Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania osób podróżujących służbowo. Skorzystaj z naszego szablonu, aby stworzyć własne.
Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania co do zwrotu kosztów, gwarantując firmie i jej pracownikom jednakowe podejście do tej kwestii, dlatego szablon zasad dotyczących kosztów podróży jest tak ważny. Ponadto przejrzyste zasady pomagają realizować szeroki zakres procesów związanych z podróżami, od podejmowania decyzji, przez zarządzanie podróżami, aż po mieszczenie się w budżecie .
W tym przewodniku omówimy definicję i główne cechy zasad dotyczących kosztów podróży. Udostępnimy również szablon zasad dotyczących wydatków i przykłady mogące posłużyć za inspirację, które wskażą, kiedy warto utworzyć działające zasady dla siebie.
W większości miejsc prawo nie wymaga, aby pracodawcy pokrywali koszty podróży pracownikom, ale jest to powszechnie przyjęta praktyka biznesowa.
Konkretne wymagania różnią się w zależności od kraju. Na przykład prawo federalne w USA wymaga, aby firmy płaciły za cały czas poświęcony pracy, w tym czas podróży. Wymóg ten nie obejmuje jednak zwrotu kosztów podróży, który zależy od uznania pracodawcy.
Również w Wielkiej Brytanii nie ma prawnego wymogu zwracania kosztów podróży, ale pracownicy i pracodawcy mogą ubiegać się o ulgę podatkową z tytułu tych wydatków, co zachęca do zwrotu kosztów.
Przed zagłębieniem się w drobniejsze szczegóły zasad dotyczących podróży i wydatków ważne jest, aby zrozumieć, co kwalifikuje się do kosztów podróży.
Te koszty obejmują wszelkie niezbędne wydatki poniesione podczas podróży służbowych, w tym na posiłki, noclegi, bilety lotnicze i kolejowe, transport publiczny, opłaty parkingowe, przejechane kilometry i opłaty drogowe. Pracownicy mogą również otrzymać zwrot pieniędzy wydanych na rozrywkę zapewnianą klientom, partnerom i potencjalnym klientom podczas podróży służbowej.
Z drugiej strony codzienne koszty, takie jak dojazdy do pracy w dni powszednie, nie są zaliczane do kosztów podróży. Większość firm nie płaci również za osobistą rozrywkę i odzież, nawet jeśli została zakupiona specjalnie na podróż służbową.
Zasady dotyczące kosztów podróży to dokument zwykle tworzony przez kierownika ds. finansów firmy, w którym określone są zasady dotyczące podróży służbowych. Są w nim jasno wyszczególnione koszty podróży ze wskazaniem, które z nich podlegają zwrotowi i do jakiej kwoty. W zasadach będzie również określone, jakie wydatki pracownik będzie musiał pokryć z własnej kieszeni.
W większości zasad dotyczących podróży i wydatków jest szczegółowo opisane, w jaki sposób pracownicy powinni rezerwować podróż i za nią płacić, oraz znajduje się wyjaśnienie sposobu działania procedur realizowania płatności przez firmę. Na przykład w dokumencie może być wskazane, czy pracownicy mogą latać w pierwszej klasie, czy w klasie biznesowej.
Oto kilka dodatkowych szczegółów, które można zobaczyć w szablonie zasad dotyczących kosztów podróży:
W przypadku podróży służbowych ważne jest wyznaczenie oczekiwań. Pracownicy otrzymują wytyczne dotyczące rezerwacji podróży w określonych limitach i wiedzą dokładnie, za co otrzymają zwrot kosztów, a za co nie.
Jednocześnie będziesz w stanie utrzymać podróż pracownika w granicach budżetu, zmniejszając wydatki przy zachowaniu kontroli. Jasne zasady zmniejszają ryzyko nieporozumień i wynikającej z nich frustracji w kwestii zwrotu kosztów. Dzięki nim uzyskuje się uczciwy, bezproblemowy proces rezerwacji podróży i zarządzania nimi.
Zasady dotyczące podróży i wydatków w Twojej firmie mogą być tak proste lub tak złożone, jak zechcesz. W najbardziej podstawowej wersji dokument ten powinien zawierać następujące sekcje:
Zasady dotyczące kosztów podróży zaczynają się od wprowadzenia opisującego przeznaczenie tego dokumentu oraz instrukcji co do tego, w jaki sposób i kiedy z niego korzystać, a także poziomów zatwierdzania i osób kontaktowych dla zasad.
