Kompletny przewodnik po zasadach dotyczących podróży

Zasady dotyczące podróży to oficjalny dokument firmy, który szczegółowo opisuje procedury dotyczące podróży służbowych. Zasadniczo jest to zbiór zasad, który określa, w jaki sposób pracownicy powinni zatwierdzać, rezerwować i rozliczać podróże służbowe oraz jak dbać o bezpieczeństwo i należytą staranność. Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.

Czym są zasady dotyczące podróży?

Zasady dotyczące podróży służbowych to w głównej mierze firmowe instrukcje dotyczące podróży służbowych. Ten dokument zazwyczaj zawiera zasady i budżety dotyczące wszelkich podróży służbowych, środków bezpieczeństwa i wydatków związanych z podróżami. Istnieją pewne ogólne zasady oparte na praktyce, które są wspólne dla większości przedsiębiorstw, ale parametry dla większości z tych zasad są ustalane przez poszczególne firmy. Z biegiem czasu zasady te będą testowane i ulepszane, rozwijając zasady dotyczące podróży wraz z rozwojem firmy. W zasadach dotyczących podróży najczęściej można znaleźć następujące tematy:

1. Proces rezerwacji – ramy czasowe, strony internetowe/platformy, wymagania dotyczące zatwierdzenia itp.
2. Budżety – ile możesz wydać na posiłki, napoje, noclegi itp.
3. Loty – wymagania dotyczące biletów, takie jak budżet, bagaż, klasa i zasady w przypadku spóźnienia się na samolot.
4. Transport naziemny – zasady dotyczące taksówek, transportu publicznego, wynajmu samochodów i parkingów.
5. Kontakt w nagłych wypadkach.
6. Ubezpieczenie podróżne.
7. Zasady podróżowania z małżonkiem lub małżonką, dziećmi lub rodziną.
8. Zasady łączenia wypoczynku z podróżą.
9. Zasady dotyczące wydatków – czego można, a czego nie można uwzględniać w raporcie wydatków.
10. Środki bezpieczeństwa oraz zasady zachowania należytej staranności.

Dlaczego zasady dotyczące podróży przynoszą korzyści?

Jasne wytyczne oznaczają sprawiedliwe traktowanie wobec wszystkich. Zasady dotyczące podróży mogą mieć pozytywny wpływ zarówno na podróżujących, jak i firmy.

Korzyści dla podróżujących obejmują:

• elastyczność i autonomię w zakresie rezerwacji własnych podróży zgodnie z wytycznymi;
• miejsca pobytu i działania podróżujących są znane, co zwiększa bezpieczeństwo;
• zmniejszone zamieszanie związane z procesem rezerwacji podróży służbowych.

Korzyści dla firmy obejmują:

• skoki w wydatkach na podróże są ograniczone, a procesy zwrotu kosztów są łatwiejsze;
• większa sprawiedliwość i wspieranie pozytywnej kultury firmy;
• podróżujący jasno zakomunikowali zasady dotyczące hoteli i lotów, które mogą rezerwować.

Co warto uwzględnić w zasadach dotyczących podróży?

Zasady dotyczące podróży w Twojej firmie będą w dużym stopniu zależały od kilku aspektów – jak przebiegają podróże w Twojej firmie, kto podróżuje i dlaczego. Aspekty te należy wziąć pod uwagę przed sporządzeniem zasad dotyczących podróży służbowych.

Podczas gdy Twoje zasady powinny odzwierciedlać unikalne potrzeby Twojej firmy i pracowników, musisz ustanowić zasady dla następujących podstawowych kwestii:

1. Rezerwacjelinii lotniczych, kolei, hoteli i samochodów na wynajem.
2. Korzystanie z innych środków transportu, takich jak transport publiczny, taksówki lub innego rodzaju przejazdy.
3. Zasady dotyczące ponoszenia wydatków na miejscu, w tym wydatków na posiłki, rozrywkę i rozmowy przez telefon firmowy.
4. Bezpieczeństwo związane z podróżowaniem – zarówno w zakresie bezpieczeństwa osobistego, jak i materiałów do pracy.
5. Zasady dotyczące wręczania i otrzymywania prezentów, które można kupić lub otrzymać podczas podróży służbowej.
6. Proces zatwierdzania, którego muszą przestrzegać pracownicy i menedżerowie.
7. System płatności za wszelkie koszty poniesione podczas podróży.

Jak zasady dotyczące podróży powinny być sformułowane?

