Jak zoptymalizować koszty podróży służbowych

Podróż służbowa może być droga. Oszczędzanie na podróżach służbowych wymaga wysiłku ze strony wszystkich pracowników, a nie kierownictwa zachęcającego do nowego podejścia. Od menedżera finansowego, który analizuje poniesione roczne koszty, przez menedżera ds. podróży, który ugrzązł w szczegółach i chce spełnić oczekiwania współpracowników, po zmęczonego pracownika, który w razie nagłej potrzeby będzie musiał więcej wydać podczas wyjazdu służbowego — podróż służbowa to praca zespołowa.

Jak zoptymalizować koszty podróży służbowej

Podstawowa metoda oszczędzania kosztów podczas podróży służbowych zakłada ustalenie szczegółowych, rozsądnych zasad dotyczących wydatków w ramach polityki firmy dotyczącej podróży służbowych.

Zgodnie z drugą najskuteczniejszą metodą oszczędzania należy wykupić odpowiednie ubezpieczenie turystyczne na podróż służbową.

Przedstawiamy nasze wskazówki, jak obniżyć koszty poszczególnych, niezbędnych elementów podróży służbowych, zachowując przy tym komfort i jakość:

1. Redukowanie kosztów lotów - Na pierwszy rzut oka może się to wydać sprzeczne z logiką, ale płacenie dodatkowo za elastyczne opcje lotów biznesowych w efekcie może pomóc zaoszczędzić tysiące na kosztach podróży w skali roku. Strony podróżnicze są dobrym miejscem do rozpoczęcia wyszukiwania biletów lotniczych, jednak przed dokonaniem zakupu warto sprawdzić strony linii lotniczych, ponieważ linie często oferują podobne ceny za loty, ale bez dodatkowych opłat serwisowych naliczanych przez portale podróżnicze. Rozsądnie jest planować z dużym wyprzedzeniem, aby uzyskać najlepsze oferty.
2. Redukowanie kosztów zakwaterowania - Wybierając hotel na podróż służbową, pamiętaj, aby wybrać pokój, który obejmuje bezpłatne Wi-Fi, bezpłatne śniadanie i zapewnia bezpłatny dostęp do sal konferencyjnych. Korzystny może być także wybór hotelu, który oferuje bezpłatny parking oraz bezpłatne odwołanie, jeśli nagle plany ulegną zmianie. Rezerwacja z wyprzedzeniem pomoże również zmniejszyć koszty.
3. Redukcja kosztów wynajmu samochodów - Aby zaoszczędzić na wynajmie samochodów firmowych, warto unikać wypożyczalni na lotniskach, ponieważ często pobierają one dzienny podatek lotniskowy o wartości nawet 25% całkowitego kosztu usługi. Ponadto niektóre firmowe karty kredytowe obejmują ubezpieczenie wynajmowanego samochodu. Rezerwacja z dużym wyprzedzeniem pomoże zmniejszyć koszty.
4. Redukowanie kosztów posiłków - Rezerwacja hotelu ze śniadaniem w cenie pokoju to jeden z najlepszych sposobów na obniżenie kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych. Gdy pracownik spotyka się z klientem w restauracji, warto wybrać porę lunchową, ponieważ lunch jest często tańszy niż kolacja o podobnej wielkości porcji.

Strategiczne planowanie podróży służbowych może pomóc w lepszym zarządzaniu kosztami

Jeśli związek między strategią a redukcją kosztów podróży nie jest w pełni rozumiany, cele dotyczące redukcji kosztów są często ustalane w sposób następujący: każda jednostka firmy dostaje „sprawiedliwy przydział” środków - niezależnie od tego, czy jest to zgodne ze strategią biznesową firmy. W efekcie może to pozbawić dobrze prosperujące jednostki zasobów potrzebnych do dalszego rozwoju, podczas gdy inne jednostki nieprzynoszące zysków mogą mieć więcej środków, niż potrzebują.

Menedżerowie podróży, aby podejmować skuteczne decyzje dotyczące zmniejszania kosztów, potrzebują danych, aby zrozumieć czynniki wpływające na koszty podróży. Na przykład menedżer ds. sprzedaży krajowej ma dokładną wiedzę, czy spotkania z klientem muszą być bezpośrednie lub też można je zastąpić wideokonferencją.

