Program Assistant | Adjoint.e de programme

(Pour le français, consultez le bas de l'annonce. Pour plus de détails et pour postuler, cliquez ici: https://dotation-erp.international.gc.ca/fr/carrieres/adjointe-de-programme-bern-196913-fr_ca )

(To find more details and to apply, please follow this link : https://staffing-les.international.gc.ca/en/careers/program-assistant-bern-196913-en )

Summary of Duties:

The Program Assistant supports the operations of the Foreign Policy and Diplomacy Service (FPDS). The mandate of this section of the Embassy is to advance Canadian interests on a vast array of files through diplomacy, the development of foreign policy advice, as well as programming through seven core services: 

• Information and Analysis, to provide political economic intelligence and analysis on existing or emerging international issues
• Policy Development, to provide the host countries’ and international contexts and propose foreign policy options 
• Policy Integration, leading and advising to broker coherent national positions on international policy issues 
• Advocacy, to coordinate strategic advocacy to advance Canadian interests in Switzerland and Liechtenstein 
• Access, by facilitating and maintaining access to potential key interlocutors and decision makers in the host countries 
• Program Delivery, through the implementation of programs with an international dimension 
• Visits Guidance and Leadership, providing assistance to Canadian dignitaries on official visits abroad 

We are looking for team players with keen attention to detail and the ability to manage a variety of tasks in a timely manner to support FPDS program objectives.

Concretely, the Assistant: 

• provides administrative support services which include clerical duties such as budget tracking, processing routine financial documents in accordance with the Embassy’s regulations, processing payments and maintaining records of expenditures, receipts, disbursements and balances; 
• receives telephone calls and visitors; prepares material such as reports, letters, and charts; and makes travel and accommodation arrangements, scheduling meetings and appointments and assisting with arrangements before a visit, and around hospitality events 
• is expected to adopt standard procedures and practices at first, and then make recommendations to amend them to meet changing or new situations; 
• drafts correspondence, reports, letters and routine financial reports (in Canada’s official languages and/or local languages), assisting the program manager to interpret them and recommending options based on past experience and existing guidelines; 
• may be tasked with researching and compiling information or may do so proactively; 
• verifies submitted documents for completeness, enters data in computerized systems; and maintains records, files, lists, and databases; 
• maintains contacts with local representatives to ensure the Embassy’s compliance with procedures and regulations, and to obtain early notification of impending changes; 
• provides information on procedures, appropriate forms or document requirements, responds to inquiries related to the services of the Foreign Policy and Diplomacy Service and/or makes referrals to appropriate authorities; 
• may be called to provide support to committees and working groups by preparing documents, scheduling meetings, and helping with events and travel planning and coordination; 
• may be required to translate documents and/or interpret for diplomatic staff. 

ESSENTIAL QUALIFICATIONS

Candidates will initially be screened against the Essential Qualifications relating to education, language* and experience.

Candidates must clearly demonstrate when applying to the position how they meet each of these essential qualifications.

*Language will be assessed further during the process. 

Education:

Candidates will be required to provide proof of the completion of their education.

• Degree, diploma, or certificate from a legally registered university. 

 Language: 

• Ability to communicate orally and in writing in standard German at an intermediate* level 
• Ability to communicate orally and in writing in one of Canada’s official languages at the intermediate* level 

An “intermediate level” corresponds to B2 in the Common European Framework of Reference - CEFR. 

