Asana dla organizacji rządowych

• Cel: Podziel złożone projekty na małe kawałki z jasnymi terminami.
• Projekty: organizuj zadania i pracuj razem we wspólnym centrum.
• Pola niestandardowe: dodawaj tagi do zadań, aby sortować, filtrować i automatycznie generować raporty o pracy.
• Aktualizacje statusu: generuj aktualizacje projektu w ciągu kilku minut dzięki automatyzacji.

• Tablica: Śledź pracę według etapów za pomocą tablicy Kanban.
• Lista: Rejestruj każdy etap projektu od początku do końca za pomocą list zadań do wykonania.
• Chronologia: Utwórz skalę czasu projektu w ciągu kilku sekund, aby zwizualizować, gdzie rozpoczyna się, kończy i przecina praca.
• Kalendarz: Zaplanuj zadania w kalendarzu, aby zidentyfikować luki i nakładanie się harmonogramu.
• Gantt: ustaw harmonogram docelowy i śledź, w jaki sposób Twoje postępy są z nim zgodne.

• Cele: Połącz pracę każdego zespołu z celami całej firmy.
• Pulpity nawigacyjne raportów: Wizualizuj wydajność swojego zespołu za pomocą wykresów i analiz w czasie rzeczywistym.
• Portfolio: Śledź powiązane projekty i współpracę między zespołami.

• Zasady: Automatyzuj rutynowe zadania, aby robić więcej i szybciej.
• Szablony: Ustandaryzuj najlepsze praktyki swojego zespołu dzięki gotowym wytycznym dotyczącym projektów i zadań.
• Pakiety: Z łatwością twórz, stosuj i aktualizuj procesy w różnych projektach w jednym miejscu.
• Formularze: Ułatw innym użytkownikom zlecanie pracy i uzyskaj z wyprzedzeniem szczegółowe informacje potrzebne Twojemu zespołowi.

• Obciążenie pracą: Dowiedz się, jak zajęty jest Twój zespół, aby móc szybko przgrupować pracę.
• Monitorowanie czasu: Monitoruj, ile czasu poświęcasz na pracę, aby zaplanować czas, którego potrzebujesz.

• Inteligentne pola: Organizuj projekty, aby wspierać współpracę międzyfunkcyjną za pomocą automatycznie generowanych pól niestandardowych.
• Inteligentne podsumowania: Uzyskaj plany działań i najważniejsze informacje z rozmów, zadań i komentarzy bez dodatkowych spotkań.
• Inteligentny edytor: Pisz wyraźniejsze, bardziej przekonujące odpowiedzi, które nadają właściwy ton.

• Konsola administratora: zarządzaj ustawieniami całej organizacji w jednym miejscu.
• Pakiet audytu: Uzyskaj dostęp do interfejsów API, które obsługują integrację w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z Twoją organizacją.
• Bezpieczeństwo danych: w pełni kontroluj eksport lub usuwanie danych z Asana.

Rada miasta Manchester to klasyczny przykład „pracy dla pracy”. Mówimy tu o przygotowywaniu corocznych parad, jarmarków bożonarodzeniowych, ogromnej uroczystości zwanej Manchester Day i innych lokalnych wydarzeniach. Departament Komunikacji Rady Miasta Manchester i M-Four, ich wewnętrzne studio projektowe i reklamowe, które były odpowiedzialne za realizację tych wydarzeń i ogólnomiejskich kampanii komunikacyjnych, były przyzwyczajone do robienia tego wszystkiego na papierze. Ze względu na potrzebę przejścia na technologię cyfrową, aby zmienić proces szybciej i taniej, zintegrowali Asanę. Wpływ Asany:

• 2-3 dni zaoszczędzone na pracy administracyjnej na wydarzenie lub kampanię
• Przejście na system bez papieru, z mniejszym bałaganem, chaosem i utraconą pracą
• Poprawione morale i zaangażowanie pracowników dzięki nowej możliwości pracy zdalnej.

„Czas, który oszczędzamy od strony administracyjnej, przeznaczamy teraz na prace projektowe lub strategię marketingową”. – Shawn Bahlmann, kierownik studia w M-Four.

Zarządzanie miastem liczącym 180 000 mieszkańców, utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie, śledzenie terminów dla wielu osób i projektów oraz wspólna praca, ponieważ budynki wydziałów były fizycznie rozproszone po całym mieście, były trudne. Co więcej, najważniejsze wiadomości e-mail były ukryte na dole skrzynki odbiorczej, więc trudno było nadać im priorytet. Przeniesienie 40 wydziałów rady miasta do Asany pomogło w bardziej efektywnym i lepiej zorganizowanym zarządzaniu pracą i współpracą między zespołami. Wpływ Asany:

• Oszczędzono około 295 dni roboczych rocznie dla 400 pracowników korzystających z Asany, głównie dzięki przejściu z poczty elektronicznej na komentarze w Asanie.
• Przyspieszenie procesu powoływania członków zarządów miejskich, stanowych i lokalnych o 30%, co pozwoliło zaoszczędzić 15 dni na każde powołanie.
• Stworzenie centralnego archiwum interakcji z mieszkańcami w celu zapewnienia szybkiej obsługi i wykrywania trendów w społeczności

„Kiedy objęliśmy urząd, stało się jasne, że w samorządzie miejskim dzieje się tak wiele. Było wiele spotkań na korytarzach i projektów w różnych działach. Asana pozwala nam informować się nawzajem i zachować wydajność”. – Theresa Agonia, dyrektor ds. spraw zewnętrznych

Państwowe przedsiębiorstwo „Medical Procurement of Ukraine” jest krajową agencją, która zapewnia scentralizowane zakupy wysokiej jakości leków i urządzeń medycznych na koszt budżetu państwa. Po wybraniu podejścia do pracy opartego na projektach, firma stanęła przed problemem braku skutecznego zarządzania. Wszystkie dane dotyczące rzeczywistych projektów były rozproszone w różnych miejscach, a proces zarządzania nie był scentralizowany. Z biegiem czasu projektów i zadań było coraz więcej, a zespół potrzebował platformy do zarządzania przepływem pracy, aby pracować efektywnie. Wybór Asany wpłynął na koordynację pracy między różnymi działami, szybkość przygotowywania analiz dotyczących śledzenia zamówień, jakość zarządzania zadaniami działu IT i możliwość wykorzystania do nich metodologii Scrum oraz zrozumienie kamieni milowych zadań. Wpływ Asany:

• 80 z 90 pracowników korzysta z narzędzia projektowego;
• Czas zbierania danych analitycznych został skrócony z 1 dnia do 1 godziny;
• 4 działy w organizacji pracują jednocześnie w Asanie nad procesami zakupowymi.

„Przejrzyste zaopatrzenie zawsze oznacza przejrzyste procesy, a Asana jest jednym z tych narzędzi, które nam w tym pomagają”.