Jeśli spotkanie musi się odbyć twarzą w twarz, koszty można zmniejszyć, zwiększając wybór opcji hotelowych, np. o bardziej spersonalizowane hotele i obiekty B&B, które spełniają wymagania podróżujących, ale są także tańsze od hoteli korporacyjnych.

Jedynie pracując z wewnętrznymi działami i rozumiejąc priorytety wynikające ze strategii firmy, można określić obszary, od których należy zacząć optymalizację kosztów podróży. To samo podejście obowiązuje w przypadku konsolidacji wyjazdów służbowych. Chociaż zdarzają się sytuacje, w których rozsądne jest łączenie lub przedłużanie podróży służbowych, by zaoszczędzić koszty, nie zawsze ma to sens pod względem biznesowym. Na przykład zorganizowanie spotkania z więcej niż jednym klientem podczas podróży może wyeliminować koszty dodatkowego lotu lub noclegu w hotelu.

Jeśli jednak wystąpią nieoczekiwane opóźnienia, np. drugie spotkanie zostanie odwołane lub pracownicy są zbyt zmęczeni, aby dobrze poprowadzić spotkanie, oszczędność kosztów niekoniecznie jest właściwą decyzją. Ponownie, rozmowa z lokalnymi zespołami pomoże Ci określić, gdzie konsolidacja podróży ma sens, a gdzie koszty będą przewyższać zyski.

Jak zarządzać ukrytymi kosztami biznesowymi

Menedżerowie ds. podróży zazwyczaj dobrze orientują się w głównych kosztach wyjazdów służbowych, takich jak posiłki, loty i zakwaterowanie. Nawet w przypadkach, gdy te elementy są zakupione niezgodnie z zasadami firmy, możliwe jest uzyskanie informacji o kosztach na podstawie danych firmowej karty kredytowej i raportów wydatków, - choć nie jest to idealna sytuacja. Istnieje jednak wiele „ukrytych” kosztów związanych z podróżami służbowymi, które nie są tak łatwe do monitorowania. Obejmują one:

• Zagraniczne podatki od sprzedaży - Można uzyskać zwrot przy niektórych zakupach, ale należy monitorować sytuację.
• Opłaty za korzystanie z telefonów komórkowych poza umową - Rozszerzenie zakresu umów pracowników przed podróżami służbowymi może pomóc zaoszczędzić na zużyciu dodatkowych danych i innych opłatach za połączenia.
• Napiwki - W zależności od lokalnych zwyczajów napiwki mogą zwiększyć koszty jedzenia i picia nawet o 20%. Przygotowanie wytycznych dotyczących napiwków do zasad podróży to jeden ze sposobów zarządzania tymi kosztami. Ponadto zachęcanie pracowników do opłacania napiwków firmową kartą kredytową zapewni lepszy wgląd w to, ile faktycznie wydali.
• Sezonowe wahania kosztów - Lokalne święta, uroczystości państwowe, a nawet duże konferencje biznesowe mogą podnieść ceny pokoi i ogólne koszty podróży. Jeśli podróżujący nie muszą przebywać w danym miejscu w szczycie sezonu, przełożenie podróży może obniżyć koszty.
• Papierologia/brak automatyzacji - Nie tylko podróżujący mogą zwiększać ukryte koszty programu podróży. Według danych raportu Certify 20% firm nadal ręcznie wykonuje wiele procesów (np. korzystając z formy papierowej lub arkuszy), aby zarządzać danymi o podróżach i wydatkach, co zwiększa ryzyko wystąpienia błędów i konieczność ich raportowania.
• Przewalutowanie - W jakiej walucie się płaci, a w jakiej te wydatki są rozliczane? Czy występują jakiekolwiek różnice?
• Czas - Ile czasu zajmuje pracownikom zarezerwowanie wyjazdu? Poprawa doświadczenia użytkownika podczas procesu rezerwacji może obniżyć koszty czasu pracowników.

