Wie reduziert man Mehrdeutigkeiten in der Kommunikation?

1 Definieren Sie Ihre Begriffe

Eine Möglichkeit, Mehrdeutigkeiten in der Kommunikation zu reduzieren, besteht darin, Ihre Begriffe zu definieren. Das bedeutet, dass Sie erklären sollten, was Sie mit bestimmten Wörtern, Phrasen oder Konzepten meinen, insbesondere wenn sie technisch, abstrakt oder Ihrem Publikum unbekannt sind. Wenn Sie beispielsweise über ein Projekt sprechen, sollten Sie die Ziele, Aufgaben, Fristen und Erwartungen angeben. Wenn Sie Feedback geben, sollten Sie konkrete Beispiele und Kriterien nennen. Indem Sie Ihre Begriffe definieren, können Sie Verwirrung vermeiden und sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

2 Verwenden Sie eine bestimmte Sprache

Eine weitere Möglichkeit, Mehrdeutigkeiten in der Kommunikation zu reduzieren, ist die Verwendung einer bestimmten Sprache. Das bedeutet, dass Sie Wörter wählen sollten, die präzise, genau und beschreibend sind und nicht vage, allgemein oder mehrdeutig. Anstatt zum Beispiel zu sagen "Ich brauche das bald", sollten Sie sagen "Ich brauche das bis Freitag". Anstatt zu sagen: "Der Bericht war gut", sollten Sie sagen: "Der Bericht war gut strukturiert, informativ und überzeugend". Durch die Verwendung einer bestimmten Sprache können Sie Ihre Botschaft klarer vermitteln und Missverständnisse oder Fehlinterpretationen vermeiden.

3 Kontext bereitstellen

Eine dritte Möglichkeit, Mehrdeutigkeiten in der Kommunikation zu reduzieren, besteht darin, Kontext bereitzustellen. Das bedeutet, dass Sie einige Hintergrundinformationen geben, die Situation erklären oder Ihre Botschaft mit dem Gesamtbild in Verbindung bringen sollten. Wenn Sie beispielsweise eine Anfrage stellen, sollten Sie erklären, warum Sie sie benötigen und wie sie der anderen Person oder der Organisation zugute kommt. Wenn Sie eine Meinung äußern, sollten Sie einige Beweise oder Begründungen vorlegen, um sie zu untermauern. Indem Sie Kontext bereitstellen, können Sie Ihrem Publikum helfen, Ihre Perspektive und Motivation zu verstehen.

4 Prüfen Sie, ob Sie etwas verstanden haben

Eine vierte Möglichkeit, Mehrdeutigkeiten in der Kommunikation zu reduzieren, besteht darin, das Verständnis zu überprüfen. Das bedeutet, dass Sie überprüfen sollten, ob Ihre Nachricht von Ihrem Publikum korrekt empfangen und interpretiert wurde. Sie können zum Beispiel Fragen stellen, paraphrasieren, zusammenfassen oder wichtige Punkte wiederholen. Sie können auch Feedback, Fragen oder Klarstellungen von Ihrem Publikum einholen. Indem Sie das Verständnis überprüfen, können Sie bestätigen, dass Sie und Ihr Publikum auf der gleichen Wellenlänge sind, und alle Verwirrungen oder Zweifel ausräumen.

5 Mehrere Kanäle verwenden

Eine fünfte Möglichkeit, Mehrdeutigkeiten in der Kommunikation zu reduzieren, besteht darin, mehrere Kanäle zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Kommunikationsmodi wie verbal, schriftlich, visuell oder nonverbal verwenden sollten, um Ihre Botschaft zu verstärken. Sie können z. B. Grafiken, Diagramme, Bilder oder Gesten verwenden, um Ihre Punkte zu veranschaulichen. Sie können auch E-Mail, Telefon, Video oder persönliche Kommunikation verwenden, um Ihre Nachricht nachzuverfolgen oder zu klären. Durch die Nutzung mehrerer Kanäle können Sie Ihre Kommunikation verbessern und unterschiedliche Lernstile und Vorlieben ansprechen.

6 Passen Sie sich Ihrem Publikum an

Eine sechste Möglichkeit, Mehrdeutigkeiten in der Kommunikation zu reduzieren, besteht darin, sich an Ihr Publikum anzupassen. Das bedeutet, dass Sie die Bedürfnisse, Interessen, Erwartungen und Eigenschaften Ihres Publikums berücksichtigen und Ihre Botschaft entsprechend anpassen sollten. Zum Beispiel sollten Sie eine angemessene Sprache, einen angemessenen Ton und Stil für Ihr Publikum verwenden. Sie sollten auch Jargon, Slang oder Redewendungen vermeiden, die Ihr Publikum verwirren oder beleidigen könnten. Indem Sie sich an Ihr Publikum anpassen, können Sie eine Beziehung, Vertrauen und Respekt aufbauen und effektiver kommunizieren.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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