Posiadanie odpowiedniego rozwiązania płatniczego w zakresie podróży służbowych dla Twojej firmy jest niezbędne do łatwego i wydajnego zarządzania jej finansami. Ważne jest również wybranie najlepszej metody płatności, aby zapewnić utrzymanie motywacji pracowników do podróży służbowych.
Przygotowaliśmy obszerny przewodnik, który pomoże Ci zrozumieć różne dostępne metody płatności za podróże służbowe i wybrać najlepszą dla Twoich potrzeb związanych z podróżami służbowymi.
Metody płatności za podróże służbowe
Obecnie firmy mogą wybierać spośród szerokiej gamy metod płatności za podróże służbowe. W zależności od potrzeb Twojej firmy dotyczących podróży wdrożenie niektórych metod płatności może być mniej lub bardziej łatwe i wydajne.
Centralne karty firmowe
Centralne karty firmowe są wydawane przez firmy w celu pokrywania wydatków związanych z biznesem. Karta jest opłacana przez firmę i widnieje na niej nazwa tej firmy. Wielu dostawców kart, takich jak Visa, Mastercard i American Express, oferuje karty firmowe i powiązane z nimi korzyści. Mogą oni również oferować uproszczone raportowanie wydatków na podróż, co przyspiesza cały proces raportowania przez wyeliminowanie konieczności przeprowadzania go ręcznie.
Zalety
- Pracownicy nie muszą płacić z własnej kieszeni
- Wysokie limity kredytowe
- Zapewnia przestrzeganie zasad dotyczących podróży
- Upraszcza proces śledzenia wydatków
- Łatwa analiza danych
- Programy nagród i korzyści (mile, punkty lojalnościowe, dostęp do lotniskowego salonu lounge i cashback)
Wady
- Potencjalnie wysokie opłaty roczne
- Mniejsza ochrona niż w przypadku kart osobistych
Indywidualne karty firmowe
Indywidualne karty firmowe to najbardziej elastyczna opcja płatności za podróże służbowe. Są one wydawane przez firmę dla konkretnego pracownika w celu pokrycia wydatków służbowych, w tym wydatków związanych z podróżą zatwierdzonych w ramach programu podróży. Podróżujący służbowo musi zaraportować swoje wydatki przez narzędzie do zarządzania wydatkami po zakończeniu podróży służbowej.
Zalety
- Pracownicy nie muszą płacić z własnej kieszeni
- Pracownicy mogą rezerwować podróż służbową spełniającą ich oczekiwania i wybory
- Wysokie limity kredytowe
- Obsługuje tylko uzasadnione płatności za podróże służbowe zdefiniowane w firmowych zasadach dotyczących podróży
- Oddziela osobiste wydatki na podróż od służbowych
- Programy nagród i korzyści (mile, punkty lojalnościowe, dostęp do lotniskowego salonu lounge i cashback)
Wady
- Firmy mogą mieć trudności z kontrolowaniem wydatków na podróż, jeśli nie używają wydajnego narzędzia do zarządzania podróżą
Karty osobiste
W niektórych przypadkach firmy wolą prosić pracowników o używanie kart osobistych do pokrywania wydatków służbowych. Ta metoda ma jednak szereg wad dla pracowników, którzy muszą ponosić ciężar kosztów podróży służbowych przez tygodnie lub miesiące, zanim otrzymają zwrot środków od pracodawcy.
Zalety
- Zmniejsza wstępne koszty podróży i obciążenie dla firmy
Wady
- Pracownicy muszą wydawać własne pieniądze, zanim otrzymają zwrot środków od firmy. Ten proces może być długi i zniechęcać pracowników do podróżowania
- Firmy mają mniejszą kontrolę nad wydatkami na podróże służbowe i trudniej jest zapewnić przestrzeganie zasad dotyczących podróży
Przedpłacone karty z możliwością doładowania
Przedpłacone karty z możliwością doładowania pozwalają firmie zasilać je stałą kwotą pieniędzy, dzięki czemu pracownicy mogą używać ich jako kart debetowych podczas podróży służbowych. Nie są one powiązane z kontem bankowym i można je doładowywać w czasie rzeczywistym.
Zalety
- Idealne do zarządzania wydatkami, ponieważ kartę można doładować wstępnie zdefiniowanym budżetem
- Pracownicy nie muszą pokrywać wydatków z góry
- Brak opłat administracyjnych
- Widoczność wydatków na podróż w czasie rzeczywistym
Wady
- Kartę można łatwo dezaktywować w razie kradzieży lub zgubienia
- Mała elastyczność w przypadku zmiany wymagań dotyczących podróży służbowej
- Ograniczona obsługa walut
Wirtualna karta płatnicza
Wirtualna karta płatnicza, taka jak dostarczana przez AirPlus, to karta, która nie istnieje fizycznie, ale jest skonfigurowana pod kątem z góry określonych zastosowań. Kwota, którą można wydać, jest stała, a karta nie jest powiązana z kontem bankowym użytkownika. Dane karty są unikatowe dla każdej transakcji dzięki stosowaniu kodu bezpieczeństwa i daty ważności. Ta sama karta może być wydana do pojedynczych lub wielu zastosowań.