Jest to jedna z najważniejszych sekcji każdych zasad dotyczących wydatków i zawiera listę wszystkich wydatków, które mogą być zwracane pracownikom. Tę sekcję możesz podzielić według typowych kosztów podróży, takich jak koszty biletów lotniczych, zakwaterowania, transportu, posiłków i komunikacji (tj. opłat za telefon komórkowy lub sieć Wi-Fi).
Obok dopuszczalnych wydatków w zasadach powinna się też znaleźć lista punktowana wydatków, które nie zostaną zwrócone przez firmę. Pomaga to podróżującym i rezerwującym podróż w bardziej efektywnym zaplanowaniu budżet na podróż.
Następna sekcja powinna zawierać wszystko, co podróżujący musi wiedzieć o tym, jak rezerwować podróże służbowe. Niektóre firmy będą organizować podróże we własnym zakresie, podczas gdy inne pozwolą pracownikom zarządzać ich podróżami za pomocą zatwierdzonej platformy, takiej jak Booking.com for Business.
Określ procesy, których pracownik musi przestrzegać w celu otrzymania zwrotów kosztów, w tym działania niezbędne przed podróżą, w trakcie i po jej zakończeniu.
Możesz również dodać sekcję dotyczącą wsparcia w podróży, ubezpieczenia i kwestii bezpieczeństwa, takich jak należyta staranność. Dzięki temu podróżujący będą wiedzieć, z kim się skontaktować, jeśli będą potrzebować wsparcia podczas podróży.
Kiedy nadejdzie czas na opracowanie zasad dotyczących kosztów podróży, możesz zapoznać się z istniejącymi przykładami zasad dotyczących wydatków, których szeroka gama jest dostępna online, i utworzyć własny dokument.
Dokument dotyczący zasad zacznij od szczegółowego wprowadzenia. Może ono zawierać wszelkie dane identyfikacyjne Twojej firmy wraz z opisem jej kultury, standardów i powodów utworzenia tego dokumentu. Napisz krótki przegląd rodzajów wydatków kwalifikujących się i niekwalifikujących się do zwrotu, aby czytelnik mógł zrozumieć wydatki już na pierwszy rzut oka.
Jeśli nie wszyscy członkowie Twojej organizacji kwalifikują się do zwrotu kosztów podróży służbowych, wyjaśnij to po wprowadzeniu. Opisz, które działy, zespoły lub grupy kwalifikują się do zwrotu kosztów, na przykład pracownicy uczestniczący w konferencjach i targach.
W tej sekcji należy zawrzeć szczegółową listę wszystkich wydatków kwalifikujących się do zwrotu kosztów przez firmę. Przykłady kategorii obejmują transport, wyżywienie i zakwaterowanie.
Zaraz za wydatkami, które podlegają zwrotowi, wyjaśnij, za jakie wydatki Twoja firma nie zapłaci. Pomocne jest przedstawienie w dokumencie wszelkich uzasadnień tych decyzji, aby stanowisko firmy było jednoznaczne.
Przykłady kosztów niepodlegających zwrotowi obejmują zazwyczaj takie rzeczy jak:
Szczegóły w tej sekcji będą zależeć od tego, jakie są preferencje Twojej firmy co do rezerwacji podróży. Niektóre firmy pozostawiają rezerwacje w gestii kierownika biura, podczas gdy inne będą korzystać z platformy umożliwiającej pracownikom logowanie się i rezerwowanie swoich podróży. W obu przypadkach opisz zatwierdzoną metodę rezerwacji lub narzędzie, a także preferowanych dostawców.
W tej sekcji powinno się również przedstawić maksymalne ceny noclegów, dzienne limity na wyżywienie i wydatki, zasady dotyczące latania w klasie ekonomicznej lub biznesowej oraz dozwoloną klasę wynajmowanych samochodów.
Kolejną kwestią, której umieszczenie w tej sekcji warto wziąć pod uwagę, jest to, czy firma zezwala pracownikom na zabieranie ze sobą osób towarzyszących. Zadaj sobie pytanie:
Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli nie tylko, jak rezerwować podróż, ale także jak zgłaszać wydatki podlegające zwrotowi. Możesz używać automatycznego narzędzia albo wymagać papierowych rachunków, jednak bez względu na to, którą metodę wybierzesz, określ sposób korzystania z wybranego narzędzia. Ta sekcja powinna zawierać informacje o tym, gdzie wysyłać raporty wydatków, oraz wszelkie dane kontaktowe i terminy.
