As viagens de trabalho são tão importantes para as pequenas como para as grandes empresas. A possibilidade de participar em eventos e feiras de negócios, bem como de se encontrar pessoalmente com clientes, parceiros, fornecedores, investidores e partes interessadas, fortalece os relacionamentos e promove a partilha de ideias e conhecimento. Tudo isso é fundamental para as PME (pequenas e médias empresas), especialmente após meses de confinamentos e dificuldades económicas.
A pandemia atingiu particularmente as pequenas empresas e, embora as ferramentas de videoconferência e colaboração tenham sido usadas como substitutos bem-sucedidos, a importância do tempo de contacto pessoal não pode ser subestimada. As viagens de negócios para pequenas empresas são uma parte crucial de qualquer plano de negócios e de recuperação de uma PME.
O que queremos exatamente dizer com “viagens de negócios para pequenas empresas”?
As PME podem ter de viajar por vários motivos diferentes. Aqui estão alguns exemplos de viagens de negócios para pequenas empresas:
- Para participar em eventos e conferências
- Fazer entrevistas de trabalho ou falar com a imprensa
- Para participar em seminários e reuniões
- Para participar em feiras
- Para fazer apresentações ou palestras presenciais
- Para adquirir produtos e conhecer fornecedores
- Para participar em formações e outras atividades educacionais
- Para participar em eventos da empresa.
A diferença entre viagens de negócios para pequenas e grandes empresas
Nas empresas globais, vários funcionários podem viajar, enquanto que uma PME pode enviar apenas uma ou duas pessoas. As grandes empresas tendem a ter orçamentos maiores, concentrarem-se mais na gestão de riscos e utilizar um gestor de viagens dedicado ou uma agência de viagens corporativas para reservar as suas viagens de negócios.
Embora as PME geralmente tenham orçamentos mais baixos para viagens de negócios, muitas vezes acabam por gastar mais do que as grandes empresas, em comparação com o que lucram. Portanto, é essencial que as PME conheçam o que há de melhor no planeamento de viagens de negócios, tenham uma política de despesas com viagens de negócios e um dever de cuidado em prática, e usem uma ferramenta de gestão de viagens de negócios para ajudar a poupar dinheiro e maximizar os lucros.
Além da gestão do seu orçamento, outro desafio que as PME enfrentam com as viagens de negócios é manterem-se a par de onde os seus funcionários estão localizados e saber quais são as várias implicações de segurança e regulamentos de saúde para cada local. As empresas têm o dever de cuidar da segurança e do bem-estar dos seus funcionários, estejam no escritório ou em viagem. As pequenas empresas devem cumprir com estes deveres como as grandes empresas.
Se houver uma emergência ou imprevisto de viagem quando os funcionários estiverem a trabalhar fora, as PME têm de conseguir reagir rapidamente e fornecer o apoio necessário à sua equipa. Mas isto pode tornar-se difícil se a empresa não souber exatamente o local onde estão e o itinerário dos seus funcionários. Sem ter todos os dados necessários de viagens de negócios facilmente acessíveis e num só lugar, as pequenas empresas podem deixar de saber do paradeiro dos seus funcionários e, involuntariamente, colocar a sua segurança e bem-estar em risco.
Que outros riscos as PME enfrentam ao não usar uma solução de gestão de viagens dedicada para pequenas empresas?
Reservar uma viagem de negócios pode ser um processo caro e demorado. Um funcionário pode levar em média 45 minutos para reservar uma viagem de negócios inteira, escolhendo entre opções adequadas de voos e acomodação que estejam dentro do seu orçamento.
Além da possibilidade de não cumprirem o seu dever de cuidado dos funcionários enquanto viajam, as PME também arriscam que os funcionários gastem demasiado em hotéis, aluguer de carros e voos, ou fiquem confusos sobre o que constitui uma despesa de viagem e o que pode ser reembolsado. Os funcionários podem reservar as suas viagens de negócios como quiserem e enviar os recibos no final, por vezes com um preço mais alto do que o esperado.
Tudo isto pode ter custos elevados para a empresa, tanto em termos de tempo, dinheiro e de recursos administrativos. É por esta razão que empresas grandes e pequenas utilizam uma variedade de soluções de viagens de negócios para ajudar a organizar as viagens da empresa. Estes soluções podem ser dispendiosas (como uma empresa de gestão de viagens ou agência de viagens de negócios) ou uma plataforma gratuita de viagens de negócios, como Booking.com for Business.
Os benefícios de usar uma plataforma digital de gestão de viagens de negócios
Usar uma solução de gestão de viagens dedicada reduz consideravelmente o tempo necessário para reservar viagens, pois o agente ou a plataforma atuam efetivamente como uma solução completa para todos os provedores de serviços de viagens (companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguer de carros, etc.). Ter regras claras em relação a viagens de negócios, como uma política de viagens, garante uma abordagem profissional e responsável às viagens da empresa.
