Jouw zorgplichtgids voor zakelijke reizen

Zakenreizen biedt de mogelijkheid om fysiek in contact te komen met collega's, nieuwe inzichten op te doen en face-to-face te netwerken met klanten. Maar ondanks alle voordelen brengt zakenreizen ook unieke risico’s met zich mee voor werknemers en organisaties. Als onderdeel van hun zorgplicht, moeten kleine en grote bedrijven redelijke maatregelen nemen om werknemers veilig te houden en hen te ondersteunen terwijl ze reizen.

Wat is ‘zorgplicht’ precies? Wat zijn de uitdagingen van de zorgplicht voor zakenreizigers? En hoe kun jij invulling geven aan je zorgplicht als je medewerkers naar het buitenland gaan?

Duik eens diep in onze Zorgplichtgids en ontdek wat het voor jouw bedrijf betekent.

Wat is zorgplicht?

Zorgplicht bepaalt de verantwoordelijkheid van een bedrijf om zijn werknemers te beschermen en schade in redelijke mate te voorkomen. In juridische context is de zorgplicht een maatstaf die rechtbanken gebruiken om de aansprakelijkheid vast te stellen.

Zorgplicht kan bestaan ​​uit:

• Ervoor zorgen dat de fysieke werkomgeving veilig is
• Voldoen aan regelgeving en branchenormen
• Zorgen voor de geestelijke gezondheid van werknemers door het verstrekken van hulpmiddelen en adequate werkomstandigheden
• Bescherming van werknemers tegen discriminatie en pesten

In de praktijk kan de zorgplicht afhankelijk van context en situatie verschillende aspecten omvatten. Zorgplicht kan ook variëren afhankelijk van het land waarin je je bevindt. Raadpleeg dus een plaatselijke juridische expert voor de voor jou meest nauwkeurige definitie.

Waarom is de zorgplicht belangrijk voor zakenreizigers?

De zorgplicht is weliswaar een wettelijke norm, maar is ook van belang vanuit een moreel en ethisch standpunt. Een robuust zorgplichtprogramma van bedrijven kan de geestelijke gezondheid van werknemers ten goede komen, waardoor ze zich gesteund voelen door hun werkgevers en hun productiviteit tijdens werkreizen verbetert.

Het niet nakomen van je zorgplicht kan juridische gevolgen hebben, zoals rechtszaken en extra kosten voor je onderneming. Je bent je medewerkers elke dag zorgplicht verschuldigd, of het nu gaat om het voorkomen van arbeidsongevallen of het geven van relevante veiligheidseducatie. Maar het belang van de zorgplicht is vooral relevant voor de unieke uitdagingen van zakenreizen. Zakenreizigers kunnen in het buitenland te maken krijgen met natuurrampen, geweld, ziekte of andere crises – en bedrijven hebben de verantwoordelijkheid om ze door deze onzekere situaties heen te helpen.

In het kort: Het nu opzetten van een zorgplichtprogramma voor zakenreizigers kan in de toekomst geld, stress en mogelijk zelfs levens besparen

Wat is jouw zorgplicht richting zakenreizigers?

Je dagelijkse kantoor of werkplek is een relatief veilige, gecontroleerde omgeving. Maar zakenreizen brengen risico's en onbekende factoren met zich mee die de zorgplicht van bedrijven belangrijker dan ooit maken. De zorgplicht van elk bedrijf is afhankelijk van de branche, zakenreisbestemmingen en meer. Daarom is het van cruciaal belang om een beleid of programma voor zakenreizigers op te stellen voordat iemand zijn koffers pakt.

Reisvoorwaarden behandelen voornamelijk onderwerpen zoals:

• Instructies voor het boeken van vluchten, accommodatie en vervoer
• Dagbudgetten voor eten en incidentele kosten
• Gedragsregels tijdens het reizen
• Noodzakelijke goedkeuringen
• Verantwoordelijkheden van de reiziger

Je reisbeleid is de ideale plek om aan de zorgplicht te voldoen en de gezondheid en veiligheid van werknemers in het buitenland te bevorderen. Het kan zijn dat je al een reisbeleid of -programma hebt waarin bepaalde aspecten van je zorgplicht zijn opgenomen, maar als dat niet het geval is, zorg er dan voor dat je deze toevoegt en up-to-date houdt. Zelfs gevestigde bedrijven kunnen profiteren van het opnieuw beoordelen van hun reisbeleid en het opzetten van een speciaal zorgplichtprogramma.

Wiens verantwoordelijkheid is de zorgplicht voor zakenreizigers?