Aby zasady dotyczące podróży były skuteczne, muszą one zawierać wszystko, co ogólnie podróżujący musi wiedzieć o podróżach służbowych:

• wytyczne dotyczące podróży – środek transportu, pierwsza lub druga klasa oraz struktura pobytu;
• zarządzanie kosztami i limity wydatków;
• zasady zachowania dla podróżujących;
• zasady zwrotu kosztów.

Zacznij od samego początku. Niezbędne jest uwzględnienie informacji o Twoim zatwierdzonym procesie rezerwacji oraz narzędziu do rezerwacji: czy chcesz, aby podróżujący dokonywali rezerwacji za pomocą jednej platformy do podróży służbowych, aby móc skonsolidować wydatki? Czy chcesz, aby podróżujący dokonywali rezerwacji dla siebie w ramach zasad, czy też chcesz, aby składali wnioski o podróż służbową do menedżera ds. podróży, który rezerwuje wszystkie podróże?

Twoje zasady powinny również zawierać zasady dotyczące wydatków, które jasno określają, jakie zakupy można zaliczyć do kosztów, a jakie nie. W ten sposób Twoi podróżujący mogą uniknąć wydatków, które nie zostaną im zwrócone. Należy określić limity wszystkich wydatków służbowych, takich jak wydatki na rozrywkę, posiłki w podróży, dodatki na wynajem samochodu lub opłaty rejestracyjne na wydarzenia. Wszystkie limity wydatków powinny być jasno określone w Twoich zasadach i widoczne dla pracowników na każdym etapie.

Mówiąc dokładniej, podróżujący będą musieli zapoznać się z informacjami na następujące tematy:

• Jak rezerwuje się podróż i jak przebiega proces zatwierdzania.
• Jaki jest maksymalny koszt podróży lotniczej.
• Z jakim wyprzedzeniem najlepiej rezerwować podróż.
• Czy preferowany jest transport publiczny.
• Maksymalne wydatki na bilety komunikacji miejskiej.
• Wytyczne dotyczące użytkowania pojazdu i zwrotu kosztów paliwa.
• Wytyczne dotyczące wynajmu samochodów.
• Co jest, a co nie jest objęte dietą z tytułu podróży.
• Ile wynosi dieta z tytułu podróży w zależności od miejsca podróży.
• Ile pracownicy otrzymują dziennie w ramach diety.
• Jak zarządzane są wydatki związane z rozrywką dla klientów.
• Jak działa proces zwrotu kosztów – co może, a co nie może podlegać zwrotowi.
• Jak działają podróże typu bleisure (połączenie części biznesowej i rekreacyjnej) – jak są zarządzane i co podlega zwrotowi kosztów.
• Jakie wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i ubezpieczenia powinny obowiązywać.
• Kroki dotyczące zatwierdzania podróży i wydatków.

5 wskazówek, jak napisać skuteczne zasady dotyczące podróży służbowych

Podczas organizowania podróży służbowych należy wziąć pod uwagę wiele kwestii, dlatego warto mieć wdrożone niezawodne zasady dotyczące podróży służbowych. Określenie wszystkich istotnych procedur pomoże zapewnić Twoim pracownikom bezpieczeństwo podczas pracy, aby zmniejszyć wydatki Twojej firmy na podróże służbowe.

Niektóre z kluczowych kroków do stworzenia idealnej polityki dotyczącej podróży służbowych obejmują:

1. Określenie celów

Mogą one obejmować obniżenie kosztów, zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa i komfortu oraz pomaganie im w podejmowaniu decyzji dotyczących podróży.

2. Upewnienie się, że zasady dotyczące podróży odzwierciedlają potrzeby zarówno podróżujących, jak i firmy

Weź pod uwagę najczęstsze miejsca docelowe, do których podróżują służbowo Twoi pracownicy i najlepszy sposób, aby się tam dostać. Czy istnieją konkretne potrzeby lub kwestie związane z działalnością Twojej firmy?

3. Dawanie pracownikom opcji wyboru

Każdy lubi mieć wybór, więc postaraj się dać swoim pracownikom wybór hoteli lub linii lotniczych. Możesz obniżyć koszty, ograniczając liczbę gwiazdek hotelu lub klasę biletu lotniczego możliwych do rezerwacji.

4. Ustalenie jasnych wytycznych dotyczących wszystkich aspektów podróży

Twoje zasady dotyczące podróży muszą być kompleksowe, aby nie pozostawiały żadnych wątpliwości – muszą obejmować wszystko, od zasad rezerwacji linii lotniczych po zasady dotyczące takich kwestii, jak dodatkowe wydatki i przyjmowanie prezentów.

