As viagens de negócios podem ser caras. Poupar dinheiro nas viagens de negócios exige esforço de todos os funcionários, não deve ser apenas uma preocupação de quem ocupa cargos superiores. De gestor financeiro que procura reduzir os custos anuais, ao gestor de viagens atolado em detalhes e a querer agradar os colegas de trabalho, ao viajante cansado que pode sentir a necessidade de gastar mais em caso de emergência – este é um esforço de equipa.
Como poupar nas viagens de negócios
O principal método para reduzir custos durante as viagens de negócios é definir uma política de despesas razoável e precisa na sua política de viagens empresariais.
O segundo método de poupança mais eficaz é ter uma apólice de seguro de viagem adequada para viagens empresariais. Descubra tudo o que precisa saber sobre o seguro de viagem de negócios aqui.
Sem sacrificar o conforto e a qualidade, aqui estão as nossas dicas para cortar custos em cada uma das áreas necessárias das viagens empresariais:
- Poupar dinheiro em voos - Pode parecer contraproducente, mas pagar mais por (voos de negócios) flexíveis pode poupar milhares em custos de viagem anualmente. Embora os websites de viagens sejam um bom lugar para começar a pesquisar passagens aéreas, recomendamos que verifique o website da companhia aérea antes de efetuar o pagamento, pois muitas vezes oferecem tarifas semelhantes para voos sem os custos adicionais dos websites de viagens. É aconselhável planear com antecedência para obter as melhores ofertas em voos.
- Poupar dinheiro nas estadias - Ao selecionar o seu hotel para uma viagem de negócios, certifique-se de selecionar um quarto que inclua Wi-Fi gratuito, pequeno-almoço gratuito e acesso gratuito a salas de reuniões/conferências. Também pode ser benéfico selecionar um hotel que ofereça estacionamento gratuito, assim como cancelamento gratuito para o caso de ser necessário efetuar alterações urgentes à viagem. Reservar com antecedência também ajudará a reduzir os custos.
- Poupar dinheiro no aluguer de carros - Para poupar dinheiro em aluguer de carros corporativos, deve evitar agências de aluguer em aeroportos, pois geralmente cobram uma taxa diária de aeroporto de até 25% do custo total. Além disso, alguns cartões de crédito corporativos cobrem o seguro do carro alugado. Reservar com antecedência ajudará a reduzir os custos.
- Poupar dinheiro nas refeições - Reservar um hotel com pequeno-almoço incluído é uma das melhores formas de reduzir custos com alimentação e refeições durante as viagens de negócios. Quando for necessário recorrer a restaurantes para se encontrar com um cliente, recomende reuniões ao almoço, pois as refeições do almoço costumam ser mais baratas do que as refeições do jantar com porções semelhantes.
Ter uma estratégia de viagens de negócios pode ajudar na gestão dos custos
Quando não se compreende a ligação entre a estratégia e a redução dos custos de viagem, os objetivos de poupança são muitas vezes definidos de modo a que cada unidade de negócio assuma a sua "quota-parte", - independentemente de estar ou não alinhada com a estratégia. Consequentemente, este facto pode levar as unidades de elevado desempenho a perderem os recursos de que necessitam para crescer e deixar algumas unidades de fraco desempenho com mais do que precisam.
Para que os gestores de viagens tomem decisões eficazes de redução de custos, precisam de compreender as razões dos custos de viagem. Por exemplo, apenas alguém como o gestor de vendas nacional tem o conhecimento profundo para saber quais as reuniões com clientes que têm de ser presenciais e quais as que podem ser realizadas através de meios alternativos, como a videoconferência.
Quando as reuniões têm de ser presenciais, os custos podem ser ainda mais atenuados através de uma maior escolha de opções de hotel, incluindo hotéis mais personalizados e opções de alojamento e pequeno-almoço que sejam apelativas para o viajante, mas também mais baratas do que os hotéis de negócios.
Só ao trabalhar com estes intervenientes internos e ao compreender as prioridades estratégicas é que se pode descobrir onde dar prioridade às despesas com viagens. O mesmo pensamento deve ser aplicado quando se procura consolidar as viagens de negócios. Embora haja ocasiões em que faça sentido combinar ou estender as viagens de negócios para poupar custos, isso nem sempre fará sentido para a empresa. Por exemplo, organizar um encontro com mais de um cliente durante a viagem pode poupar o custo de um voo extra ou uma noite num hotel.
No entanto, se houver atrasos inesperados, o que significa que a segunda reunião foi cancelada, ou os viajantes estão cansados demais para ter um bom desempenho na reunião, a poupança de custos não é necessariamente a decisão certa. Mais uma vez, conversar com as equipas locais ajudará a identificar onde a consolidação de viagens faz sentido e onde custará mais do que poupará.
Como gerir custos empresariais ocultos
Os gestores de viagens geralmente têm um bom controlo sobre os custos principais das viagens de negócios, como comida e bebida, voos e acomodação. Mesmo nos casos em que são adquiridos fora da política, é possível conciliar as informações através dos dados do cartão de crédito empresarial e de relatórios de despesas - embora esta não seja uma situação ideal. No entanto, existem muitos custos “ocultos” associados às viagens de negócios que não são tão fáceis de monitorizar. Estes incluem:
- Impostos sobre vendas internacionais - Estes podem ser recuperados em algumas compras, mas precisam de ser monitorizados para que isso aconteça.
