Sie leiten ein Projekt mit einer knappen Frist. Was sind die häufigsten Fehler, die es zu vermeiden gilt?

1 Planen Sie im Voraus

Einer der größten Fehler, den Sie machen können, ist, Ihr Projekt ohne einen klaren und realistischen Plan zu starten. Ein Plan hilft Ihnen, den Umfang, die Ziele, die Ergebnisse, die Meilensteine, die Ressourcen und die Risiken Ihres Projekts zu definieren. Es hilft Ihnen auch, Ihre Erwartungen und Anforderungen an Ihr Team und Ihre Stakeholder zu kommunizieren. Ohne einen Plan werden Sie wahrscheinlich mit Verwirrung, Verzögerungen, Konflikten und Fehlern konfrontiert. Daher sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um einen detaillierten und machbaren Plan zu erstellen, bevor Sie Ihr Projekt ausführen. Sie sollten Ihren Plan auch regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um auftretende Änderungen oder Probleme widerzuspiegeln.

3 Verwalten des Umfangs

Ein dritter häufiger Fehler, den Sie machen können, besteht darin, zuzulassen, dass sich Ihr Projektumfang ohne angemessene Kontrolle ändert oder schleichen. Der Umfang bezieht sich auf die Merkmale, Funktionen und Spezifikationen Ihres Projekts. Änderungen des Umfangs können aus verschiedenen Gründen auftreten, z. B. aufgrund sich ändernder Kundenbedürfnisse, neuer Anforderungen, technischer Probleme oder des Feedbacks von Stakeholdern. Änderungen des Umfangs können sich jedoch auch auf Ihren Projektzeitplan, Ihr Budget, Ihre Qualität und Ihr Risiko auswirken. Daher müssen Sie Ihren Umfang sorgfältig verwalten und Änderungen vermeiden, die nicht gerechtfertigt oder vereinbart sind. Sie sollten auch alle Änderungen des Umfangs dokumentieren und an Ihr Team und Ihre Stakeholder kommunizieren und Ihren Plan entsprechend anpassen.

4 Überwachen des Fortschritts

Ein vierter häufiger Fehler, den Sie machen können, besteht darin, Ihren Projektfortschritt zu vernachlässigen oder zu ignorieren. Der Fortschritt bezieht sich auf die tatsächliche Leistung und die Ergebnisse Ihres Projekts im Vergleich zu Ihrem Plan. Die Überwachung Ihres Fortschritts hilft Ihnen, Ihre Erfolge zu verfolgen, Abweichungen zu erkennen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Sie können Tools wie Gantt-Diagramme, Dashboards oder Statusberichte verwenden, um Ihren Fortschritt zu messen und zu melden. Sie sollten auch Ihr Team und Ihre Stakeholder in den Überwachungsprozess einbeziehen und deren Feedback und Input einholen. Indem Sie Ihren Fortschritt überwachen, können Sie sicherstellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und Ihre Ziele und Erwartungen erfüllen.

5 Risiken managen

Ein fünfter häufiger Fehler, den Sie machen können, besteht darin, die Risiken, die sich auf Ihr Projekt auswirken können, zu übersehen oder zu unterschätzen. Risiken beziehen sich auf die ungewissen Ereignisse oder Bedingungen, die sich positiv oder negativ auf Ihr Projekt auswirken können. Risiken können sich aus verschiedenen Quellen ergeben, z. B. aus technischen, betrieblichen, finanziellen, rechtlichen oder umweltbezogenen Faktoren. Das Management Ihrer Risiken hilft Ihnen, potenzielle Chancen oder Bedrohungen, die auftreten können, vorherzusehen, zu verhindern, zu mindern oder zu nutzen. Sie können Tools wie Risikoregister, Matrizen oder Analysen verwenden, um Ihre Risiken zu identifizieren, zu bewerten, zu priorisieren und darauf zu reagieren. Sie sollten Ihre Risiken auch regelmäßig aktualisieren und überprüfen und sie Ihrem Team und Ihren Stakeholdern mitteilen. Indem Sie Ihre Risiken managen, können Sie Ihre Vorsorge und Widerstandsfähigkeit erhöhen und Ihre Unsicherheit und Verluste reduzieren.

Die Verwaltung eines Projekts mit einer knappen Frist kann eine lohnende und befriedigende Erfahrung sein, wenn Sie die häufigsten Fehler vermeiden und die Best Practices befolgen. Sie können Ihre Projektleistung und -qualität verbessern, indem Sie vorausschauend planen, Aufgaben priorisieren, den Umfang verwalten, den Fortschritt überwachen und Risiken managen. Sie können auch Ihre Projektkommunikation und -zusammenarbeit verbessern, indem Sie Ihr Team und Ihre Stakeholder einbeziehen und sie auf dem Laufenden halten und engagieren. Auf diese Weise können Sie Ihr Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den Spezifikationen und Erwartungen liefern.