In een reiskostenbeleid staan verwachtingen voor zakenreizigers. Gebruik ons template voor reiskostenbeleid om je eigen beleid te maken.
In een reiskostenbeleid worden de verwachtingen wat betreft vergoedingen vastgelegd, zodat een bedrijf en de werknemers dezelfde lijn trekken voor de reiskosten. Een template voor het reiskostenbeleid is hiervoor van groot belang. Bovendien helpt een duidelijk beleid bij een breed scala aan reisgerelateerde processen, zoals de besluitvorming, het reisbeheer en budgetbewaking.
In deze gids behandelen we de definitie en belangrijkste kenmerken van een reiskostenbeleid. We bieden ook een template voor het uitgavenbeleid en voorbeelden ter inspiratie bij het opstellen van een eigen bruikbaar beleid.
In de meeste landen is het voor werkgevers geen wettelijke verplichting om reiskosten voor werknemers te vergoeden, maar is het een algemeen aanvaarde zakelijke praktijk.
Specifieke vereisten verschillen van land tot land. Volgens de Amerikaanse federale wetgeving is het bijvoorbeeld verplicht dat bedrijven voor alle werktijd betalen, inclusief de reistijd. Deze verplichting geldt echter niet voor de vergoeding van reiskosten, wat naar eigen goeddunken van de werkgever wordt bepaald.
In het VK is er ook geen wettelijke verplichting om reiskosten te vergoeden, maar werknemers en werkgevers kunnen deze kosten declareren voor belastingvermindering. Dit stimuleert het geven van vergoedingen.
Voordat je dieper ingaat op een reiskosten- en uitgavenbeleid, is het belangrijk om te weten wat als reiskosten telt.
Reiskosten omvatten alle noodzakelijke kosten die tijdens het reizen voor werk worden gemaakt, waaronder de kosten voor maaltijden, accommodatie, vliegtuig- en treinkaartjes, openbaar vervoer, parkeerkosten, gereden kilometers en tolkosten. Werknemers kunnen ook een vergoeding krijgen voor het geld dat ze hebben besteed aan klanten, partners en potentiële klanten tijdens een zakenreis.
Aan de andere kant tellen dagelijkse kosten, zoals voor het vervoer op doordeweekse dagen, niet mee als reiskosten. De meeste bedrijven betalen ook niet voor persoonlijk vermaak en kleding, zelfs niet als deze specifiek is gekocht voor zakenreizen.
Een reiskostenbeleid is een schriftelijk document, meestal opgesteld door de financiële manager van het bedrijf, waarin de regels voor zakenreizen worden uiteengezet. In het beleid staat een duidelijke lijst van reiskosten, waarbij wordt vermeld welke kosten vergoed kunnen worden en in welke mate. In het beleid staat ook welke kosten de werknemer naar verwachting zelf moet betalen.
In de meeste reis- en uitgavenbeleidregels wordt beschreven hoe werknemers hun reizen moeten boeken en betalen, en wordt uitgelegd hoe de betalingsprocedures van het bedrijf werken. In het document kan bijvoorbeeld worden beschreven of werknemers first class of business class kunnen vliegen.
Hieronder staan enkele aanvullende gegevens die mogelijk in een template voor een reiskostenbeleid staan:
Bij zakenreizen is het belangrijk om verwachtingen te stellen. Met een reis- en uitgavenbeleid krijgen werknemers richtlijnen om reizen te boeken volgens de regels, waarbij ze precies weten wat ze wel en niet vergoed krijgen.
Tegelijkertijd kun je de reizen van werknemers binnen het budget houden, de uitgaven verlagen en tegelijkertijd de controle behouden. Door een duidelijk beleid wordt de kans op misverstanden en de daaruit voortvloeiende frustraties wat betreft de onkostenvergoeding verkleind. Dit zorgt voor een eerlijk, probleemloos boekings- en beheerproces voor reizen.
Het reis- en uitgavenbeleid van je bedrijf kan zo eenvoudig of complex zijn als je zelf wilt. In de basis moet dit document de volgende gedeelten bevatten:
Het reiskostenbeleid begint met een introductie waarin het doel van het document en instructies voor hoe en wanneer het moet worden gebruikt worden uitgelegd, evenals de goedkeuringsniveaus en contactpersonen voor het beleid.