Experience: 

• At least two (2) years of relevant work experience in providing administrative support including budget management for a corporate organization, a diplomatic or consular mission, a public sector organization, or an international organization

Operational Requirements:

You must be: 

• willing to work 18.75 hours per week in accordance with Canada’s Locally Engaged Staff Employment Regulations, 2024

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Résumé des fonctions:

L’assistant(e) de programme soutient les opérations du Service de la politique étrangère et de la diplomatie (SPED). Le mandat de cette section de l’Ambassade est de promouvoir les intérêts canadiens dans un large éventail de dossiers par le biais de la diplomatie, de l’élaboration de conseils en matière de politique étrangère, ainsi que de la programmation par le biais de sept services principaux : 

• L’information et l’analyse, en fournissant des renseignements politico-économiques et des analyses sur les questions internationales existantes ou émergentes 
• L’élaboration de politiques, en présentant des informations sur le contexte international et celui des pays hôtes, et proposant des options de politique étrangère 
• L’intégration des politiques, en offrant du leadership et des conseils afin d’élaborer des positions nationales cohérentes sur les questions de politique internationale 
• Le plaidoyer stratégique afin de promouvoir les intérêts canadiens en Suisse et au Liechtenstein 
• La facilitation et le maintien de l’accès aux principaux interlocuteurs et décideurs potentiels dans les pays hôtes 
• L’exécution de programmes ayant une dimension internationale 
• Le conseil et la réalisation de visites officielles, en fournissant une assistance aux dignitaires canadiens à l’étranger. 

Nous recherchons des personnes ayant l’esprit d’équipe, le souci du détail et la capacité de gérer une variété de tâches dans les délais impartis afin de soutenir les objectifs du programme du SPED.

Concrètement, l’assistant(e): 

• fournit du soutien administratif comprenant des tâches de bureau telles que le suivi du budget, le traitement des documents financiers de routine conformément aux règles de l’ambassade, le traitement des paiements et la tenue de registres des dépenses, des recettes, des décaissements et des soldes; 
• reçoit des appels téléphoniques et les visiteurs; prépare des documents tels que des rapports, des lettres et des tableaux; prend des dispositions en matière de voyage et d’hébergement, planifie des réunions et des rendez-vous et aide à prendre des dispositions avant une visite et autour d’événements d’hospitalité; 
• adopte dans un premier temps des procédures et des pratiques standard, puis fait des recommandations pour les modifier afin de répondre à des situations nouvelles ou changeantes; 
• rédige de la correspondance, des rapports, des lettres et des rapports financiers de routine (dans les langues officielles du Canada et/ou les langues locales), en aidant le gestionnaire du programme à les interpréter et en recommandant des options sur la base de l’expérience passée et des lignes directrices existantes; 
• peut être chargé(e) de rechercher et de compiler des informations ou peut le faire de manière proactive; 
• vérifie l’exhaustivité des documents soumis, saisit les données dans des systèmes informatisés et tient à jour des registres, des dossiers, des listes et des bases de données; 
• entretient des contacts avec les représentants locaux pour s’assurer que l’ambassade respecte les procédures et les réglementations, et pour obtenir une notification rapide des changements imminents; 
• fournit des informations sur les procédures, les formulaires appropriés ou les documents requis, répond aux demandes de renseignements relatives au SPED et/ou oriente vers les autorités compétentes; 
• peut être appelé(e) apporter son soutien aux comités et aux groupes de travail en préparant des documents, en programmant des réunions et en contribuant à la planification et à la coordination d’événements et de voyages; 
• peut être amené(e) à traduire des documents et/ou à servir d’interprète pour le personnel diplomatique. 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. 

• Diplôme ou certificat d'une université légalement enregistrée

Profil linguistique:

• Capacité de communiquer oralement et par écrit en allemand standard à un niveau intermédiaire* 
• Capacité de communiquer oralement et par écrit dans une langue officielle du Canada à un niveau intermédiaire* 

*Le niveau « intermédiaire » est similaire au niveau B2 dans le Cadre européen commun de référence – CECR. 

Expérience:

• Au moins deux (2) ans d'expérience professionnelle pertinente dans la fourniture de soutien administratif incluant la gestion de budgets pour une entreprise, une mission diplomatique ou consulaire, un organisme du secteur publique ou une organisation internationale. 

Exigences opérationnelles:

Vous devez : 

• être disposé(e) à travailler 18.75 heures par semaine, conformément au Règlement de 2024 sur l’emploi du personnel embauché sur place canadien