5. Upewnienie się, że wszyscy znają zasady dotyczące podróży

Wszystkie istotne dokumenty muszą być łatwo dostępne dla wszystkich w osób Twojej firmie, zarówno za pośrednictwem wewnętrznej sieci, jak i platformy do podróży. Zasady muszą być jasno zakomunikowane wszystkim, w tym bezpośrednim przełożonym, aby mogli je egzekwować.

Pod względem stylu pisania ważne jest, aby używany język był jasny i skuteczny. Bardzo często zasady dotyczące podróży są trudne do zrozumienia lub zbyt zbiurokratyzowane. Można je uprościć za pomocą technologii, czyniąc je bardziej przystępnymi dla pracowników. Oto kilka punktów, o których należy zawsze pamiętać:

1. Informacje dotyczące zakwaterowania, posiłków i limitu kilometrów powinny być łatwe do zrozumienia i zapamiętania.
2. Szczegółowe informacje dotyczące dostarczania wniosków o zwrot kosztów oraz osób, z którymi należy się kontaktować w przypadku problemów, powinny być jasno określone, tak aby każdy wiedział, co zrobić w każdym przypadku.
3. Wszystko, co dotyczy wyjątkowych i nieprzewidzianych wydatków lub sposobu zachowania się podczas zabierania klienta na obiad lub kolację, musi być sprecyzowane w sposób jednoznaczny.
4. Podróżujący muszą czuć się bezpiecznie, więc uwzględnienie ubezpieczenia podróżnego lub zwrotu kosztów leczenia może być sposobem na zapewnienie im komfortu – jest to również znane jako zarządzanie ryzykiem.

Czym są zasady zarządzania ryzykiem?

Zasady zarządzania ryzykiem mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa podróżującym podczas całej podróży. Powinny być dostosowane do Twoich konkretnych potrzeb biznesowych i zwykle obejmują one następujące elementy:

• zakres zasad,
• role i obowiązki,
• planowanie i zatwierdzanie podróży,
• ocena ryzyka podróży,
• zgłaszanie incydentów i wsparcie podróżujących,
• ubezpieczenie.

Jakie problemy możesz napotkać w związku z zasadami dotyczącymi podróży?

Nie chcesz, aby nie korzystano z Twoich zasad dotyczących podróży. Niestety często się to zdarza. Oto niektóre z najczęstszych problemów dotyczących zasad podróży:

• Są trudne do zrozumienia.
• Nikt ich nie czyta lub nie zapamiętuje.
• Zasady dotyczące podróży nie są egzekwowane za pomocą technologii.
• Zasady wydają się zbyt zbiurokratyzowane.
• Zasady podróży są nierealistyczne lub niereprezentatywne względem aktualnej sytuacji na świecie.
• Zasady dotyczące podróży nie są wprowadzane właściwie lub nie są dobrze zakomunikowane.
• Zasady dotyczące podróży nie są oparte na danych, ani nie powstały na podstawie wcześniejszych doświadczeń firmy lub ankiet wypełnionych przez podróżujących pracowników.

3 wskazówki, jak uniknąć tych najczęstszych problemów

1. Twoje zasady dotyczące podróży powinny być widoczne i dostępne

Po pierwsze, jeśli pracownicy nie mogą łatwo uzyskać dostępu do dokumentu zawierającego zasady dotyczące podróży Twojej firmy, prawdopodobnie będą nadal rezerwować podróże, nie odnosząc się do jego treści. Pierwszym ważnym krokiem jest upewnienie się, że pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do dokumentu za pośrednictwem działu HR lub portalu pracowniczego.

Drugim krokiem jest upewnienie się, że zasady dotyczące podróży są zwięzłe i czytelne. Unikaj używania zbyt wiele żargonu i wyjaśnij jasno wytyczne dotyczące podróży. Możesz nawet rozważyć podzielenie zasad na osobne sekcje zgodnie z rolami pracowników.

Na koniec rozważ utworzenie listy kontrolnej, której pracownicy mogą używać do odhaczania każdego etapu rezerwacji lub zgłaszania wydatków na bieżąco.

2. Utwórz pełną listę często zadawanych pytań

Nawet najbardziej zwięzłe, dobrze napisane zasady dotyczące podróży nie obejmują wszystkich ewentualności i pytań, jakie może napotkać pracownik. Ponadto, jeśli wprowadzisz zmiany w swoich zasadach dotyczących podróży, będą musiały zostać również wzięte pod uwagę.