Mesmo que utilizar uma empresa de gestão de viagens dedicada (TMC) ou uma agência de viagens sejam opções viáveis para as PME, por vezes os custos desses serviços são demasiado elevados. Ao utilizar uma plataforma digital gratuita de gestão de viagens, as pequenas empresas podem poupar dinheiro, monitorizar os gastos e controlar as despesas com hotéis, voos e aluguer de carros associados às viagens empresariais, tudo isso online e num lugar só. As empresas podem monitorizar todos os dados necessários e manter um registo online preciso e transparente de tudo que envolve a viagem.
As soluções de gestão de viagens online têm um painel de controlo fácil de usar e navegar, e não exigem nenhum apoio adicional de uma agência de viagens na configuração, o que permite que comece a usá-las em minutos. A plataforma regista todos os detalhes da viagem da empresa, diminuindo os custos administrativos e as reclamações, e pode ser sincronizada em vários dispositivos – telemóveis, computadores portáteis, desktops e tablets.
Podem ser configuradas permissões especiais para que o acesso à plataforma seja feito por outro membro da equipa, como o gestor financeiro, gestor de viagens, gestor do escritório, CEO ou pelo assistente pessoal, além dos próprios funcionários.
Além disso, graças às plataformas de viagens, as empresas não têm de negociar preços, pois a tecnologia aproveita o volume coletivo para ter acesso a descontos e programas de fidelização em nome da empresa. Tudo o que têm de fazer é registarem-se na plataforma de viagens de negócios certa para obter os melhores preços e as melhores ofertas em hotéis, voos e carros.
Ao usar uma plataforma de viagens de negócios, as PME também podem reservar facilmente uma viagem completa – voos, hotel e carro – com apenas alguns cliques. Não é necessário pesquisar pelas melhores ofertas e reservá-las separadamente. A plataforma faz isso, e aproveita o seu volume de pesquisa para aceder aos melhores descontos disponíveis nas viagens. Assim, as empresas poupam tempo e dinheiro e aumentam a produtividade dos funcionários. As
soluções de viagens de negócios online também apresentam todas as informações sobre a localização dos funcionários, acessíveis com apenas um clique. Saber onde estão os funcionários significa que, se as circunstâncias mudarem ou ocorrer algum imprevisto, as empresas podem localizá-los e fazer as alterações necessárias nas reservas em seu nome.
Existem muitos outros benefícios para pequenas empresas que usam uma plataforma de viagens digital para organizar as suas viagens de negócios. Por exemplo:
- Poder reservar e gerir uma viagem de negócios completa num só lugar (alojamento, voos, comboios, aluguer de carros, escritórios, etc.) – além de ter acesso a todas as melhores ofertas de uma só vez
- Garantir a segurança e reforçar o cumprimento da política de viagens da empresa
- Poupar dinheiro – muitas plataformas de viagens digitais são mais baratas do que agências ou gestores de viagens. Algumas opções são totalmente gratuitas
- Poder partilhar o itinerário de um funcionário e coordenar com outros membros da equipa na mesma viagem
- Redução dos custos administrativos associados aos relatórios de despesas
- A opção de combinar trabalho com viagens pessoais, como no caso dos nómadas digitais ou das viagens de bleisure (trabalho e lazer)
A melhor maneira de poupar nas viagens de negócios para pequenas empresas é usar a plataforma de viagens Booking.com for Business
Se o objetivo é poupar dinheiro nas viagens empresariais, optar por uma solução online de gestão de viagens confiável é a melhor opção para as pequenas empresas. Booking.com for Business é uma plataforma totalmente gratuita – não há taxas de reserva nem taxa de registo. É uma solução integral que permite que as PME lidem com todas as suas necessidades de viagem num só lugar. Com apenas alguns cliques, os funcionários podem reservar viagens de negócios completas, usufruindo das melhores ofertas em hotéis, aluguer de carros e voos. Não há necessidade de procurar por cada elemento separadamente.
Booking.com for Business tem uma grande variedade de serviços de alojamentos e viagens para as PME, juntamente com milhões de comentários transparentes de clientes reais. Os utilizadores terão acesso a descontos Genius e podem adicionar cartões de fidelização ou programas de viajantes frequentes à ferramenta para poupar ainda mais. Também podem optar por reservar hotéis que adotam políticas de viagens sustentáveis através do Programa de Viagens Sustentáveis e do ícone de Viagens Sustentáveis, um programa líder na indústria.
O interface Booking.com for Business é fácil e rápido de usar. A configuração demora menos de 5 minutos e não é necessária a ajuda de um agente de viagens. A tecnologia de aprendizagem automática ajuda os funcionários a escolher as melhores opções para as suas necessidades, pois destaca os melhores preços de acordo com a política de viagens da sua empresa e das suas pesquisas anteriores.
