O seu guia sobre o dever de cuidado nas viagens de negócios

As viagens de negócios são oportunidades para interagir com outras pessoas da equipa, conhecer novas ideias e lidar pessoalmente com os clientes. Mas, apesar de todos os seus benefícios, as viagens de negócios também apresentam riscos únicos para os trabalhadores e para as organizações. Como parte das suas obrigações de dever de cuidado, tanto as pequenas empresas como as grandes organizações devem tomar medidas razoáveis para manter os trabalhadores seguros e apoiá-los enquanto viajam.

Então, o que é exatamente o "dever de cuidado"? Quais são os desafios do dever de cuidado relativamente aos viajantes de negócios? E como pode cumprir com o seu dever de cuidado quando os seus funcionários vão para o estrangeiro?

Consulte o nosso guia sobre o dever de cuidado e descubra o que isso significa para o seu negócio.

O que é o dever de cuidado?

O dever de cuidado define a responsabilidade de uma empresa para proteger os seus funcionários e prevenir danos na medida do razoável. Em questões jurídicas, o dever de cuidado é uma norma que os tribunais usam para determinar a responsabilidade.

O dever de cuidado pode incluir:

• Certificar-se de que o ambiente de trabalho físico é seguro
• Cumprimento dos regulamentos e normas da indústria
• Cuidar da saúde mental dos empregados ao fornecer recursos e condições de trabalho adequadas
• Proteger os funcionários de discriminação e bullying

Na prática, o dever de cuidado pode incluir uma série de aspetos, dependendo do contexto e da situação. O dever de cuidado também pode variar dependendo do país em que está, por isso, certifique-se de consultar um especialista jurídico local para obter a definição mais precisa para o seu caso.

Porque é que o dever de cuidado é importante para os viajantes de negócios?

Embora o dever de cuidado seja um padrão legal, também é importante de um ponto de vista moral e ético. Um robusto programa de dever de cuidado para as empresas pode beneficiar a saúde mental dos trabalhadores, fazendo com que se sintam apoiados pelos seus empregadores e melhorando a sua produtividade nas viagens de trabalho.

O não cumprimento do seu dever de cuidado pode resultar em consequências legais, tais como processos judiciais e custos adicionais para o seu negócio. O dever de cuidado é um requisito diário, quer seja a prevenir acidentes de trabalho ou a fornecer educação de segurança relevante. Mas a importância do dever de cuidado é especialmente relevante para os desafios únicos das viagens de negócios. Os viajantes de negócios podem enfrentar desastres naturais, violência, doenças ou outras crises no estrangeiro – e as empresas têm a responsabilidade de ajudar a lidar com estas situações incertas.

Em suma: criar um programa de dever de cuidado para os viajantes de negócios pode fazer-lhe poupar dinheiro, stress e possivelmente até mesmo salvar vidas de futuro

Qual é o seu dever de cuidado relativamente aos viajantes de negócios?

O seu escritório ou local de trabalho é um ambiente relativamente seguro e controlado. Mas as viagens de negócios introduzem riscos e incógnitas que tornam o dever de cuidado de uma empresa mais importante do que nunca. O dever de cuidado de cada empresa é diferente dependendo da indústria, destinos de viagem de negócios e muito mais. É por isso que é vital criar uma política ou programa para viajantes de negócios antes que estes comecem a fazer as malas.

As políticas de viagem tendem a abranger tópicos como:

• Instruções para reservar voos, alojamentos e transporte

• Orçamentos diários para alimentos e gastos imprevistos

• Regras de conduta durante a viagem

• Aprovações necessárias

• Responsabilidades dos viajantes

  A sua política de viagens é um lugar ideal para lidar com as obrigações do dever de cuidado e proteger a saúde e segurança dos funcionários enquanto estiverem a viajar. Se já tiver em vigor uma política de viagens ou um programa que cobre aspetos e obrigações do seu dever de cuidado, certifique-se de adicionar estas informações e mantê-lo sempre atualizado. Mesmo as empresas já estabelecidas podem beneficiar de uma reavaliação das suas políticas de viagem e da criação de um programa dedicado ao dever de cuidado.