Jeśli zdasz sobie sprawę, że ciągle odpowiadasz na ten sam zestaw pytań lub zadano Ci pytanie, które Twoim zdaniem inni też mogą mieć, stwórz stronę z często zadawanymi pytaniami, aby podróżujący mieli łatwy dostęp do rozwiązań.

3. Zachęcaj pracowników do wyrażania opinii

Najczęstszym powodem, dla którego pracownicy nie stosują się do wytycznych, jest to, że nie podoba im się ten proces lub jest on zbyt skomplikowany.

Zabieganie o opinie na temat procesów rezerwacji i zarządzania wydatkami nie tylko daje pracownikom do zrozumienia, że zależy Ci na ich doświadczeniach, ale także możesz uwzględnić najbardziej przydatne sugestie w swoich zasadach.

Pokrywanie się polityki podróży i wartości kulturowych

Łatwo wpaść w pułapkę posiadania zasad dotyczących podróży, które nie pasują do wartości kulturowych organizacji. Możliwe, że zasady dotyczące podróży są sprzeczne z kulturą Twojej firmy lub świadczą, że kultura ewoluowała, a zasady nie nadążają za zmianami. Jednak zrozumienie swoich wartości kulturowych jest jednym z kluczowych sposobów budowania większego zaangażowania i współdziałania między pracownikami a zasadami dotyczącymi podróży.

Brak uznania, jak ważne są Twoje wartości kulturowe względem zasad dotyczących podróży będzie miał wpływ na wszelkie wybory dokonywane przez osoby podróżujące służbowo – od wybranego przez nich zakwaterowania, przez transport naziemny, po nawet ich chęć (lub jej brak) do przestrzegania zasad dotyczących podróży.

Oto cztery rodzaje wartości kulturowych, w tym typowe cechy tych kultur i to, co może Ci to powiedzieć o mapowaniu dla nich zasad dotyczących podróży.

1. Kultura korporacyjna ukierunkowana na wyniki

Są to organizacje, które przedkładają wyniki i wysoką wydajność nad wszystko inne – często chcą zmieniać świat. Jest to rodzaj organizacji, w której pracownicy będą kwestionować status quo, jeśli uznają, że można coś poprawić, i będą ciężko pracować, aby wykonać swoją pracę.

Zasady dotyczące podróży również muszą być ukierunkowane na wyniki, dlatego niezbędne jest posiadanie dużej ilości danych w celu wsparcia procesu podejmowania decyzji dotyczących podróży.

2. Horyzontalna kultura korporacyjna

W tych organizacjach tytuły stanowisk nie są ważne. Zamiast tego wszyscy współpracują ze sobą, aby osiągnąć wspólne cele. Jest to rodzaj miejsca, w którym prezes robi sobie kawę, a ludzie angażują się w różnorodne projekty.

Zasady dotyczące podróży dla tych organizacji muszą odzwierciedlać tę płaską strukturę organizacyjną. Musi istnieć więc jedna norma obowiązująca wszystkich, bez wyjątków.

3. Postępowa kultura korporacyjna

Organizacje pracujące według tej kultury chcą rzucić wyzwanie tradycyjnym normom pracy. Cenią one różnorodność w miejscu pracy i oferują elastyczne możliwości wykonywania pracy. Zaufanie jest kluczowym elementem pracy w postępowej kulturze.

Zasady dotyczące podróży w postępowych organizacjach są często bardzo elastyczne i zapewniają dużą autonomię osobom podróżującym służbowo. W postępowych kulturach karanie podróżujących za niewielkie przekroczenie budżetu nie będzie dobrze przyjęte.

4. Ugruntowana kultura korporacyjna

W tego typu organizacjach istnieją jasne zasady i procesy dla większości obszarów działalności – podróże nie są wyjątkiem. Główne decyzje dotyczące kierunku rozwoju firmy są prawie zawsze podejmowane przez kierownictwo wyższego szczebla. Osoby pracujące w takich firmach będą miały bardzo jasno określone role, które nie mają tendencji do ewoluowania w czasie.

Zasady dotyczące podróży dla ugruntowanych kultur korporacyjnych będą bezpośrednie. Nie będzie żadnych wątpliwości co do prawidłowego procesu rezerwacji i zarządzania podróżami. Podróżujący również będą oczekiwać jasnych wytycznych. Często zasady dotyczące podróży w ugruntowanych kulturach korporacyjnych zawierają sekcje dotyczące tego, co się stanie, jeśli nie pracownicy nie będą przestrzegać zasad.

