Wie gehen Sie mit unerwarteten oder aufkommenden Risiken bei Ausschreibungen um?

1 Identifizierung potenzieller Risiken

Der erste Schritt besteht darin, die potenziellen Risiken zu identifizieren, die sich auf Ihr Angebot auswirken könnten, wie z. B. Änderungen der Anforderungen, des Umfangs, des Budgets, des Zeitplans oder der Präferenzen des Kunden. Sie können verschiedene Tools und Techniken verwenden, um Risiken zu identifizieren, z. B. Brainstorming, SWOT-Analyse, Checklisten, Umfragen, Interviews oder historische Daten. Sie sollten auch das externe Umfeld auf Faktoren überwachen, die die Entscheidung des Kunden beeinflussen könnten, wie z. B. Markttrends, Wettbewerber, Vorschriften oder politische Ereignisse.

2 Risiken bewerten und priorisieren

Der nächste Schritt besteht darin, die Risiken auf der Grundlage ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf Ihren Vorschlag zu bewerten und zu priorisieren. Sie können eine Risikomatrix oder ein Scoring-System verwenden, um die Risiken von hoher bis niedriger Priorität einzustufen. Sie sollten auch die Abhängigkeiten und Wechselwirkungen zwischen den Risiken sowie die potenziellen Chancen oder Vorteile, die sich daraus ergeben könnten, berücksichtigen.

3 Entwicklung von Strategien zur Risikobewältigung

Der dritte Schritt besteht darin, für jedes Risiko Strategien zur Risikobewältigung zu entwickeln, je nach Priorität und Art. Sie können aus vier Haupttypen von Risikobewältigungsstrategien wählen: vermeiden, reduzieren, übertragen oder akzeptieren. Vermeidung bedeutet, das Risiko zu eliminieren oder ganz zu vermeiden, z. B. durch Änderung des Umfangs, des Designs oder des Ansatzes Ihres Vorschlags. Reduzierung bedeutet, das Risiko zu minimieren oder zu mindern, z. B. durch die Verbesserung Ihrer Qualität, Fähigkeiten oder Ressourcen. Transfer bedeutet, das Risiko auf eine andere Partei zu verlagern oder zu teilen, z. B. durch Outsourcing, Versicherung oder Partnerschaft. Akzeptanz bedeutet, das Risiko anzuerkennen und zu akzeptieren, z. B. durch Notfallplanung, Budgetierung oder Kommunikation.

4 Implementierung und Überwachung von Risikobewältigungsstrategien

Der vierte Schritt besteht darin, die von Ihnen entwickelten Risikobewältigungsstrategien umzusetzen und zu überwachen. Sie sollten Ihren Risikoreaktionsplan dokumentieren und Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Risiko zuweisen. Sie sollten Ihren Risikobewältigungsplan auch Ihrem Team, Ihren Stakeholdern und Ihrem Kunden mitteilen und deren Feedback und Input einholen. Sie sollten auch die Wirksamkeit Ihrer Risikobewältigungsstrategien verfolgen und messen und sie bei Bedarf anpassen, basierend auf den Veränderungen des Risikoumfelds oder den Erwartungen des Kunden.

5 Vom Risikomanagement lernen und sich verbessern

Der letzte Schritt besteht darin, aus Ihrem Risikomanagementprozess und Ihren Ergebnissen zu lernen und sich zu verbessern. Sie sollten Ihre Risikomanagementleistung überprüfen und bewerten und die Stärken, Schwächen, Chancen und Herausforderungen identifizieren, mit denen Sie konfrontiert waren. Sie sollten auch Ihre gewonnenen Erkenntnisse und Best Practices dokumentieren und mit Ihrem Team und Ihrer Organisation teilen und sie auf zukünftige Ausschreibungsvorschläge anwenden.