A política de viagens é um documento formal da empresa que detalha todos os procedimentos para as viagens empresariais. É essencialmente um livro de regras que descreve como os funcionários devem aprovar e reservar viagens de negócios, as despesas correspondentes e como manter a segurança e o dever de cuidado. O seguinte guia servirá como o seu manual passo a passo completo sobre políticas de viagens.
O que é uma política de viagens?
Uma política de viagens de negócios é essencialmente um manual da empresa para viagens de negócios. Este documento normalmente contém as regras e os orçamentos para todas as viagens de negócios, medidas de segurança e despesas relacionadas com as viagens. Existem algumas regras gerais que são comuns à maioria das empresas, mas os parâmetros da maioria destas regras são definidos por cada empresa. Com o tempo, estas regras serão filtradas, testadas e aprimoradas, permitindo que a sua política de viagens cresça juntamente com a sua empresa. Numa política de viagens empresariais, é provável que encontre os seguintes tópicos abordados:
- Processo de reserva – cronogramas, websites/plataformas, requisitos de aprovação, etc.
- Orçamentos – quanto pode gastar em refeições, bebidas, alojamentos, etc.
- Voos – requisitos dos bilhetes, como orçamento, bagagem, classe e condições em relação a voos perdidos
- Transporte terrestre – regras sobre táxis, transportes públicos, aluguer de carros e estacionamento
- Contactos de emergência
- Apólice de seguro de viagem
- Regras para viajar em casal, com filhos ou família
- Regras para adicionar tempo de lazer a uma viagem
- Regras de despesas – o que pode e o que não pode ser reivindicado
- Medidas de segurança e regras de dever de cuidado
Porque é que uma política de viagens é benéfica?
Diretrizes claras significam justiça para todos. As políticas de viagens podem impactar positivamente tanto os viajantes quanto as empresas.
Os benefícios para os viajantes incluem:
- Flexibilidade e autonomia para reservar as suas próprias viagens dentro das diretrizes
- O paradeiro e as atividades dos viajantes aumentam a segurança
- Reduz a confusão sobre o processo de reserva de viagens
Os benefícios para a empresa incluem:
- Redução de picos nas despesas de viagem e os processos de reembolso podem ser simplificados
- Maior justiça e promoção de uma cultura empresarial positiva
- Os viajantes foram claramente informados sobre as regras relativamente a que hotéis e voos podem reservar
O que deve incluir na sua política de viagens?
A política de viagens corporativas da sua empresa dependerá muito de vários aspetos:como a sua empresa viaja,quem viaja epor que motivo viaja. Estes aspetos devem ser considerados antes de redigir a sua política de viagens corporativas.
Embora a sua política deva refletir as necessidades exclusivas da sua empresa e funcionários, terá de estabelecer diretrizes para estas áreas fundamentais:
- *Reservas de companhias aéreas, ferroviárias, hotéis* e aluguer de carros
- O uso de outrosmeios de transporte, como transportes públicos, táxis ou veículos alternativos
- Regras para gastos no local, incluindo refeições, entretenimento e chamadas no telefone da empresa
- Segurança relacionada com a viagem – tanto em termos de segurança pessoal quanto de materiais de trabalho
- Regras sobre dar e receber presentes que podem ser comprados ou recebidos durante as viagens de negócios
- O processo de aprovação que funcionários e gestores precisam seguir
- O sistema de pagamento para quaisquer despesas incorridas durante a viagem
Como deve ser estruturada a política de viagens?
Para ser eficaz, deve conter tudo o que um funcionário precisa saber sobre viagens de negócios em geral:
- Diretrizes de viagem: meios de transporte, primeira ou segunda classe e estrutura do alojamento
- Gestão de custos e limites de gastos
- Regras de conduta para os viajantes
- Procedimentos de reembolsos
Vamos começar do início. É essencial incluir o seu processo de aprovação de reserva e a sua ferramenta de reserva: quer que os viajantes reservem com uma plataforma de viagens de negócios para que possa consolidar os seus gastos? Pretende que os viajantes reservem para si mesmos de acordo com a política ou que estes façam um pedido de viagem a um gestor de viagens que reserve todas as viagens?