Główny problem z ukrytymi kosztami polega na tym, że powodują one luki w danych o wydatkach, co może prowadzić do następujących sytuacji:

• Przekroczenie budżetu na podróż, ponieważ nie masz wglądu we wszystkie koszty
• Mniej skuteczne negocjacje z dostawcami, ponieważ nie masz pełnego wglądu w wszystkie wydatki z dostawcą
• Problemy ze spełnieniem wymogu należytej staranności, ponieważ nie wiesz, gdzie przebywają podróżujący, co utrudnia kontakt z nimi w nagłych wypadkach

Aby zarządzać wydatkami na podróże, musisz wiedzieć, jakich danych szukać i gdzie je znaleźć.

Jak ustalić budżet na podróż służbową

Ważnym czynnikiem oszczędności kosztów jest posiadanie zoptymalizowanego budżetu. Dla menedżerów ds. podróży ważne jest, aby wiedzieć, jak zaplanować budżet w swojej firmie. Może to zadecydować o utrzymaniu kosztów na niskim poziomie lub straceniu nad nimi kontroli. Wypróbuj te 4 wskazówki dotyczące ustalania budżetu na podróże służbowe:

• Stałe budżetowanie - Planowany z wyprzedzeniem stały budżet to ustalona kwota przeznaczona na pokrycie przewidywanych wydatków.
• Elastyczne budżetowanie - Budżety są ustalane na określony czas, ale można je zmieniać w czasie, aby odzwierciedlić popyt.
• Budżet zadaniowy - Budżety są przydzielane na finansowanie działań, które przyczyniają się do realizacji celów biznesowych. Ten rodzaj budżetu nie ma na celu karania ani nagradzania żadnego działu biznesowego, lecz koncentruje się na dążeniu do wspólnego celu. Takie podejście ułatwia uzasadnienie zmian budżetowych w celu zaspokojenia potrzeb biznesowych. Jest często używany w sektorze publicznym, ale może być też stosowany w sektorze prywatnym.
• Budżetowanie od zera - Należy uzasadnić wszystkie wydatki przypadające na każdy nowo rozpoczynający się okres. W ramach tego podejścia każda jednostka biznesowa jest oceniana pod kątem swoich potrzeb i kosztów. Budżety są następnie tworzone na podstawie tego, co jest potrzebne na nadchodzący okres, niezależnie od tego, czy jest to więcej, czy mniej niż poprzednie budżety.

Analiza porównawcza kosztów podróży służbowych

Ustalenie rodzaju budżetu do wykorzystania to tylko część układanki. Drugim elementem jest wyznaczenie punktu odniesienia dla budżetu na podróże. Istnieje kilka rodzajów budżetu na podróże służbowe. Dowiedz się, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom:

1. Historyczne dane o wydatkach - Ustaw budżet na podstawie wydatków z poprzednich lat.
2. Roczna alokacja budżetowa - W ramach corocznego procesu budżetowania ustalana jest określona kwota na pokrycie kosztów podróży i wydatków.

Redukcja kosztów w ramach programu podróży nigdy nie będzie prosta. Próbujesz wnieść wartość dodaną do firmy, nie wydając za dużo ani nie będąc zbyt restrykcyjnym. Nie ma jednego podejścia do kontrolowania kosztów. Jednak nowe podejście do oszczędności, poprzez ponowne skupienie się na strategii i przemyślenie sposobu ustalania budżetu na podróże, umożliwia otrzymanie lepszych informacji potrzebnych do podjęcia świadomych decyzji w zakresie kosztów. Chodzi o pracę nad zrozumieniem potrzeb firmy i stworzenie podejścia do oszczędności, które przynosi organizacji prawdziwą wartość.

W ramach działań mających na celu redukcję kosztów podróży ważne jest, aby monitorować wszystkie koszty, w tym wspomniane już ukryte koszty. Potrzebne do tego dane mogą pochodzić z raportów wydatków, danych firmowych kart kredytowych i systemów rezerwacji online, ale kluczem jest upewnienie się, że dane te można łatwo skonsolidować i zobaczyć. Jeśli podróżujący dokonują rezerwacji za pomocą własnych narzędzi, możesz rozważyć podłączenie tych narzędzi do swojego obecnego programu do zarządzania podróżami, aby zachować przejrzystość i dokładność raportowanych wydatków.