Quando os seus funcionários viajam em negócios, a sua saúde e a segurança são fundamentais, especialmente no estrangeiro. Portanto, se os seus funcionários viajarem em negócios, é da responsabilidade do gestor de viagens corporativas garantir a sua segurança tanto quanto possível. Também precisa comunicar claramente aos funcionários o que fazer em caso de emergência ou em caso de situações inesperadas.
O que é a segurança em viagens de negócios?
Os viajantes de negócios enfrentam uma série de riscos, incluindo:
- Interrupções de viagens
- Desastres naturais
- Condições climáticas extremas
- Surtos de doenças e emergências de saúde
- Crime e terrorismo
- Agitação política ou social
- Novas leis de viagens
As empresas e os gestores de viagens de negócios precisam monitorizar ativamente o destino de viagem de um funcionário antes de uma viagem de negócios. Isto serve para obter uma compreensão clara sobre se existem ameaças ativas ou potenciais nessa mesma área. Uma política de segurança em viagens de negócios é um documento corporativo que cobre os cenários de risco que os funcionários podem enfrentar durante a sua viagem empresarial.
Avaliar os riscos durante as viagens corporativas
Uma avaliação formal de ameaças exige que os gestores de viagens de negócios analisem os potenciais riscos das viagens e determinem se são necessárias medidas preventivas — ou se devem ser evitados planos de viagem específicos de alto risco. Uma ótima forma de visualizar as ameaças que afetam diferentes locais são os mapas de segurança em viagens.
Além disso, a utilização de um sistema de inteligência de ameaças que tenha acesso ao histórico de riscos pode dar uma ideia dos incidentes anteriores numa área específica. Saiba mais sobre a gestão de riscos em viagens de negócios aqui.
Criar um plano de segurança para viagens de negócios
É sempre melhor ter uma postura proativa do que reativa. Ter uma política de segurança e proteção para viagens de negócios em vigor é uma das melhores formas de cumprir o dever corporativo de assistênciaaos funcionários enquanto estão a viajar. Este documento deve incluir todas as formações, procedimentos e recursos necessários para que a sua empresa mantenha os funcionários seguros.
Dever de assistência e segurança em viagens corporativas
À medida que as viagens de negócios começam novamente a atingir o pico, as empresas têm o dever de fornecer aos seus funcionários as ferramentas e o recursos necessários para uma viagem segura e bem-sucedida. Quer esteja a integrar a segurança em viagens de negócios a uma política de segurança existente ou a criar um documento separado, a preparação para viajar de forma segura traz muitos benefícios:
- Segurança aprimorada
- Aumento da confiança e retenção dos funcionários
- Poupança de tempo e dinheiro
- Promoção de uma cultura de segurança
A principal dica para a segurança em viagens é a preparação. Com os viajantes de negócios a estarem expostos a uma ampla variedade de riscos, é vital que as empresas criem uma cultura de segurança que se estenda aos diversos destinos dos funcionários. Desta forma, podem permanecer seguros e ter o melhor desempenho.
As diretrizes de segurança em viagens para os funcionários não devem fazer parte de um documento estático. Reavaliar constantemente as ameaças relevantes e atualizar o plano para ter em conta as mudanças no programa ou políticas de viagem e adicionar os dados de avaliação da sua empresa. É vital ter em consideração todos os perigos e garantir que os funcionários tenham as informações mais recentes sobre como atuar em diversas situações. Use as dicas e ferramentas abordadas para ajudar a manter a sua empresa segura e protegida e para proporcionar tranquilidade aos funcionários durante as viagens de negócios.
9 dicas de segurança em viagens de negócios para viajantes de negócios
1. Compre um cartão SIM local sempre que possível
Dependendo da duração da sua viagem corporativa, poderá valer a pena os viajantes de negócios adquirirem um cartão SIM local. Desta forma, os viajantes evitarão as dispendiosas tarifas de roaming de dados para continuarem a utilizar os seus telefones da empresa no estrangeiro. Também garantirá que os viajantes possam manter contacto com familiares e pesquisarem mais sobre o local onde se encontram. O acesso ao Google Maps também é inestimável para ajudar os viajantes a deslocarem-se e a utilizarem os transportes públicos.