O dever de cuidado dos viajantes de negócios é da responsabilidade de quem?

A colaboração entre as diferentes áreas da sua organização é essencial para um programa sólido de dever de cuidado, e quer a empresa quer funcionários têm um papel a desempenhar.

Dever de cuidado relativamente à empresa

Quem tem a responsabilidade do programa do dever de cuidado depende da dimensão da sua organização. As grandes empresas podem ter uma pessoa ou equipa dedicada à saúde e segurança, ao passo que as pequenas e médias empresas dependerão provavelmente dos Recursos Humanos para estas questões.

Independentemente do tamanho ou estrutura organizacional do seu negócio, o dever de cuidado é, em última análise, responsabilidade de todas as pessoas. Criar um programa de dever de cuidado para os viajantes de negócios é inútil se não for priorizado pelos gestores e comunicado de forma efetiva aos funcionários.

Para criar e cumprir o seu programa de dever de cuidado, as pessoas que devem estar envolvidas são:

1. A direção e departamento de recursos humanos. Os dirigentes da sua empresa devem estar envolvidos na criação de uma estratégia de viagens de negócios e, igualmente importante, em promover as políticas às suas equipas.
2. RH O departamento de recursos humanos pode desempenhar um papel fundamental na comunicação do programa de dever de cuidado à empresa. As condições das viagens devem estar incluídas no processo de integração de novos funcionários, estar disponíveis na intranet da empresa e claramente presentes quando os viajantes de negócios reservarem as suas viagens. Inclusivamente, podem ser organizadas sessões de formação algumas vezes por ano.
3. Especialistas jurídicos. A sua equipa jurídica ou consultores jurídicos devem rever o seu plano para garantir que todas as suas obrigações sejam cumpridas.
4. Viajantes de negócios experientes. Os seus funcionários podem ser recursos valiosos ao fornecerem informações sobre o estado atual das viagens de negócios na sua organização. Também podem dar feedback contínuo para ajudar a melhorar as suas políticas.

Dever de cuidado dos funcionários

A construção de uma cultura de segurança exige o contributo dos funcionários a todos os níveis. Enquanto as organizações são responsáveis pelos seus programas de dever de cuidado, os funcionários também têm um papel a desempenhar. Antes de viajarem em negócios, os funcionários devem informar-se sobre as políticas de viagem da sua empresa, os programas de segurança e qualquer informação relevante para a sua viagem. Os funcionários também são responsáveis por seguir a política antes, durante e depois das suas viagens.

Isto significa que precisa de incentivar os seus funcionários a seguirem o cumprimento das viagens de negócios.

Como pode criar um programa de dever de cuidado?

Quer lhe chame um programa de dever de cuidado, uma política de dever de cuidado ou uma política de segurança em viagem, todas as organizações devem ter um plano dedicado aos seus viajantes de negócios. É necessário considerar os piores cenários de forma a preparar-se para todas as situações.

Os viajantes de negócios podem enfrentar uma variedade de situações, incluindo:

• Perturbações na viagem
• Desastres naturais
• Condições meteorológicas extremas
• Surtos de doenças e emergências de saúde
• Crime e terrorismo
• Perturbações políticas ou sociais
• Novas leis de viagens

Existem muitas abordagens para criar a sua estratégia, mas aqui estão 3 passos por onde pode começar.

1. Avaliação dos riscos

Antes de poder instituir um programa de dever de cuidado, tem de compreender as viagens de negócios na sua organização. Pode começar por avaliar os riscos das viagens de negócios em geral e numa base de viagem de ida e volta.

Em geral, pergunte-se:

• Quais são os destinos mais comuns para onde os seus funcionários estão a viajar?
• Qual é a natureza destas viagens de negócios? Por exemplo, encontrar-se com um cliente no seu escritório acarreta riscos diferentes dos de inspecionar um local de construção no estrangeiro.