Zalety
- Szeroki zakres kanałów płatności: aplikacje, strony internetowe i transakcje przez telefon
- Zwiększone bezpieczeństwo w porównaniu z kartami fizycznymi
- Łatwe dezaktywowanie w razie kradzieży lub zgubienia
- Ulepszone śledzenie wydatków dzięki kategoryzowaniu i organizowaniu płatności
- Lepsza kontrola wydatków
Wady
- Nie można jej używać w bankomatach
- Wymaga połączenia z internetem
- Może nie być wszędzie akceptowana
Przelew bankowy
Zwykłe przelewy bankowe są nadal jedną z najbardziej popularnych i bezpiecznych form płatności bezgotówkowych. Mogą być dobrą opcją zapłaty za przedpłacone podróże służbowe.
Zalety
- Bezpieczne
- Objęte przepisami ochronnymi
Wady
- Opłaty
- Potencjalne opóźnienia
- Nie będzie można ich używać do pokrywania wydatków w podróży
Jak wybrać najlepszą metodę płatności dla swojej firmy
Wybór odpowiedniego rozwiązania płatniczego dla swojej firmy to decyzja uzależniona od potrzeb i procesów finansowych.
Oto główne kryteria, na które należy zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji, jaka metoda płatności za podróż służbową jest najlepsza dla Twojej firmy:
1. Zidentyfikuj potrzeby swojej firmy związane z płatnościami za podróże służbowe
Pierwszym krokiem do zrozumienia, co jest najlepszym rozwiązaniem dla płatności za podróże służbowe, jest analiza nawyków firmy w zakresie podróży służbowych. Czy podróże służbowe są częste, okazjonalne, czy rzadkie w Twojej firmie? Do których krajów podróżują Twoi pracownicy i czy większość, czy tylko niektórzy z nich podróżują w celach służbowych? W zależności od tej odpowiedzi rozwiązanie płatnicze najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb może być różne.
2. Zbierz opinie od swoich pracowników
Zebranie opinii od pracowników, którzy są przyzwyczajeni do podróży służbowych – zarówno poprzez spotkania osobiste, jak i poprzez ankietę – może być bardzo pomocne. Będą oni mogli opowiedzieć Ci o wszelkich potencjalnych problemach związanych z wydatkami służbowymi i o swoich doświadczeniach z obecnie obowiązującym systemem.
3. Przeanalizuj bieżące firmowe rozwiązanie płatnicze
Aby zidentyfikować problemy i obszary wymagające poprawy, ważne jest przeanalizowanie bieżącego rozwiązania płatniczego za podróże służbowe:
- Zwróć uwagę na to, jak dobrze działa proces rozliczania wydatków na podróż, czy jest on wydajny i czy pracownicy są z niego zadowoleni.
- Zastanów się, czy możesz śledzić wydatki w czasie rzeczywistym, a jeśli nie, czy byłaby to przydatna funkcja.
- Czy Twoja obecna metoda płatności ma funkcję preautoryzacji wydatków? Służy ona do zapewniania, że wydatek jest zgodny z budżetem i zasadami dotyczącymi podróży.
- Dowiedz się, czy Twoja metoda płatności może być używana do transakcji międzynarodowych i czy jest akceptowana online oraz offline. Niezależnie od tego, jaką metodę wybierzesz, osoby podróżujące służbowo powinny móc z niej korzystać bezproblemowo i bez obaw.
- W celu zmaksymalizowania korzyści Twoje rozwiązanie płatnicze powinno mieć program nagród. Wiele kart firmowych pozwala zdobywać punkty, mile lub cashback.
- Na koniec upewnij się, że obsługa klienta jest dostępna za pośrednictwem wielu kanałów w celu szybkiego rozwiązywania wszelkich potencjalnych problemów.
Na podstawie tych kryteriów możesz określić, które z wielu firmowych rozwiązań płatniczych najlepiej zaspokajałoby potrzeby Twojej firmy.
Znalezienie odpowiedniego rozwiązania do płatności za podróże służbowe wymaga odrobiny badań i eksperymentów. Jest to jednak kluczowa decyzja w zakresie zarządzania wydatkami na podróże służbowe i zapewniania, że Twoi pracownicy korzystają z dobrego produktu turystycznego.