Ustalanie limitów wydatków

Jeśli chodzi o najlepsze praktyki w zakresie zasad dotyczących podróży służbowych, konieczne jest rozważenie i uwzględnienie limitów wydatków dla każdego elementu, którego zwrotu mogą zawnioskować pracownicy w raporcie wydatków. Muszą one obejmować zasady dotyczące kosztów zakwaterowania, zasady dotyczące dodatków na samochód, zasady dotyczące transportu, zasady zwrotu kosztów posiłków i ogólne zasady dotyczące wydatków, które można zastosować w przypadku wszelkich działań i potrzeb osób podróżujących służbowo. Te limity wydatków powinny być przejrzyste i jasno zakomunikowane pracownikom na każdym etapie.

W przeważającej części osoby podróżujące służbowo chcą robić to, co jest właściwe dla ich firmy – a wiele firm uważa, że przekazanie pracownikom kontroli nad własnymi wydatkami może w rzeczywistości ograniczyć niepotrzebne wydatki. Znajdź złoty środek dając pracownikom kontrolę podczas ustalania najważniejszych limitów. Na przykład wydatki na posiłki można ująć jako ogólną dietę na dzień, pozostawiając pracownikowi wybór, ile osobno przeznaczyć na śniadanie, obiad i kolację.

Jeśli chodzi o rezerwację noclegu, daj pracownikom wybór standardowego pokoju w dowolnym hotelu o określonej liczbie gwiazdek lub ustalając maksymalną cenę za noc.

W przypadku transportu naziemnego firmowe zasady dotyczące podróży powinny wyraźnie zalecać pracownikom wybór najbardziej opłacalnej metody, biorąc pod uwagę czas podróży. Większość osób podróżujących służbowo zaakceptuje ograniczenie do lotów ekonomicznych na trasach krótkodystansowych. Zasady dotyczące wydatków powinny zależeć od miejsca docelowego, ponieważ niektóre kraje są droższe niż inne.

Postępowanie z wnioskami o zwrot kosztów

Ważne jest, aby osoby podróżujące służbowo miały jasno określony sposób ubiegania się o zwrot swoich wydatków. Poproś ich o wypełnienie raportu wydatków na datę, kwotę, kategorię, lokalizację i cel biznesowy ich wniosku – zdecyduj wtedy, czy chcesz, aby przedkładali rachunki za wszystkie swoje wydatki, czy tylko te, które przekraczają określoną kwotę.

Wyznacz swoim pracownikom ramy czasowe na składanie raportów wydatków – pomoże to Twojej firmie utrzymać stabilne i dokładne przepływy pieniężne. Analogicznie poinformuj ich, kiedy mogą spodziewać się zwrotu pieniędzy na koncie. W zależności od wydanej kwoty dobrym pomysłem może być doprecyzowanie, kto będzie zatwierdzał wydatki w każdym przypadku.

Gromadzenie danych i opinii podróżujących

Pamiętaj, aby stworzyć ankietę, wiadomość e-mail z polem na odpowiedź otwartą lub sesję dedykowaną na rozmowę/opinię zwrotną z osobami, które wróciły z podróży służbowej. W ten sposób będziesz w stanie zebrać opinie i informacje od swoich pracowników, aby stale optymalizować swoje procesy i zasady.

Przekazanie pracownikom zasad dotyczących podróży

Po napisaniu zasad dotyczących podróży służbowych musisz upewnić się, że Twoi pracownicy je przeczytali i zrozumieli. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się dostarczyć te zasady w formie papierowej, za pośrednictwem sieci wewnętrznej lub wiadomości e-mail – oto kilka dobrych sposobów, aby upewnić się, że zasady zostały skutecznie zakomunikowane.

Podsumowanie

Zasady dotyczące podróży to niezbędny dokument dla Twojej firmy, ponieważ uwzględnia normy i budżety dla wszystkich podróży służbowych, środki bezpieczeństwa i wydatki związane z podróżami.

Istnieją pewne ogólne zasady oparte na praktyce, które są wspólne dla większości przedsiębiorstw, ale parametry dla większości z tych zasad są ustalane przez poszczególne firmy. Pamiętaj jedynie, aby testować, ulepszać i rozwijać zasady dotyczące podróży wraz z rozwojem swojej firmy.