- Cobranças de operadoras móveis para usos fora do contrato - Melhorar a cobertura dos funcionários antes das viagens pode ajudar a poupar em dados e outras tarifas de chamadas.
- Gorjetas - Dependendo do costume local, a gorjeta pode aumentar em até 20% o custo da comida e bebida. Incluir orientações sobre gorjetas na sua política de viagens é uma forma de gerir este custo. Além disso, incentivar o pagamento de gorjetas em cartões de crédito corporativos dará mais visibilidade sobre quanto foi gasto.
- Flutuações de custos sazonais - Feriados locais, celebrações nacionais e até grandes conferências de negócios podem aumentar as taxas de ocupação de quartos e os custos gerais das viagens. Se os viajantes não precisam de estar num local durante uma época alta, atrasar as viagens pode reduzir os custos.
- Processos em papel/manuais - Não são apenas os viajantes que podem aumentar os custos ocultos de um programa de viagens. De acordo com um relatório da Certify, 20% das empresas continuam a utilizar algum tipo de processo manual (em papel ou folha de cálculo) para gerir os seus dados de viagens e despesas, o que torna mais provável a ocorrência de erros e a elaboração de relatórios. ** * Conversões de moeda**- Em que moeda são efetuadas as despesas e em que moeda são reportadas? Alguma discrepância?
- Tempo - Quanto tempo leva para os funcionários reservarem as suas viagens? Melhorar a experiência do utilizador que reserva pode reduzir os custos em termos do tempo dos funcionários.
O principal problema destes custos ocultos é o facto de provocarem lacunas nos seus dados de despesas, o que pode levar ao seguinte:
- Exceder o seu orçamento de viagens, porque não tem visibilidade sobre todos os seus custos;
- Negociações com fornecedores menos eficazes, porque não tem uma visão completa de tudo o que está a ser gasto com um fornecedor;
- Problemas com o cumprimento do dever de diligência, porque não sabe onde os viajantes estão alojados, o que torna mais difícil contactá-los em caso de emergência
Para gerir as despesas de viagem, tem de saber que dados procurar e onde encontrá-los.
Como definir o seu orçamento para viagens de negócios
Um fator importante para a redução de custos é a existência de um orçamento eficaz. Para os gestores de viagens, saber a melhor maneira de fazer o orçamento para sua organização pode ser a diferença entre manter os custos baixos e vê-los ficar fora do controlo. Experimente estas 4 dicas para definir o seu orçamento de viagens de negócios:
- Orçamento fixo** **Planeado com antecedência para um determinado período de tempo, um orçamento fixo é um montante definido atribuído para cobrir as despesas previstas.-
- Orçamento flexível - Os orçamentos são definidos para um determinado período de tempo, mas podem ser alterados durante esse período, para refletir a procura.
- Orçamento de desempenho - Os orçamentos são atribuídos para financiar atividades que contribuem para os objetivos da empresa. Os orçamentos de desempenho não são projetados para punir ou recompensar nenhuma unidade do negócio, e focam-se em trabalhar em direção a um objetivo comum. Esta abordagem torna mais fácil justificar mudanças no orçamento para atender às necessidades dos negócios. É frequentemente usado no sector público, mas pode ser aplicado ao sector privado.
- Orçamento base zero - Todas as despesas devem ser justificadas para cada novo período. Sob esta abordagem, cada unidade do negócio é avaliada pelas suas necessidades e custos. Os orçamentos são criados com base no que é necessário para o período seguinte, independentemente de ser maior ou menor do que os orçamentos anteriores.
Comparar os seus custos de viagem de negócios
Estabelecer o tipo de orçamento a ser usado é apenas parte do quebra-cabeça. A outra parte é estabelecer uma referência para o seu orçamento de viagem. Existem vários tipos de orçamentos para viagens de negócios. Descubra qual se adequa melhor às suas necessidades:
- Dados históricos de gastos - Defina o seu orçamento com base no que gastou nos anos anteriores.
- Alocação de orçamento anual - Através de um processo orçamental anual, uma quantia definida é alocada para cobrir as viagens e despesas.
Reduzir os custos do seu programa de viagens nunca será fácil. Está a tentar agregar valor ao negócio sem gastar demasiado ou ser muito restritivo. Não há uma abordagem única para controlar os custos. Mas trazer uma nova abordagem para a redução de custos, ao reorientar a sua estratégia e repensar como define o seu orçamento de viagens, é possível obter uma visão mais ampla que permite que tome decisões informadas sobre os seus custos. Trata-se de trabalhar para entender as necessidades do negócio e criar uma abordagem para redução de custos que traga verdadeiros benefícios à empresa.
Como parte de uma iniciativa de redução de custos de viagens, é crucial que todos os custos sejam rastreados, incluindo os custos ocultos mencionados. Estes dados podem vir de relatórios de despesas, dados de cartões de crédito corporativos e mecanismos de reservas online, mas a chave é garantir que estes dados sejam facilmente consolidados e visíveis. Quando os viajantes reservam através das suas próprias ferramentas, pode considerar a possibilidade de conectar essas ferramentas ao seu programa de gestão de viagens atual para manter a visibilidade e os relatórios de gastos precisos.