Também deve incluir uma política de despesasque liste claramente que gastos podem ser colocados como despesas e quais os que não podem. Desta forma, os seus viajantes podem evitar gastos pelos quais não receberão reembolso. Os limites devem ser definidos para todas as despesas relacionadas com a empresa, como por exemplo, despesas de entretenimento, refeições de negócios, subsídios de aluguer de carros ou taxas de inscrição para eventos. Todos os limites de despesas devem estar claramente definidos na sua política e visíveis para os funcionários em todos os momentos.
Mais especificamente, os viajantes precisarão de estar familiarizados com informações sobre:
- Como é reservada a viagem e qual é o processo de aprovação
- Custo máximo da viagem aérea
- Com que antecedência a viagem deve ser idealmente reservada
- Se o transporte público for preferível
- Custos máximos dos bilhetes de transporte
- Diretrizes para uso de veículo e reembolso de combustível
- Diretrizes para aluguer de veículos
- O que está e o que não está coberto pelo subsídio de viagem
- Valor do subsídio de viagem, com base no destino
- Valor que os funcionários recebem como subsídio diário
- Como são geridas as despesas relacionadas com o entretenimento do cliente
- Como funciona o processo de reembolso – o que pode e o que não pode ser reembolsado
- Como funcionam as atividades bleisure (negócios e lazer) – como são tratadas e o que está incluído no reembolso
- Que diretrizes de segurança e de seguros devem estar em vigor
- Etapas de aprovação para viagens e despesas
5 dicas para redigir uma política de viagens corporativas eficaz
Há muito a considerar ao organizar viagens de negócios, por isso faz sentido ter uma sólida política de viagens em vigor. Estabelecer todos os procedimentos relevantes ajudará a manter a segurança dos seus funcionários enquanto trabalham para reduzir os gastos com as viagens da sua empresa.
Algumas das principais etapas para criar a sua política de viagens corporativa ideal incluem:
1. Definir os seus objetivos
Isto pode incluir manter os custos baixos, garantir que os funcionários estejam seguros e confortáveis e ajudá-los a tomar decisões nas suas viagens.
2. Garantir que a sua política de viagens reflita as necessidades dos viajantes e dos negócios
Considere os destinos mais comuns para os seus viajantes de negócios e a melhor forma para lá chegar. Existem necessidades ou considerações específicas relacionadas com as atividades da sua empresa?
3. Oferecer opções aos seus funcionários
Todas as pessoas gostam de ter uma escolha – experimente oferecer aos seus funcionários uma seleção de hotéis ou companhias aéreas. Pode manter os custos baixos ao limitar a classificação por estrelas do hotel ou a classe do bilhete aéreo.
4. Estabelecer diretrizes claras para todos os aspetos da viagem
A sua política de viagens precisa ser abrangente para não deixar margem para dúvidas – isto inclui de regras de reserva de companhias aéreas até diretrizes em áreas como despesas adicionais e aceitação de presentes.
5. Garantir que todos conheçam a política de viagens
Todos os documentos relevantes precisam estar prontamente disponíveis para todos na sua empresa, seja através de intranet ou de uma plataforma de viagens. A política de viagens deve ser claramente comunicada a todos, inclusive aos gestores, para que possam aplicá-la.
Em termos de estilo de redação, é importante que a linguagem usada seja clara e eficaz. Muitas vezes, as políticas de viagens são difíceis de entender ou muito burocráticas. Podem ser simplificadas com a ajuda da tecnologia, tornando-as mais fáceis de usar para os funcionários. Há alguns pontos que deve sempre ter em mente:
- As informações sobre acomodação, refeições e quilometragem devem ser fáceis de entender e de lembrar
- Os detalhes sobre a entrega dos pedidos de despesas e quem contactar em caso de problemas devem ser esclarecidos, para que todos saibam o que fazer caso ocorra alguma situação
- Tudo o que seja relacionado com despesas excecionais e imprevistas ou comportamentos sobre almoços e jantares com clientes deve ser especificado de forma inequívoca
- Um viajante tem a necessidade de se sentir em segurança, portanto, incluir seguro de viagem ou reembolso de despesas médicas pode ser uma forma de fazer com que este se sinta confortável – isto também é conhecido como gestão de riscos
O que é uma política de gestão de riscos?
Uma política de gestão de riscos visa garantir a segurança dos viajantes durante toda a viagem. Deve ser adaptada para atender às necessidades específicas do seu negócio e normalmente inclui vários itens, como:
- Âmbito da política
- Funções e responsabilidades
- Planeamento e aprovação de viagens
- Avaliação de riscos de viagens
- Relatórios de incidentes e apoio ao viajante
- Seguro
Que problemas podem surgir com as políticas de viagens?