Samenwerking tussen verschillende onderdelen van jouw organisatie is de sleutel tot een krachtig zorgplichtprogramma van bedrijven, en zowel werkgevers als werknemers hebben hun verantwoordelijkheden.

Zorgplicht voor werkgevers

Wie precies eigenaar is van je zorgplichtprogramma, hangt af van de omvang van je organisatie. Grotere bedrijven kunnen een persoon of team hebben dat zich bezighoudt met gezondheid en veiligheid, terwijl kleine tot middelgrote bedrijven waarschijnlijk HR nodig zullen hebben om hun programma's te beheren.

Ongeacht de omvang of organisatiestructuur van je bedrijf, de zorgplicht is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van iedereen. Het opzetten van een zorgplichtprogramma voor zakenreizigers is nutteloos als managers er geen prioriteit aan geven en er niet effectief over wordt gecommuniceerd naar werknemers.

Om je zorgplichtprogramma op te stellen en af ​​te dwingen, zijn de volgende personen betrokken:

1. Leiderschap en people-managers. Je bedrijfsleiders moeten betrokken worden bij het opstellen van jouw zakenreisstrategie en, net zo belangrijk, bij het verdedigen van het beleid voor hun teams.
2. HR. HR kan een belangrijke rol spelen bij het communiceren van je zorgplichtprogramma naar het bedrijf. Het reisbeleid moet worden ingebouwd in de onboarding, ter referentie beschikbaar zijn op het intranet van je bedrijf en duidelijk aanwezig zijn wanneer zakenreizigers hun reizen boeken. Je kunt zelfs een paar keer per jaar educatieve sessies plannen.
3. Juridische experts. Je juridische team of juridische adviseurs moeten je plan beoordelen om er zeker van te zijn dat aan al je verplichtingen wordt voldaan.
4. Ervaren zakenreizigers. Je medewerkers kunnen een waardevolle hulpbron zijn door inzicht te geven in de huidige stand van zakenreizen binnen je organisatie. Ze kunnen ook voortdurend feedback geven om je beleid te helpen verfijnen.

Zorgplicht voor medewerkers

Een cultuur van veiligheid bouwen vereist input van medewerkers op elk niveau. Terwijl organisaties verantwoordelijk zijn voor hun zorgplichtprogramma’s, zijn medewerkers ook deels verantwoordelijk. Voordat werknemers voor hun werk gaan reizen, moeten zij zich informeren over het reisbeleid, de veiligheidsprogramma's en alle relevante informatie van hun bedrijf voor hun reis. Medewerkers zijn ook verantwoordelijk voor het naleven van het beleid vóór, tijdens en na hun reizen.

Dit betekent dat je je medewerkers moet aanmoedigen de voorwaarden van zakenreizen na te leven.

Hoe bouw je een zorgplichtprogramma op?

Of je het nu een zorgplichtprogramma, zorgplichtbeleid of reisveiligheidsbeleid noemt, elke organisatie zou een specifiek plan voor hun zakenreizigers moeten hebben. Om voorbereid te zijn, moet je alle van alle (mogelijk negatieve) scenario’s op de hoogte zijn.

Zakenreizigers kunnen in allerlei situaties terechtkomen, waaronder:

• Reisverstoringen
• Natuurrampen
• Extreem weer
• Ziekte-uitbraken en noodsituaties op gezondheidsgebied
• Misdaad en terrorisme
• Politieke of sociale onrust
• Nieuwe reiswetten

Er zijn tal van manieren om je strategie te creëren, maar hier zijn drie stappen om je op weg te helpen.

1. Risicobepaling

Voordat je een zorgplichtprogramma kunt instellen, moet je inzicht hebben in zakenreizen binnen je organisatie. Je kunt beginnen met het inschatten van de risico’s van zakenreizen in het algemeen en per reis.

Vraag jezelf in het algemeen het volgende af:

• Wat zijn de meest voorkomende bestemmingen waar je medewerkers naartoe reizen?
• Wat is de aard van deze zakenreizen? Het ontmoeten van een klant op kantoor brengt bijvoorbeeld andere risico's met zich mee dan het inmeten van een bouwplaats in het buitenland.

Vraag vóór elke individuele reis:

• Is dit een binnenlandse of internationale reis?
• Heeft de reiziger een geldig paspoort, correct visum en eventuele andere benodigde documenten?
• Zijn er momenteel reiswaarschuwingen van jouw overheid voor de bestemming?
• Is er sprake van een aanhoudend conflict of politieke onrust op de bestemming?
• Bestaat er een verhoogd risico op door voedsel of water overgedragen ziekten?
• Zijn er epidemieën of ziekten die de regio treffen? Zo ja, zijn er vaccins of andere preventieve maatregelen beschikbaar?
• Hebben reizigers indien nodig toegang tot tijdige medische zorg?

