O guia completo sobre o cumprimento da política de viagens

O que é uma política de viagens?

Uma política de viagens é um conjunto de regras que descrevem detalhadamente como devem ser realizadas as viagens de negócios. Geralmente, o gestor de viagens da empresa, o responsável dos RH, a equipa legal e o gestor do escritório encarregam-se de elaborar a política de viagens de uma empresa.

A solução para criar uma boa política é encontrar o equilíbrio perfeito entre os interesses da empresa e as necessidades dos funcionários.

O que é que uma política de viagens deve incluir?

Uma política de viagens deve cobrir a totalidade de uma viagem de negócios: desde a reserva dos transportes até aos orçamentos dos alojamentos e custos adicionais.

Um erro comum é pensar que a política de viagens só trata dos custos da viagem em si. Ainda que seja uma parte importante, devemos ter em conta que o sucesso de uma viagem empresarial depende de muito mais coisas.

As regras da maioria das políticas de viagens são:

• Como reservar voos, alojamentos, transfers de e para o aeroporto, e aluguer de carros antes da viagem
• Como reservar um serviço de partilha de carro uma vez no seu destino
• Qual é o orçamento diário para comida e imprevistos
• Quais são as normas de conduta numa viagem de trabalho
• Que permissões são necessárias antes de organizar uma viagem de trabalho
• O que preparar para cada destino, como por exemplo: documentos, prendas ou salas de reuniões
• Quais são as responsabilidades dos funcionários, por exemplo, ativar o roaming ou garantir o seguro de viagem

Depois de elaborar uma política de viagens, o passo seguinte é incentivar a sua equipa a cumpri-la. A seguir, reunimos uma lista das melhores práticas que deve seguir para garantir o cumprimento das suas políticas.

7 formas de garantir o cumprimento da política de viagens

Depois de elaborar a política de viagens deve certificar-se de que toda a empresa a segue. Aqui tem 7 recomendações sobre como garantir o cumprimento da política de viagens por todos os seus funcionários.

1. Esteja sempre ciente do dever de cuidado

As suas responsabilidades devem sempre começar pelo seu dever de cuidado. Assegurar-se de que tem o bem-estar dos seus funcionários em mente e de que nunca serão postos em perigo é uma das principais regras para garantir o cumprimento da política de viagens.

O dever de cuidado cobre muitas situações. Desde não expor as pessoas a perigos durante as viagens de negócios, como não enviaá-las para locais de risco, até garantir que não está a pressionar os seus funcionários para apenas poupar nos custos – por exemplo, insistir num voo mais longo porque é mais económico.

2. A comunicação é fundamental

A maneira mais fácil de garantir que as pessoas seguem a sua política de viagem é comunicá-la de forma mais clara possível, usando uma linguagem fácil de entender e evitando jargões jurídicos.

Algumas soluções simples que recomendamos são:

1. Sessões trimestrais para relembrar as políticas com toda a empresa
2. Agendar reuniões preliminares com quem vai viajar
3. Adicionar as informações necessárias no processo de formação inicial na empresa

3. Criar uma lista de verificação fácil de seguir

Às vezes, a forma mais fácil de seguir um conjunto de regras é criar uma lista de verificação simples.

Defina uma lista de passo a passo e defina os limites de orçamento para incentivar o cumprimento das políticas de viagem, e também para capacitar os seus funcionários a organizarem adequadamente as suas próprias viagens de negócios. Essas ações, por sua vez, podem ajudar a promover um ambiente de trabalho mais independente.

4. Defina os limites e faça uma lista de provedores de serviços.

Definir o limite de orçamento por noite, bem como a categoria do hotel, ajuda a garantir que as políticas de viagem são cumpridas. Explique claramente se os seus funcionários podem reservar um hotel de mínimo 3* e fixe um orçamento diário, por exemplo.

Além disso, algumas empresas estão muito dispostas a negociar e criar ofertas específicas para os viajantes em negócios. Criar uma lista de provedores de serviços parceiros para facilitar o processo de tomada de decisão.

5. Seja flexível na sua política de viagens

Mesmo com uma política de viagens em vigor, a realidade é que não pode controlar tudo. Ao manter a sua política flexível, não apenas remove a pressão dos funcionários, mas também garante que tem tudo preparado para qualquer mudança no itinerário.

Tenha em consideração coisas como: reservas canceladas, hotel lotado ou problemas de saúde de um funcionário no estrangeiro.

6. Ouvir as opiniões

Tenha uma conversa aberta e franca sobre a política de viagens com toda a empresa e oiça as opiniões de todas as partes.

Recomendamos que atualize e melhore a sua política de viagens regularmente e sempre que necessário. À medida que o tempo passa e a sua empresa ganha mais experiência com viagens de negócios, as soluções para os problemas podem surgir com mais facilidade.

7. Dê incentivos para alcançar o cumprimento das suas políticas.

Os incentivos são uma ótima forma de motivar os funcionários a comprometerem-se e a cumprirem a sua política de viagens. Pode considerar dividir o orçamento de viagem excedente como um bónus anual ou reconhecer as melhores práticas de viagem e os melhores destinos para uma viagens de negócios.

Como medir o cumprimento das política de viagens da empresa e as consequências de não as cumprir?

Pode medir o cumprimento da política de viagens através de números, como estimativas orçamentais, e ao enviar aos funcionários que viajam um questionário no seu regresso.

Mas o cumprimento da política de viagens é um elemento importante em todos os aspetos. As vantagens deste incentivo são:

1. Mostrar o dever de cuidado Fazer com que os funcionários cumpram a sua política de viagens pode, na verdade, ser do interesse deles. As regras existem para a segurança dos mesmos, portanto, garantir que são cumpridas é uma forma de preocupar-se e cuidar dos seus funcionários.
2. Garantia de transparência e previsões mais exatas. Saber de antemão que a sua política será respeitada significa que pode evitar surpresas desagradáveis e fazer previsões de orçamento e de programação.
3. Evitar gastos excessivos. As políticas de viagens existem especificamente para oferecer diretrizes para os gastos os orçamento. Se não incentivar os seus funcionários a respeitarem a política de viagens, corre o risco de que as viagens de negócios sejam muito dispendiosas.
4. Consolidar a forma de trabalho. Ao cumprir a política de viagens, as pessoas terão uma forma mais fácil e estruturada de organizar a sua viagem corporativa. Não estará apenas a ajudar os funcionários a tomarem a decisão certa ao reservarem as suas viagens, mas também dar-lhes-á a oportunidade de se concentrarem mais na parte comercial da viagem.