Como evitar que a sua política de viagens seja mal utilizada. Infelizmente, é algo que poderá acontecer. Aqui estão alguns problemas comuns que as políticas de viagens enfrentam:
- Sãodifíceis de entender
- Ninguém as lê ou se lembra que existem
- As políticas de viagens não sãoaplicadas utilizando a tecnologia
- As políticas de viagens parecemexcessivamente burocráticas
- As políticas de viagemnão são realistas ou não representam situações globais atuais
- As políticas de viagem não são introduzidas adequadamente ou não são bem comunicadas
- As políticas de viagens não são baseadas em dados ou na experiência anterior de uma empresa ou em questionários a viajantes
3 dicas para evitar estes problemas comuns
1. A sua política de viagens deve estar visível e acessível
Em primeiro lugar, se os funcionários não conseguirem aceder facilmente ao seu documento de política de viagens empresariais, provavelmente continuarão a fazer reservas de viagens sem tê-lo em consideração. Garantir que os funcionários possam aceder facilmente ao documento através do seu portal de RH ou um portal dedicado aos funcionários é um primeiro passo importante.
A segunda etapa é garantir que a política sejaconcisa e fácil de ler. Evite usar muito jargão e explique claramente as diretrizes para as viagens. Pode até mesmo considerar dividir a política em secções separadas de acordo com as funções dos funcionários.
Por fim, considere criar uma lista de verificação que os funcionários possam usar para marcar cada passo da reserva ou enviar os gastos à medida que ocorrem.
2. Crie umas QF abrangentes
Mesmo as políticas de viagens mais concisas e bem escritas não cobrirão todas as eventualidades ou perguntas que um funcionário possa ter. Para além disso, se fizer alterações na sua política de viagens, estas também precisarão ser refletidas.
Se está a responder ao mesmo conjunto de perguntas repetidas várias vezes, ou se tiver recebido uma pergunta que acha que outras pessoas também podem fazer, comece acriar uma página de perguntas frequentes, para que os viajantes possam aceder facilmente às soluções.
3. Incentive o feedback dos funcionários
O motivo mais comum para os funcionários não cumprirem as diretrizes da sua política é por não gostarem do processo ou por este ser muito complicado.
Solicitarfeedback sobre os processos de reservas e despesas não apenas permite que os seus funcionários saibam que se preocupa com as suas experiências, mas também pode incorporar as sugestões mais úteis à sua política.
A sobreposição entre política de viagens e valores culturais
É fácil cair na armadilha de ter uma política de viagens que não se encaixa nos valores culturais da organização. Poderá acontecer que a política de viagens esteja em desacordo com a cultura da sua empresa ou que a cultura tenha evoluído e a política não tenha acompanhado as mudanças. Mas compreender os seus valores culturais é uma das principais formas de criar maior interação e sinergia entre os seus funcionários e sua política de viagens.
Deixar de reconhecer a importância dos seus valores culturais para a sua política de viagens afetará as escolhas que os viajantes de negócios fazem – tudo, desde a acomodação que escolhem, o transporte terrestre que usam e a sua disposição (ou não) de aderir à política de viagens.
Aqui estão**quatro tipos de valores culturais**, incluindo os traços típicos dessas culturas e o que isso pode lhe dizer sobre como delinear uma política de viagens adequada.
1. Cultura orientada por resultados
Estas são organizações que priorizam os resultados e o alto desempenho acima de tudo – e geralmente querem mudar o mundo. Este é o tipo de organização em que os funcionários desafiarão o status quo, se acharem que as coisas podem ser melhoradas, e trabalharão bastante para realizar o trabalho.
A política de viagens também precisa ser orientada por resultados, portanto, ter muitos dados para apoiar o processo de tomada de decisão de viagem é essencial.
2. Cultura horizontal
Nestas organizações, os cargos não são importantes. Em vez disso, todas as pessoas colaboram juntos para alcançar objetivos comuns. Este é o tipo de local em que o CEO faz o seu próprio café e as pessoas envolvem-se numa ampla variedade de projetos.
As políticas de viagens para estas organizações precisam refletir essa estrutura organizacional plana. A regra deve ser única para todos, sem exceções.
3. Cultura progressiva
Estas são organizações que procuram desafiar as normas de trabalho tradicionais. Valorizam a diversidade no local de trabalho e oferecem opções de trabalho flexíveis. A confiança é uma parte fundamental do trabalho numa cultura progressista.