2. Mantenha os seus pertences importantes em segurança
Ao viajar em negócios, provavelmente levará consigo documentos cruciais que precisam ser manuseados com cuidado – tanto profissionais quanto pessoais. Estes documentos podem incluir:
- Passaporte
- Documento de Identificação
- Carta de condução
- Visto de trabalho
- Autorização de entrada
- Contratos
- Pesquisa de concorrentes
- Informação de produtos
- Dados confidenciais
Uma forma de mantê-los em segurança é reservar um quarto com cofre ou investir numa carteira anti-roubo. Encontre mais dicas com uma boa checklist para fazer a mala para viagens de negócios e esteja sempre com tudo a postos. Fazer cópias digitais de documentos importantes pode ser algo bastante útil durante uma viagem de negócios.
3. Garanta o acesso a dinheiro de emergência
Ao viajar, é importante não guardar todo o seu dinheiro num único local caso ocorra algum acidente. Ter dinheiro de emergência, especialmente em diferentes formas, é vital. Teste os multibancos locais ao fazer pequenos levantamentos com o seu cartão e tenha sempre uma pequena quantia de dinheiro nos seus bolsos ou malas. É melhor ter mais do que precisa do que ficar sem dinheiro quando realmente precisar.
4. Anote os detalhes da embaixada local
É muito importante fazer alguma pesquisa antes de viajar em negócios, principalmente ao entrar num novo país. Procure a embaixada mais próxima, para que, em caso de emergência, como agitação política ou mesmo circunstâncias adversas, como passaporte roubado, as embaixadas possam ajudar os viajantes de negócios com a sua situação e fornecer informações de segurança atualizadas.
5. Adquira um seguro de viagens empresariais
A natureza das viagens empresariais significa que os funcionários muitas vezes viajam com informações confidenciais e dispendioso equipamento de escritório. A aquisição de um seguro de viagem protege os viajantes em caso de cancelamento, atraso e perda de bens pessoais. Isto garante que os viajantes de negócios estejam seguros e protegidos em todos os aspetos.
6. Partilhe os detalhes do seu alojamento
Especialmente para viajantes de negócios individuais, partilhar os dados do alojamento com um membro da família ou ente querido pode ser muito útil em caso de emergência. Partilhar planos gerais ou um itinerário também é importante. Manter os colegas e o líder da sua equipa informados sobre os seus planos de viagem também é altamente recomendado.
7. Conecte-se a redes virtuais privadas
Durante viagens corporativas, os funcionários podem precisar ligar o computador e trabalhar em aeroportos, cafés ou escritórios locais. A ligação em redes privadas pode proteger os dados do trabalho e evitar que os dispositivos fiquem comprometidos, especialmente com a utilização de redes abertas ou Wi-Fi público. Os viajantes também devem considerar o uso de um protetor de ecrã que esconda o monitor do seu computador portátil de olhares alheios.
8. Anote os dados de serviços de emergência locais
Uma das dicas de viagem mais importantes é também pesquisar os serviços de emergência locais em caso de circunstâncias perigosas. Isso inclui localizar a esquadra de polícia mais próxima, guardar no telefone o número de emergência universal e até adicionar na agenda o número de telefone do banco ou da empresa do cartão de crédito.
9. Cuidado com os golpes em viagens
Infelizmente, os golpes turísticos são bastante comuns na maior parte do mundo e os visitantes tendem a ser alvos fáceis. Verifique antes de sair quais são os tipos de golpes especificamente populares no seu destino, para que possa estar ciente dos perigos. Além disso, pode entrar em contacto com outros viajantes para obter dicas de segurança e ler blogs e experiências de viagens para entender o que os golpistas profissionais estão a fazer para que possa evitá-los.