Door deze vragen te beantwoorden, kun je bepalen waar de risico's voor je bedrijf liggen. Je kunt ze gebruiken als uitgangspunt voor een gesprek over reisveiligheid binnen je organisatie en om te beginnen met het plannen van een reisbeleid waarin de zorgplicht is opgenomen.

Houd er rekening mee dat verschillende zakenreizigers met verschillende risico's worden geconfronteerd. Sommige bestemmingen kunnen bijvoorbeeld onveiliger zijn voor vrouwen of LHBTI+-reizigers, en bepaalde ziekten kunnen mensen op verschillende manieren treffen (het Zika-virus is voor veel mensen bijvoorbeeld asymptomatisch, maar gevaarlijk als je zwanger bent). Raadpleeg je team en neem verschillende standpunten mee in je overweging om ervoor te zorgen dat je risicobeoordeling de situatie goed weerspiegelt.

2. Planning en preventie

Zodra je je risicobeoordeling hebt voltooid, is het tijd om je strategie uit te stippelen. Het zorgplichtprogramma van elk bedrijf zal variëren, afhankelijk van de risico's die op jou van toepassing zijn. Maar er zijn enkele algemene principes waarmee je rekening moet houden.

• Je plan moet zakenreizigers vóór, tijdens en na hun reis ondersteunen.
• Je moet maatregelen treffen om het welzijn van je werknemers te bevorderen en burn-out te voorkomen. Dit kan inhouden dat er normen worden gesteld voor de accommodaties die ze boeken, of dat ze worden aangemoedigd om beheersbare schema's voor hun reizen te plannen.
• Ongeacht de bestemming moet je een plan hebben voor noodsituaties zoals natuurrampen of terroristische aanslagen.
• Reisrisico's veranderen en evolueren in de loop van de tijd. Je plan moet het regelmatig controleren, herzien en aanvullen van je zorgplichtprogramma omvatten – naast het reageren op mondiale situaties wanneer deze zich voordoen.

3. Communicatie en educatie

Nadat je de risico's waarmee je zakenreizigers worden geconfronteerd hebt beoordeeld en een robuuste strategie hebt opgesteld om werknemers te beschermen en te ondersteunen, heb je nog meer werk aan de winkel. Het vervullen van je zorgplicht is een doorlopend project. Organisaties zijn verantwoordelijk voor het communiceren van het reisbeleid en het voorlichten van werknemers over reisveiligheid.

Bouw, naast permanente educatie, tijdige contactmomenten in om zakenreizigers op de hoogte te stellen van reisveiligheidsonderwerpen. Maak het beleid zichtbaar wanneer medewerkers hun reizen plannen, zorg voor hulpmiddelen waar ze tijdens de reis naar kunnen verwijzen en vraag ze om na te denken en feedback te geven als ze terugkomen van hun zakenreis.

Door helder te communiceren met medewerkers zorg je ervoor dat je reisbeleid effectief is en voldoet aan je zorgplicht.

Zorgplicht tips

• Blijf georganiseerd - houd de reisroutes van medewerkers ergens toegankelijk, zodat je weet waar ze zich gedurende de hele reis bevinden. Je moet ook de contactgegevens van de reiziger, hun hotel of accommodatie en hun contactpersonen voor noodgevallen bij de hand hebben.
• Houd je eigen gegevens bij - Zorgplicht is een wettelijke norm en het kan zijn dat je documentatie moet overleggen over hoe je aan je verplichtingen hebt voldaan. Als je een gedetailleerde administratie bijhoudt terwijl je je programma samenstelt, kun je tijd en stress besparen als je ooit met een rechtszaak te maken krijgt.
• Vergeet de geestelijke gezondheid niet - Het is gemakkelijk om je te concentreren op fysieke veiligheidsrisico's, maar vergeet de impact van zakenreizen op de geestelijke gezondheid niet. Reizen brengt mensen in stressvolle situaties, dus zorg ervoor dat je gezondheid en veiligheid vanuit een holistisch perspectief benadert.

Het begrijpen van je zorgplicht kan ingewikkeld zijn, en het onvoorspelbare karakter van zakenreizen maakt het alleen maar complexer. Als je het goed doet, is zorgplicht meer dan een abstracte juridische term; het gaat erom je team veilig, gezond en ondersteund te houden. Met een grondige risicobeoordeling, robuuste planning en voortdurende communicatie kunnen jij en je team op alles voorbereid zijn.