As políticas de viagens em organizações de cultura progressista geralmente são muito flexíveis, com muita autonomia dada aos viajantes de negócios. Nas culturas progressistas, punir os viajantes por ultrapassarem um pouco o orçamento não vai cair bem.
4. Cultura corporativa estabelecida
Nestes tipos de organizações, existem políticas e processos claros para a maior parte dos negócios – e as viagens não são exceção. As principais decisões sobre a direção da empresa quase sempre são tomadas pela equipa de liderança sénior. As pessoas que trabalham aqui terão funções muito claramente definidas, que não tendem a evoluir com o tempo.
As políticas de viagens para culturas corporativas estabelecidas serão diretas. Não haverá dúvidas sobre qual é o processo correto para reservar e gerir viagens. Além disso, os viajantes esperam diretrizes claras. Muitas vezes, as políticas de viagens em culturas corporativas estabelecidas incluem secções sobre o que acontece se não agir de acordo com a política.
Definir limites de despesas
Quando se trata de melhores práticas para as políticas de viagens corporativas, é essencial considerar e incluir limites de gastos para cada aspeto que possa ser recuperado pelos funcionários. Isto deve incluir uma política de despesas de alojamentos, uma política de subsídio de carros, uma política de transportes, uma política de reembolso de refeições e uma política geral de despesas, que possa ser aplicada a todas e quaisquer atividades e necessidades de um viajante de negócios. Estes limites de despesas devem sertransparentes e comunicados de forma clara aos funcionários em todas as etapas.
Na maioria das vezes, os viajantes de negócios querem fazer o que é certo para a sua empresa – e muitas empresas descobrem que dar aos funcionários o controlo sobre os seus próprios gastos pode, na verdade, reduzir o desperdício. Encontre um meio termo para dar controlo aos funcionários ao definir os principais limites. Por exemplo, as despesas com refeições podem ser definidas como um subsídio geral por dia, dando ao funcionário a escolha de quanto gastar individualmente no pequeno-almoço, almoço e jantar.
Quando se trata de reservar alojamento, ofereça aos funcionários a opção de um quarto padrão em qualquer hotel com uma determinada classificação por estrelas ou um preço máximo por noite.
Para o transporte terrestre, uma política de viagens corporativa deve aconselhar claramente os funcionários a escolherem o método mais económico, considerando o tempo de viagem. A maioria dos viajantes de negócios aceitará uma limitação de classe económica em viagens de curta distância. A política de despesas deve depender do destino, pois alguns países são mais caros do que outros.
Lidar com reivindicações de despesas
É importante que os viajantes de negócios tenham um método claramente definido para recuperarem os seus gastos. Peça-lhes que preencham um relatório de despesas com a data, o valor, a categoria, o local e a finalidade comercial do pedido e decida se deseja que apresentem recibos de todas as despesas ou apenas aquelas que excedam um determinado valor.
Dê aos seus funcionários umprazo para enviar as despesas – isso ajudará a sua empresa a manter um fluxo de caixa estável e preciso. Da mesma forma, informe os funcionários sobre quando podem esperar que o dinheiro seja creditado de volta nas suas contas. Dependendo do valor gasto, pode ser uma boa ideia esclarecer quem aprovará as suas despesas em cada caso.
Recolha de dados e feedback dos viajantes
Certifique-se de criar um questionário, um e-mail com um campo de resposta aberta ou uma sessão de conversa/feedback com os viajantes após as suas viagens. Desta forma, poderá recolher feedback e dados dos seus funcionários para otimizar continuamente os seus processos e políticas.
Apresentar a sua política de viagens aos funcionários
Depois de escrever a sua política de viagens corporativa, precisa de garantir que os seus funcionários a leiam e a compreendam. Se optar por entregar a política num documento impresso, via intranet ou por e-mail, estas são algumas boas maneiras de garantir que sejacomunicada da forma mais eficaz possível.
Resumo
Uma política de viagens é um documento essencial para a sua empresa, considerando as regras e orçamentos para todas as viagens de negócios, medidas de segurança e despesas relacionadas com viagens.
Existem algumas regras gerais que são comuns à maioria das empresas, mas os parâmetros da maioria destas regras são definidos por cada empresa. Certifique-se de testar, melhorar e expandir a sua política de viagens juntamente com a sua empresa.