Antes de cada viagem individual, pergunte-se:

• É uma viagem doméstica ou internacional?
• O viajante tem um passaporte válido, visto correto e quaisquer outros documentos necessários?
• Existem atualmente quaisquer avisos de viagem do seu governo relativamente ao destino?
• Há algum conflito ou agitação política em curso no destino?
• Existe um risco acrescido de doenças transmitidas por água ou comida?
• Existem epidemias ou doenças que afetam a região? Em caso afirmativo, existem vacinas ou outras medidas preventivas disponíveis?
• Os viajantes terão acesso a cuidados médicos atempados, se necessário?

Responder a estas questões irá ajudar a determinar quais os riscos para a sua empresa. Pode utilizá-los como ponto de partida para discutir a segurança das viagens na sua organização e começar a planear uma política de viagens que incorpore o dever de cuidado.

Tenha em mente que diferentes viajantes de negócios enfrentam diferentes riscos. Por exemplo, alguns destinos podem ser mais inseguros para mulheres ou viajantes LGBTQ+ ou certas doenças pode ter um impacto diferente nas pessoas (por exemplo, o vírus Zika é assintomático para muitas pessoas, mas perigoso para grávidas). Consulte a sua equipa e inclua diferentes pontos de vista para garantir que a sua avaliação de riscos é baseada numa visão abrangente.

2. Planeamento e prevenção

Uma vez concluída a sua avaliação de riscos, está na hora de construir a sua estratégia. O programa dever de cuidado de cada empresa irá variar dependendo dos riscos a que estão a responder. Mas existem alguns princípios unificadores a ter em mente.

• O seu plano deve fornecer apoio aos viajantes de negócios antes, durante e depois das suas viagens.
• Deve ter medidas em vigor para promover o bem-estar dos funcionários e evitar esgotamentos. Isto poderá incluir a definição de padrões para os alojamentos que reservam ou encorajando-os a planear horários para as suas viagens.
• Independentemente do destino, deve ter um plano para situações de emergência, como desastres naturais ou ataques terroristas.
• Os riscos das viagens mudam e evoluem com o tempo. O seu plano deveria incluir revisões regulares do programa de dever de cuidado, além de responder a situações globais que possam surgir.

3. Comunicação e educação

Após avaliar os riscos que os seus viajantes de negócios enfrentam e elaborar uma estratégia robusta para proteger e apoiar os funcionários, ainda há trabalho a fazer. Cumprir o seu dever de cuidado é uma tarefa contínua. As empresas são responsáveis por comunicar as políticas de viagem e por formar os funcionários em temas sobre a segurança das mesmas.

Paralelamente à formação contínua, construa pontos de contacto oportunos para atualizar os viajantes de negócios sobre estas questões. Torne as políticas visíveis na fase de planeamento da viagem, forneça recursos que possam ser úteis durante a viagem e peça feedback aos viajantes quando estes regressarem.

Uma comunicação clara garantirá que as suas políticas de viagem são eficazes e cumprem o dever de cuidado.

Conselhos sobre o dever de cuidado

• Organização: - mantenha os planos das viagens dos funcionários num local acessível para que saiba onde se encontram durante a sua viagem. Deverá também ter à mão os dados de contacto da pessoa que viaja, do hotel ou alojamento e os contactos de emergência disponíveis.
• Registe e mantenha os dados: - o dever de cuidado é um padrão legal, e pode precisar de fornecer documentação que demonstre que cumpriu as suas obrigações. Manter registos completos enquanto constrói o seu programa pode poupar-lhe tempo e stress se alguma vez enfrentar um processo judicial.
• Não se esqueça da saúde mental - é fácil focarmo-nos em riscos de segurança física, mas não se esqueça do impacto que as viagens de negócios podem ter na saúde mental. Viajar coloca as pessoas em situações de stress, por isso certifique-se de abordar a saúde e a segurança de um ponto de vista holístico.

Compreender o seu dever de cuidado pode ser complicado, e a natureza imprevisível das viagens de negócios só o torna mais complexo. Ao fazê-lo de forma correta, o dever de cuidado é mais do que um termo jurídico abstrato; é sobre manter a sua equipa segura, saudável e apoiada. Com uma avaliação de risco completa, um planeamento sólido e uma comunicação contínua, você e a sua equipa podem estar preparados para qualquer eventualidade.