Zakończ swój dokument informacjami dotyczącymi bezpieczeństwa, aby podróżujący poczuli, że są wspierani w drodze. Podaj dane kontaktowe podmiotów świadczących wsparcie w podróży, aby pracownicy wiedzieli, z kim się skontaktować w przypadku odwołań, zmian i nagłych wypadków.
Liczne przykłady zasad dotyczących podróży można znaleźć w Internecie. Oto podstawowy szablon zasad dotyczących wydatków, który możesz wykorzystać jako inspirację i dostosować do potrzeb swojej firmy.
[Nazwa firmy] – przegląd zasad dotyczących kosztów podróży
W tych zasadach dotyczących kosztów podróży określono, jak pracownicy firmy [Nazwa firmy] będą otrzymywać zwrot kosztów związanych z pracą. Niektóre wydatki poniesione podczas działalności firmy mogą nie kwalifikować się do zwrotu, jak wymieniono w niniejszych zasadach dotyczących wydatków.
Kwalifikowanie się do zwrotu kosztów
Niniejsze zasady mają zastosowanie do wszystkich pracowników firmy [Nazwa firmy], zarówno pełno-, jak niepełnoetatowych, którzy muszą podróżować w celach związanych z pracą.
Kwalifikujące się koszty podróży
Firma [Nazwa firmy] zwróci kwalifikującym się pracownikom następujące wydatki:
[W tym miejscu wymień wszystkie kwalifikujące się wydatki, w tym ceny i limity dzienne]
Ta lista nie jest wyczerpująca. Przed złożeniem wniosku należy skonsultować wszelkie niewymienione tu wydatki z [Menedżer ds. kadr/finansów].
Wydatki niekwalifikujące się
Firma [Nazwa firmy] nie pokrywa następujących wydatków:
[W tym miejscu wymień wszystkie niekwalifikujące się wydatki]
Procedury rezerwacji podróży
Skorzystaj z preferowanej przez firmę platformy rezerwacyjnej [Nazwa platformy] lub porozmawiaj z [Menedżer biura] na temat zorganizowania zakwaterowania i transportu na czas podróży.
Procedury zwrotu kosztów
Wnioski o zwrot kosztów należy składać za pośrednictwem [Oprogramowanie do obsługi finansów] lub przesłać raport wydatków z wymaganą dokumentacją do [Menedżer ds. finansów]. Wszelkie wnioski należy złożyć w ciągu [60 dni] od zakończenia podróży.
Po zatwierdzeniu otrzymasz zwrot kosztów w ciągu [Termin].
Należyta staranność
Ubezpieczenie podróżne jest dostarczane przez [Dostawca usług podróży służbowych]. W przypadku odwołania podróży lub zmian w niej zadzwoń do [Dane kontaktowe podmiotu świadczącego wsparcie w podróży] lub wyślij wiadomość e-mail do [Dane kontaktowe].
Powyżej pokazaliśmy podstawowy szablon zasad dotyczących wydatków. Więcej przykładów można znaleźć w Internecie.
Tak, dla programu Microsoft Excel istnieje szeroki wybór Zasady dotyczące kosztów podróży. Pracownicy mogą z nich korzystać, aby składać wnioski o zwrot kosztów podróży. Wystarczy pobrać szablon, po czym podać dane identyfikacyjne, dział, cel podróży i wszystkie informacje o wydatkach w dedykowanych polach arkusza kalkulacyjnego.
Dobrze napisane zasady będą mówić same za siebie, ale zasady dotyczące wydatków w Twojej firmie powinny być również standardową częścią szkoleń wprowadzających. Przeszkól pracowników w zakresie korzystania z narzędzi do rezerwacji i zarządzania wydatkami, aby cała dokumentacja była zgodna ze standardami i zasadami.
Dobrym pomysłem jest również, aby pracownicy zachowywali własną dokumentację. Oszczędza to czas i pieniądze, jednocześnie zmniejszając ryzyko powstawania sporów.
Na koniec rozważ sięgnięcie po rozwiązanie do zarządzania podróżami dla małych i średnich firm, takie jak Booking.com for Business. Ta wszechstronna platforma podróżnicza oferuje zintegrowaną mapę podróżujących i ekskluzywne ceny pozwalające oszczędzać pieniądze, więc Twoi pracownicy będą korzystać z pełnego wsparcia bez względu na to, dokąd zaniesie ich podróż.
Zautomatyzuj swoje systemy dzięki naszemu przewodnikowi po najlepszym oprogramowaniu do zarządzania...
Zoptymalizuj podróże służbowe, usprawnij procesy i zwiększ wydajność swojej organizacji dzięki temu...