Dit is een van de belangrijkste onderdelen van elk uitgavenbeleid. Hierin worden alle kosten benoemd die werknemers kunnen declareren. Je kunt dit gedeelte onderverdelen op basis van veelvoorkomende reisgerelateerde kosten, waaronder de kosten voor vliegtickets, accommodatie, vervoer, maaltijden en communicatie, bijvoorbeeld kosten voor mobiele telefoons of wifi.
Naast de toegestane kosten moet jouw beleid een lijst met kosten bevatten die niet door het bedrijf worden vergoed. Dit helpt reizigers en reisboekers om hun reis effectiever te budgetteren.
Het volgende gedeelte moet alle informatie bevatten die de reiziger moet weten over het boeken van zakenreizen. Sommige bedrijven regelen de reisarrangementen intern, terwijl andere werknemers hun eigen reizen laten beheren via een goedgekeurd platform, zoals Booking.com for Business.
Omschrijf de processen die de werknemer moet volgen om zijn vergoedingen te ontvangen, inclusief acties die nodig zijn voor, tijdens en na de reis.
Je kunt ook een gedeelte opnemen voor reisondersteuning, verzekeringen en veiligheidskwesties, zoals de zorgplicht. Zo weten reizigers met wie ze contact kunnen opnemen als ze ondersteuning nodig hebben tijdens hun reis.
Bij het opstellen van een reisbeleid, kun je bestaande voorbeelden van uitgavenbeleidsregels raadplegen, waarvan er veel online beschikbaar zijn, en je eigen document maken.
Begin je beleidsdocument met een gedetailleerde introductie. Dit kan alle identificerende gegevens over je bedrijf omvatten, evenals de cultuur, normen en redenen voor het opstellen van dit document. Geef een kort overzicht van de soorten in aanmerking komende en niet-terugvorderbare kosten voor vergoeding, zodat de lezer deze kosten in één oogopslag kan bekijken.
Als niet iedereen in je organisatie in aanmerking komt voor een vergoeding voor hun zakenreizen, moet je dit na de introductie duidelijk maken. Beschrijf welke afdelingen, teams of groepen in aanmerking komen voor een vergoeding, zoals werknemers die conferenties en beurzen bijwonen.
In dit gedeelte moet je een gedetailleerde lijst maken van alle uitgaven die in aanmerking komen voor een vergoeding van het bedrijf. Voorbeelden van categorieën zijn vervoer, maaltijden en accommodatie.
Maak direct na de terugvorderbare kosten duidelijk welke kosten je bedrijf niet terugbetaalt. Het is nuttig om in het document alle redenen voor deze beslissingen te vermelden, zodat het standpunt van je bedrijf glashelder wordt.
Voorbeelden van niet-terugvorderbare items zijn doorgaans zaken als:
De details in dit gedeelte hangen af de voorkeursmanier waarop je bedrijf reizen boekt. Sommige bedrijven laten het boeken over aan een kantoormanager, terwijl andere bedrijven een platform gebruiken waarop werknemers kunnen inloggen en hun eigen reis kunnen boeken. Beschrijf in beide gevallen de goedgekeurde boekingsmethode of -tool, evenals de voorkeursleveranciers.
In dit gedeelte moeten ook de maximale overnachtingstarieven voor accommodatie, dagtarieven voor maaltijden en uitgaven, regels voor het vliegen in economy class of business class en de toegestane klasse van een huurauto worden vermeld.
Een andere factor die je kunt vermelden in dit gedeelte, is of je bedrijf werknemers toestaat anderen mee te nemen tijdens een zakenreis. Stel jezelf de vraag:
Naast het boeken van reizen is het belangrijk dat je werknemers begrijpen hoe ze terugvorderbare kosten moeten melden. Je kunt een geautomatiseerde tool gebruiken of vragen om papieren ontvangstbewijzen, maar welke methode je ook kiest, leg uit hoe je de tool van jouw voorkeur gebruikt. In dit gedeelte moet worden vermeld waar uitgavenrapporten naartoe kunnen worden gestuurd, samen met alle contactgegevens en deadlines.
