Wie informieren Sie Stakeholder über die Leistungsbewertung von Freiwilligen?

1 Definieren Sie Ihre Stakeholder

Ihre Stakeholder sind alle, die ein Interesse oder einen Einfluss auf Ihr Freiwilligenprogramm haben. Dabei kann es sich um Ihre Spender, Geldgeber, Vorstandsmitglieder, Mitarbeiter, Partner, Begünstigte oder die Öffentlichkeit handeln. Sie müssen herausfinden, wer Ihre Stakeholder sind und was ihnen wichtig ist. Was sind ihre Erwartungen, Bedürfnisse und Ziele? Wie messen sie den Erfolg? Wie erhalten sie am liebsten Informationen? Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie Ihre Kommunikationsstrategie auf die jeweilige Anspruchsgruppe zuschneiden.

2 Wählen Sie Ihre Methoden

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Stakeholder über Ihre Leistungsbewertungen von Freiwilligen zu informieren. Sie können schriftliche Berichte, Newsletter, E-Mails, Präsentationen, Infografiken, Videos, Podcasts oder Social-Media-Posts verwenden. Sie können auch Ihre Stakeholder einladen, Ihren Bewertungsprozess zu beobachten oder daran teilzunehmen, z. B. Umfragen, Interviews, Fokusgruppen oder Feedback-Sitzungen. Die beste Methode hängt von Ihrem Zweck, Ihrer Zielgruppe, Ihrem Budget und Ihrer Zeit ab. Sie sollten die Vor- und Nachteile jeder Methode abwägen und diejenigen auswählen, die für Ihre Situation am besten geeignet und effektiv sind.

3 Heben Sie Ihre Erfolge hervor

Ihre Stakeholder möchten wissen, wie Ihr Freiwilligenprogramm einen Unterschied macht. Sie sollten Ihre Leistungen hervorheben und zeigen, wie sie mit Ihrer Mission, Vision und Ihren Werten übereinstimmen. Sie sollten auch zeigen, wie Ihre Leistungen mit den Leistungsindikatoren Ihrer Freiwilligen zusammenhängen, wie z. B. Stunden, Mitarbeiterbindung, Zufriedenheit, Fähigkeiten, Auswirkungen oder Ergebnisse. Sie sollten Daten, Geschichten, Zitate, Erfahrungsberichte oder Fallstudien verwenden, um Ihre Behauptungen zu untermauern und Ihre Ergebnisse zu veranschaulichen. Sie sollten auch die Beiträge Ihrer Freiwilligen anerkennen und würdigen und zeigen, wie sie einen Mehrwert für Ihre Organisation und Ihr Anliegen schaffen.

4 Meistern Sie Ihre Herausforderungen

Deine Stakeholder wollen auch wissen, wie du mit Herausforderungen oder Lücken in deinem Freiwilligenprogramm umgehst. Sie sollten ehrlich und transparent über Ihre Schwierigkeiten sprechen und darüber, wie sie sich auf Ihre Leistung auswirken. Sie sollten auch erklären, wie Sie aus Ihren Fehlern lernen und Schritte unternehmen, um sie zu überwinden. Sie sollten Ihr Feedback, Ihre Empfehlungen, Aktionspläne oder Best Practices teilen, um zu zeigen, wie Sie Ihr Freiwilligenprogramm verbessern und seine Nachhaltigkeit und Qualität sicherstellen. Sie sollten auch den Input, die Vorschläge oder die Unterstützung Ihrer Stakeholder einholen, um Ihnen bei der Lösung Ihrer Probleme und beim Erreichen Ihrer Ziele zu helfen.

5 Legen Sie Ihre Beweise vor

Ihre Stakeholder müssen darauf vertrauen können, dass Ihre Leistungsbewertungen für Freiwillige valide und zuverlässig sind. Sie sollten Ihre Nachweise vorlegen und darlegen, wie Sie Ihre Daten gesammelt, analysiert und interpretiert haben. Sie sollten Ihre Bewertungsmethoden, -instrumente, -kriterien und -standards beschreiben. Sie sollten auch alle Einschränkungen, Annahmen, Vorurteile oder Herausforderungen offenlegen, die sich auf Ihre Ergebnisse auswirken können. Sie sollten eine klare, genaue und konsistente Sprache und Formate verwenden, um Ihre Beweise zu präsentieren. Sie sollten auch Ihre Quellen, Referenzen oder Experten zitieren, um Ihre Behauptungen zu untermauern und Ihre Glaubwürdigkeit zu zeigen.

6 Binden Sie Ihre Stakeholder ein

Es ist wahrscheinlicher, dass Ihre Stakeholder Ihren Leistungsbewertungen von Freiwilligen Aufmerksamkeit schenken und sie schätzen, wenn Sie sie auf sinnvolle Weise einbeziehen. Sie sollten während des gesamten Bewertungsprozesses regelmäßig und häufig mit ihnen kommunizieren. Sie sollten sie über Ihre Fortschritte, Erfolge, Herausforderungen und Pläne auf dem Laufenden halten. Sie sollten sie auch nach ihrem Feedback, ihren Meinungen, Fragen oder Bedenken fragen. Sie sollten ihnen zuhören und respektvoll und zeitnah darauf reagieren. Sie sollten ihnen auch für ihr Interesse, ihr Engagement und ihre Unterstützung danken. Indem Sie Ihre Stakeholder einbeziehen, können Sie eine Beziehung, Vertrauen und Zusammenarbeit mit ihnen aufbauen und den Ruf und die Wirkung Ihres Freiwilligenprogramms verbessern.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Ort, an dem Sie Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse teilen können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?