Een checklist voor zakenreizigers is een uitstekend hulpmiddel om ervoor te zorgen dat zowel de reis als het zakendoen soepel verlopen.
Voor elke reis, zowel voor werk als privé, is het cruciaal dat je enkele essentiële dingen bij de hand hebt: tickets, hotelgegevens, vreemde valuta en uiteraard je paspoort. Maar voor de moderne zakenreiziger is er nog meer. Voor een succesvolle zakenreis is een checklist voor zakenreizen een uitstekend hulpmiddel om ervoor te zorgen dat zowel de reis als het zakendoen soepel verlopen.
Van flexibiliteit tot vrijheid: hier volgt een checklist met basisprincipes die je moet volgen, vanuit het perspectief van de zakenreiziger én de zakenreisbeheerder.
[page=449]Tegenwoordig (boek je een zakenreis) vaak door op je smartphone een comfortabel hotel te zoeken dat gemakkelijk toegang biedt tot belangrijke locaties en bezienswaardigheden. De moderne zakenreiziger vindt het vervelend om te worden beperkt door de regels en voorschriften van het traditionele reisbeleid. En dat heeft een goede reden. Zij kennen vaak veel goedkopere opties. Je werknemers de vrijheid geven om de beste verblijfplaats te kiezen, is een fundamentele schakel in een succesvol zakenreisbeleid.
Zakenreizigers hebben vaak eigen behoeften en voorkeuren voor hun reis. Ze kennen wellicht de beste hotels al en weten welke restaurants in de omgeving de beste prijs-kwaliteitverhouding hebben. Als ze zich moeten houden aan regels die specifieke locaties en hotelketens voorschrijven, kunnen ze waarschijnlijk niet de meest optimale reis boeken.
Er zijn meerdere redenen waarom reizigers niet volgens een vastgesteld boekingsbeleid voor zakenreizen willen boeken. Vaak draait het om gemak en de mogelijkheid om efficiënt te reizen.
In een tijd waarin internet alomtegenwoordig is (of je nu thuis bent, op het werk, of de hond uitlaat), is een snelle verbinding een vereiste, met name voor zakenreizigers. Een slechte wifiverbinding is net zo hinderlijk als een hoteldouche zonder warm water.
Gelukkig is nu bij bijna elke stap van je reis een snelle internetverbinding beschikbaar (zelfs als je 12 kilometer boven de grond bent). Vermijd hierbij echter wel hoge verbindingskosten per uur.
Hier zijn wat extra tips over connectiviteit:
Zakenreizen mogen niet worden gehinderd door beleid en processen, want eindeloze administratieve rompslomp is voor niemand leuk. Als er op een andere manier naar reisbeleid wordt gekeken, of als het meer als richtlijn dan als vaste regel wordt beschouwd, kan de moderne reiziger ongehinderd op een betere, snellere manier boeken. Elimineer de papieren rompslomp, of beperk deze in ieder geval tot een minimum, wanneer je het reisbeleid uitvoerbaar en toegankelijk maakt.
Het BYOD-principe heeft menig IT-beheerder extra werk bezorgd, maar werknemers werken nu eenmaal graag op hun eigen smartphones, tablets en laptops, zowel op de werkvloer als tijdens een zakenreis.
Werknemers die naar het buitenland reizen om klanten te ontmoeten en conferenties bij te wonen, moeten hun eigen apparaten kunnen gebruiken om reisarrangementen te boeken.
De technologie ontwikkelt zich razendsnel, en vaak loopt reisbeleid hierbij op achter. Als er een betere manier bestaat om een zakenreis te boeken, heeft de reiziger het apparaat hiervoor waarschijnlijk al in handen.
Als je de basisprincipes voor een checklist voor zakenreizen eenmaal hebt opgesteld, zijn hier nog een paar aspecten om rekening mee te houden.
Of je nu je eigen apparaat meeneemt of een laptop die je werkgever heeft geregeld, je kunt heel gemakkelijk een belangrijk onderdeel vergeten, vooral als je gehaast inpakt. Om de stress van het snel aanschaffen van een oplader of adapter te voorkomen, is hier een checklist met essentiële elektronische accessoires voor een soepele zakenreiservaring:
Bij het plannen van een reis moet je vóór vertrek met een aantal dingen rekening houden:
Zorg vóórdat je alle benodigde documenten gaat verzamelen voor een handig mapje dat je kunt meenemen op reis, om alles op één plek te bewaren.
Reistickets en belangrijke boekingsinformatie
Reisplanning
Frequent flyer-kaart
Paspoort en visum
Rijbewijs
Bewijs/bevestiging van je (zakelijke) reisverzekering
Visitekaartjes
Werkdocumenten
Vreemde valuta en betaalkaart/creditcard
Als je voor zaken naar het buitenland reist, zijn er een paar dingen die je misschien wilt meenemen (indien nodig) of waarop je je wilt voorbereiden, om ervoor te zorgen dat de reis goed verloopt:
Lees voor meer tips over inpaklijstenons artikel met tips voor inpakken voor zakenreizen.
Ook wanneer je terug bent van een zakenreis, zijn er nog dingen om rekening mee te houden zodat je alles netjes afrondt. Gebruik deze checklist om te controleren of je aan alles hebt gedacht:
Zakenreizen kunnen heel hectisch zijn, waarbij een reisplanning een belangrijk onderdeel is van een productief en succesvol schema. Belangrijke zaken om hierin op te nemen zijn: vluchtdata en -tijden, incheckdata en -tijden van het hotel, vervoersregelingen, zakelijke bijeenkomsten, conferenties en andere werkgerelateerde afspraken.
Meer ervaren zakenreizigers weten ook dat ze tijd voor zichzelf moeten inplannen. Plan ruimte in voor je welzijn, of dat nu een gelegenheid is om te sporten, te ontspannen of bezienswaardigheden te bezoeken en te winkelen, of gewoon om een dutje te doen.
Een effectieve checklist voor zakenreizen is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt. Dit zorgt voor een kosteneffectieve reis en voor tevredenheid bij werknemer én werkgever. Met deze basisprincipes voor het samenstellen van de ultieme checklist voor zakenreizen, kun je meteen aan de slag gaan.
Ontdek 10 items en advies voor een geslaagde zakenreis: paklijst en tips!
Ontdek 20 zakenreistips voor een voorspoedige reis: van een inpaklijst tot het bijhouden van onkoste...
Voor wie veel reist en zoveel mogelijk wil halen uit de ervaring, zorgen apps voor zakenreizen voor...