Eindig je document met veiligheidsgerelateerde informatie zodat je reizigers tijdens hun reis dit document kunnen raadplegen indien nodig. Vermeld de contactgegevens van de aanbieders van reisondersteuning, zodat werknemers weten aan wie ze een bericht moeten sturen in geval van annuleringen, wijzigingen en noodsituaties.
Online vind je verschillende voorbeelden van reisbeleidsregels. Dit is een basistemplate voor het uitgavenbeleid dat je als inspiratie kunt gebruiken en kunt aanpassen aan de behoeften van je bedrijf.
Overzicht van het reiskostenbeleid van [Naam bedrijf]
In dit reiskostenbeleid wordt beschreven hoe werknemers van [Naam bedrijf] werkgerelateerde uitgaven krijgen vergoed. Sommige kosten die tijdens bedrijfsactiviteiten zijn gemaakt, komen mogelijk niet in aanmerking voor een vergoeding, zoals vermeld in dit uitgavenbeleid.
Criteria voor vergoedingen
Dit beleid is van toepassing op alle werknemers van [Naam bedrijf], zowel deeltijds als voltijds, die moeten reizen voor werkgerelateerde doeleinden.
Terugvorderbare reiskosten
[Naam bedrijf] vergoedt in aanmerking komende werknemers voor de volgende kosten:
[Som hier alle soorten kosten op, inclusief dagprijzen en limieten]
Deze lijst is niet volledig. Vermeld eventuele niet-geregistreerde uitgaven bij [HR/Finance Manager] voordat je gaat declareren.
Niet-terugvorderbare kosten
[Naam bedrijf] vergoedt niet de volgende kosten:
[Som hier alle niet in aanmerking komende kosten op]
Reisboekingsprocedures
Gebruik het voorkeursboekingsplatform [Naam platform] van het bedrijf of neem contact op met [Office Manager] om accommodatie en vervoer voor je reis te regelen.
Betalingsprocedures vergoedingen
Betalingsprocedures voor vergoedingen moeten worden ingediend via [Finance Software]. Je kunt ook een onkostenrapport met de vereiste documentatie indienen bij [Finance Manager]. Alle declaraties moeten binnen [60 dagen] na de reis worden ingediend.
Na goedkeuring ontvang je een vergoeding binnen [Deadline].
Zorgplicht
De reisverzekering wordt aangeboden via [zakenreisaanbieder]. In geval van annuleringen of wijzigingen bij een reis, bel [contactgegevens van reisondersteuningsprovider] of stuur een e-mail naar [contactgegevens].
Hoewel we hierboven een basissjabloon voor het uitgavenbeleid hebben gegeven, vind je online aanvullende voorbeelden.
Ja, Microsoft Excel biedt een ruime keuze aan reiskostenbeleid. Werknemers kunnen deze gebruiken om een declaratie in te dienen voor reiskostenvergoedingen. Download gewoon het template en vul vervolgens identificatiegegevens, de afdeling, het reisdoel en alle uitgavengegevens in de daarvoor bestemde spreadsheetvelden in.
Een goed geschreven beleid spreekt voor zich, maar het uitgavenbeleid van je bedrijf moet ook een standaard onderdeel zijn van de onboarding. Leer werknemers hoe ze de boekings- en uitgavenbeheertools moeten gebruiken, waarbij alle documentatie algemeen en conform de regels blijft.
Het is ook aan te raden dat werknemers hun eigen gegevens zelf bijhouden. Dit bespaart tijd en geld en verkleint tegelijkertijd de kans op eventuele geschillen.
Overweeg ten slotte om een oplossing voor KMO-reisbeheer te gebruiken, zoals Booking.com for Business. Dit alles-in-één reisplatform bevat een geïntegreerde reizigerskaart en exclusieve prijzen waarmee je geld kunt besparen. Zo kunnen je werknemers altijd en overal tijdens hun reis de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben.
Automatiseer je systemen met ons artikel voor de beste software voor uitgavenbeheer.
Optimaliseer je zakenreizen, stroomlijn je processen en maak je organisatie efficiënter met deze uit...
