat ze klaar zijn voor gebruik. Lees ons artikel over de beste apps voor zakenreizigers voor informatie over de meest recente apps en over zakenreizen.

Checklist voor zakenreisarrangementen

Bij het plannen van een reis moet je vóór vertrek met een aantal dingen rekening houden:

  • ** Reisplanning:** Je hoeft je reisplanning niet tot in detail uit te werken, maar leg wel een gedeelte vooraf al vast. Dit geeft je het rustige gevoel dat alle noodzakelijke afspraken en taken in je schema zullen passen.
  • ** Reisverzekering:** Verzekeringen worden heel gemakkelijk vergeten, maar zijn evengoed essentieel om jezelf te beschermen in geval van nood (een jaarpolis die automatisch wordt verlengd, is een geweldige manier om altijd gedekt te zijn).
  • ** Boekingen:** Zorg ervoor dat alle hotels, vluchten en andere vervoersregelingen zijn bevestigd en dat je je tickets bij de hand hebt, uitgeprint of op een volledig opgeladen telefoon.
  • Breng collega's en klanten op de hoogte: Stel indien nodig een afwezigheids-e-mail op en zorg ervoor dat alle belangrijke personen weten dat je misschien niet bereikbaar bent.

Checklist voor documenten (indien van toepassing/nodig)

Zorg vóórdat je alle benodigde documenten gaat verzamelen voor een handig mapje dat je kunt meenemen op reis, om alles op één plek te bewaren.

  • Reistickets en belangrijke boekingsinformatie

  • Reisplanning

  • Frequent flyer-kaart

  • Paspoort en visum

  • Rijbewijs

  • Bewijs/bevestiging van je (zakelijke) reisverzekering

  • Visitekaartjes

  • Werkdocumenten

  • Vreemde valuta en betaalkaart/creditcard

Bereid je voor op vertrek (werkafspraken)

  • Zorg dat alle presentaties en andere werkdocumenten die je nodig hebt, gemakkelijk te openen zijn op je apparaten.
  • Zorg dat je collega's weten waar je heen gaat, en dat je e-mailinstellingen voor afwezigheid zijn ingeschakeld, indien nodig.

Checklist voor entertainment onderweg

  • Download een paar afleveringen, films of muziek om onderweg naar te luisteren
  • Download genoeg leesmateriaal op je e-reader of neem een of twee boeken mee

Checklist voor welzijn tijdens zakenreizen

Als je voor zaken naar het buitenland reist, zijn er een paar dingen die je misschien wilt meenemen (indien nodig) of waarop je je wilt voorbereiden, om ervoor te zorgen dat de reis goed verloopt:

  • Reisvaccinaties (controleer ruim van tevoren of deze nodig zijn voor de gekozen bestemming)
  • Alle voorgeschreven medicijnen die je regelmatig nodig hebt (en de recepten, voor het geval beveiligingsbeambten hier onderweg naar vragen)
  • Allergiemedicijnen
  • Pijnstillers zonder recept
  • Desinfecterend middel
  • Een kleine EHBO-doos (inclusief pleisters, ontsmettingsmiddel, enz.)
  • Artikelen voor persoonlijke hygiëne (tandenborstel, tandpasta en zeep)
  • Zonnebrandcrème
  • Shampoo, conditioner, douchegel en andere cosmetische producten in reisformaat (als hotelproducten niet voldoende zijn)
  • Scheermesjes en scheerschuim
  • Contactlenzen, plus vloeistof
  • Menstruatie-artikelen

Lees voor meer tips over inpaklijstenons artikel met tips voor inpakken voor zakenreizen.

Essentiële zaken na een zakenreis

Ook wanneer je terug bent van een zakenreis, zijn er nog dingen om rekening mee te houden zodat je alles netjes afrondt. Gebruik deze checklist om te controleren of je aan alles hebt gedacht:

  1. Voer na de reis een cyberbeveiligingscontrole uit op al je apparaten: aarzel na thuiskomst niet om naar de IT-afdeling te gaan en hen te vragen om te controleren of al je apparaten nog goed werken en niet zijn geïnfecteerd met malware. Als dit wel het geval is, weten zij wat ze moeten doen om de impact van de cyberaanval op het bedrijf en de klanten te beperken.
  2. Controleer je bankafschriften op eventuele ongebruikelijke activiteiten voor, tijdens of na de reis.
  3. Wissel alle vreemde valuta in, tenzij je al snel weer naar dezelfde zakelijke bestemming reist.
  4. Dien eventuele reiskosten in.

Hoe je een zakelijke reisplanning maakt

Zakenreizen kunnen heel hectisch zijn, waarbij een reisplanning een belangrijk onderdeel is van een productief en succesvol schema. Belangrijke zaken om hierin op te nemen zijn: vluchtdata en -tijden, incheckdata en -tijden van het hotel, vervoersregelingen, zakelijke bijeenkomsten, conferenties en andere werkgerelateerde afspraken.

Meer ervaren zakenreizigers weten ook dat ze tijd voor zichzelf moeten inplannen. Plan ruimte in voor je welzijn, of dat nu een gelegenheid is om te sporten, te ontspannen of bezienswaardigheden te bezoeken en te winkelen, of gewoon om een dutje te doen.

Een effectieve checklist voor zakenreizen is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt. Dit zorgt voor een kosteneffectieve reis en voor tevredenheid bij werknemer én werkgever. Met deze basisprincipes voor het samenstellen van de ultieme checklist voor zakenreizen, kun je meteen aan de slag gaan.

Aanbevolen artikelen

06-03-23
10 minuten lezen
20 zakenreistips: voor, tijdens en na

Ontdek 20 zakenreistips voor een voorspoedige reis: van een inpaklijst tot het bijhouden van onkoste...

Zakenreistips Zakenreizigers
01-08-22
7 minuten lezen
10 tips voor de perfecte voorbereiding van je zakenreis

Ontdek 10 items en advies voor een geslaagde zakenreis: paklijst en tips!

Zakenreistips Zakenreizigers
04-10-22
5 minuten lezen
De beste apps voor zakelijke reizigers

Voor wie veel reist en zoveel mogelijk wil halen uit de ervaring, zorgen apps voor zakenreizen voor...

Zakenreistips Productiviteit op het werk Zakenreizigers

MELD JE AAN VOOR BOOKING.COM FOR BUSINESS

  翻译: