Kompletny przewodnik po przestrzeganiu zasad dotyczących podróży

Czym są zasady dotyczące podróży?

Zasady dotyczące podróży to zasady, które szczegółowo określają, w jaki sposób należy realizować podróże służbowe. Zazwyczaj za tworzenie firmowych zasad dotyczących podróży odpowiedzialny jest menedżer ds. podróży, kierownik ds. HR, zespół prawny lub kierownik biura.

Kluczem do stworzenia dobrych zasad jest znalezienie równowagi pomiędzy interesem firmy a potrzebami pracowników.

Co powinny obejmować zasady dotyczące podróży?

Powinny one obejmować całość podróży służbowej – od rezerwacji transportu po budżety na zakwaterowanie i dodatków z tytułu kosztów podróży.

Powszechnym błędem jest przekonanie, że zasady dotyczące podróży dotyczą wyłącznie kosztów. Choć koszty są istotnym elementem, należy pamiętać, że sukces podróży służbowej zależy od wielu innych czynników.

Zagadnienia opisane w większości zasad dotyczących podróży to:

• Jak zarezerwować loty, zakwaterowania, transfery lotniskowe i wynajem samochodów przed wyjazdem
• Jak zarezerwować usługi przejazdów współdzielonych, kiedy już będziesz na miejscu
• Jaki jest dzienny budżet na żywność i wydatki dodatkowe
• Jakie są zasady postępowania podczas podróży służbowej
• Jakie zgody są potrzebne przed zorganizowaniem wyjazdu służbowego
• Co przygotować na wyjazd np. dokumenty, upominki czy rezerwacje sal konferencyjnych
• Jakie obowiązki ma podróżujący pracownik – na przykład aktywacja roamingu lub wykupienie ubezpieczenia podróży

Następnym krokiem po utworzeniu firmowych zasad dotyczących podróży jest zachęcenie pracowników do ich przestrzegania. Opracowaliśmy listę najlepszych praktyk, aby zapewnić zgodność z zasadami Twojej firmy dotyczącymi podróży.

7 sposobów zapewnienia zgodności z zasadami dotyczącymi podróży

Po utworzeniu zasad dotyczących podróży należy upewnić się, że wszyscy pracownicy będą ich przestrzegać. Poniżej znajdziesz siedem wskazówek, jak upewnić się, że Twoi pracownicy przestrzegają zasad dotyczących podróży.

1. Pamiętaj o należytej staranności

Twoje obowiązki powinny zaczynać się od należytej staranności. Jedną z głównych zasad jest upewnienie się, że masz na uwadze dobro swoich pracowników i nigdy nie narażasz ich na ryzyko.

Należyta staranność obejmuje wiele elementów. Od nienarażania ludzi na niebezpieczeństwa podczas podróży służbowych – takich jak wysyłanie ich do miejsc wysokiego ryzyka – po upewnianie się, że nie wywierasz presji na swoich ludzi, aby obniżali koszty – na przykład nalegając na dłuższy lot, ponieważ jest tańszy.

2. Komunikacja jest kluczowa

Najłatwiejszym sposobem na zapewnienie przestrzegania przez pracowników zasad dotyczących podróży jest przekazywanie ich w jak najbardziej jasny sposób, używając łatwego do zrozumienia języka i unikając języka prawniczego.

Oto kilka prostych rozwiązań, które polecamy:

1. Organizuj kwartalne sesje przypominające z całą firmą
2. Umów się na wstępne spotkania z osobami, które będą podróżować
3. Podawaj niezbędne informacje podczas procesu wdrożenia

3. Utwórz łatwą do przestrzegania listę kontrolną

Czasami najłatwiejszym sposobem przestrzegania zasad jest sporządzenie prostej listy.

Tworząc listę kontrolną krok po kroku i ustalając limity budżetowe, zachęcisz do przestrzegania swojej polityki podróżniczej, a jednocześnie pozwolisz swoim pracownikom odpowiednio zorganizować własne podróże służbowe. To z kolei może pomóc w promowaniu bardziej niezależnego środowiska pracy.

4. Zdefiniuj limity i sporządź listę dostawców

Zapewnij zgodność z zasadami dotyczącymi podróży, ustalając limity budżetu na noc i preferowane kategorie hoteli. Jasno wytłumacz swoim pracownikom, że mogą zarezerwować obiekt co najmniej 3-gwiazdkowy i, na przykład, ustal dzienny budżet.

Pamiętaj też, że niektóre firmy chętnie negocjują i tworzą oferty dostosowane do Twoich podróży służbowych. Aby ułatwić podejmowanie decyzji, sporządź listę tych partnerów.

5. Niech Twoje zasady dotyczące podróży będą elastyczne

Nawet jeśli masz jasno określone zasady dotyczące podróży, nie zawsze możesz wszystko kontrolować. Oferując elastyczność, nie tylko odciążasz pracowników, ale także przygotowujesz się na wszelkie zmiany w planach podróży.

Musisz liczyć się z możliwością odwołania rezerwacji, przepełnienia hotelu lub problemami zdrowotnymi pracownika za granicą.

6. Wysłuchaj opinii

Rozpocznij dyskusję na temat zasad dotyczących podróży w całej firmie i wysłuchaj opinii wszystkich zainteresowanych stron.

Zalecamy ciągłe aktualizowanie zasad i ulepszanie ich w razie potrzeby. W miarę upływu czasu i zdobywania przez firmę doświadczenia w podróżach służbowych łatwiej będzie znaleźć rozwiązania problemów.

7. Zachęć pracowników do przestrzegania zasad dotyczących podróży

Zachęty to świetny sposób na motywowanie pracowników do przestrzegania zasad dotyczących podróży. Możesz rozważyć dystrybucję nadwyżki budżetu na podróże jako roczną premię lub nagradzanie najlepszych praktyk w zakresie podróży i miejsc docelowych odwiedzonych dzięki podróżom służbowym

Mierzenie zgodności z zasadami dotyczącymi podróży i konsekwencje ich nieprzestrzegania

Zgodność z zasadami dotyczącymi podróży można mierzyć za pomocą liczb — takich jak szacunki budżetowe — oraz wysyłając podróżującym pracownikom kwestionariusz po ich powrocie.

Jednak przestrzeganie zasad dotyczących podróży jest kwestią ważną pod każdym względem. Oto korzyści wynikające z zachęcania przestrzegania tych zasad:

1. Podkreślenie znaczenia należytej staranności. Przestrzeganie zasad dotyczących podróży przez pracowników może faktycznie przynieść im korzyści. Zasady istnieją dla ich własnego bezpieczeństwa, więc upewnienie się, że ich przestrzegają, jest jednym ze sposobów dbania o nich.
2. Zapewnienie przejrzystości i dokładniejszych prognoz.. Wiedząc z wyprzedzeniem, że Twoje zasady będą przestrzegane, możesz zarówno uniknąć przykrych niespodzianek, jak i przygotować prognozy budżetowe i organizacyjne.
3. Unikanie nadmiernych wydatków. Zasady dotyczące podróży mają na celu przedstawienie wytycznych dotyczących wydatków budżetowych. Jeśli nie zachęcisz swoich pracowników do przestrzegania zasad dotyczących podróży, może to prowadzić do nadmiernych wydatków podczas ich wyjazdu służbowego.
4. Wzmocnienie sposobu pracy. Przestrzegając zasad dotyczących podróży, Twoi pracownicy będą mogli łatwiej i w bardziej uporządkowany sposób organizować swoje podróże. Nie tylko pomożesz im w podjęciu decyzji podczas rezerwacji, ale także dasz im możliwość skupienia się na czysto zawodowej części podróży.