Erfahren Sie, wie Sie Ihr Konferenzbudget ausgleichen und Ihren Sponsoren und Teilnehmern einen Mehrwert bieten können. Finden Sie heraus, wie Sie sie einbeziehen, Flexibilität bieten, Möglichkeiten schaffen und Feedback einholen können.

One of my favorite ways to create value for a client or sponsor is by listening. Learning about their business and event goals, what they would like to achieve in the conference, and any anecdotes about their brand and what makes them unique, special and how they serve their clients. That information allows our production teams to create innovative opportunities (custom booth activations, added signage or digital opportunities, vendor referrals, networking opportunities, etc) that contribute to many goals: revenue, relationship building, brand recognition and loyalty.

Wie können Sie Sponsoren und Teilnehmer in Ihr Konferenzbudget einbinden?

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Die Planung einer Konferenz ist eine komplexe und herausfordernde Aufgabe, insbesondere wenn es um die Verwaltung des Budgets geht. Sie müssen die Kosten und Einnahmen Ihrer Veranstaltung ausbalancieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie Ihren Sponsoren und Teilnehmern einen Mehrwert und Zufriedenheit bieten. Wie können Sie sie in Ihr Konferenzbudget einbinden und ihnen das Gefühl geben, in Ihren Erfolg investiert zu sein? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können.

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Kaitlynne Grice

Project Leadership at Brand Apart | Creating new, bold and unconventional ways for people to love brands | Career Event…

1 Setzen Sie sich klare Ziele und Erwartungen

Bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Budget beginnen, müssen Sie die Ziele und Erwartungen an Ihre Konferenz definieren. Was sind die Hauptziele, Themen und Ergebnisse Ihrer Veranstaltung? Wer sind Ihre Zielgruppe, Referenten und Partner? Wie werden Sie die Wirkung und den Return on Investment Ihrer Konferenz messen? Wenn Sie Ihren Sponsoren und Teilnehmern diese Aspekte vermitteln, können sie den Zweck und den Wert Ihrer Veranstaltung besser verstehen und wissen, wie ihre Unterstützung und Teilnahme dazu beitragen wird.

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Kaitlynne Grice

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Sponsors and attendees have something in common lately: they don't want to sign up for the same old stale trade show. They want to experience something new, and they want it to be valuable and cost efficient. The best way to align on delivering this experience is stakeholders defining, understanding, and agreeing upon event strategy, KPI's, and guest demographic (who is driving revenue? who are we targeting?). From there, budgeting becomes a strategic, shared goal actioned amongst key project drivers; and sponsorships become true, long lasting partnerships.

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2 Beziehen Sie sie in den Budgetprozess ein

Eine Möglichkeit, Ihre Sponsoren und Teilnehmer in Ihr Konferenzbudget einzubeziehen, besteht darin, sie in den Budgetprozess einzubeziehen. Sie können dies tun, indem Sie ihr Feedback, ihren Input und ihre Vorschläge zu verschiedenen Aspekten Ihrer Veranstaltung einholen, z. B. zum Veranstaltungsort, zur Tagesordnung, zu den Referenten, zum Catering, zum Marketing und zur Anmeldung. Sie können Umfragen, Abstimmungen, Interviews oder Fokusgruppen verwenden, um ihre Meinungen und Vorlieben zu sammeln. Dies wird Ihnen helfen, Ihr Budget auf ihre Bedürfnisse und Erwartungen zuzuschneiden und ihnen zu zeigen, dass Sie sich für ihre Ansichten und Erfahrungen interessieren.

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Kaitlynne Grice

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One thing I've found helpful in the budget education process is presenting a client with their “dream” line item, and taking them through each element, line by line. This allows the client to understand the opportunity cost, and to assess the ROI on a particular line item. Often times, this leads to a needed value realignment and budget reallocation to a better suited event expenditure.

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3 Bieten Sie eine flexible und transparente Preisgestaltung

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Sponsoren und Teilnehmer in Ihr Konferenzbudget einzubinden, besteht darin, flexible und transparente Preise anzubieten. Sie können dies tun, indem Sie verschiedene Optionen und Pakete für Ihre Sponsoring- und Registrierungsgebühren anbieten, je nachdem, wie hoch die Vorteile, die Bekanntheit und der Zugang sind, die sie erhalten möchten. Sie können auch Rabatte, Anreize oder Stipendien für Frühaufsteher, Empfehlungen oder bestimmte Gruppen anbieten. Darüber hinaus können Sie transparent sein, wie Sie Ihr Budget zuweisen und ausgeben und wie Sie Ihre Einnahmen generieren und verteilen. Sie können diese Informationen über Ihre Website, Ihren Newsletter, Ihre sozialen Medien oder Ihre Berichte weitergeben. Dies wird Ihnen helfen, Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Ihren Sponsoren und Teilnehmern aufzubauen und auch Ihre Rechenschaftspflicht und Verantwortung zu demonstrieren.

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4 Schaffen Sie Mehrwertmöglichkeiten

Eine dritte Möglichkeit, Ihre Sponsoren und Teilnehmer in Ihr Konferenzbudget einzubinden, besteht darin, Mehrwertmöglichkeiten zu schaffen. Sie können dies tun, indem Sie zusätzliche Dienstleistungen, Produkte oder Erlebnisse entwerfen und bereitstellen, die den Wert und die Zufriedenheit Ihrer Veranstaltung steigern. Sie können beispielsweise Networking-Sitzungen, Workshops, Mentoring-Programme oder Online-Plattformen für Ihre Sponsoren und Teilnehmer anbieten, um sich zu vernetzen, zu lernen und zusammenzuarbeiten. Sie können Ihren Sponsoren und Teilnehmern auch Markenartikel, digitale Inhalte oder Zertifikate anbieten, um ihr Engagement und ihre Leistungen zu präsentieren. Diese Möglichkeiten helfen Ihnen, Ihre Einnahmequellen zu steigern und Loyalität und Fürsprache bei Ihren Sponsoren und Teilnehmern zu schaffen.

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Kaitlynne Grice

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MIKE DUSEBERG

Fun, Guaranteed: Engaging, Amazing, and Entertaining Fortune500 Executives & Top100 Golf Clubs
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Ultimately, sponsorship is a form of advertising. Sponsors want to be able to draw a straight line from their investment to either a leading indicator of revenue or actual revenue. We've built into our events a process whereby attendees literally walk up to the sponsors' representatives and thank them for sponsoring the event. We also offer simple training, so the reps can turn these moments into prospecting conversations. Most sponsors don't track the number of conversations they start this way, but the increase - compared to putting their logo on a sign or the napkins - is monumental.

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5 Feedback einholen und Verbesserungen einholen

Eine letzte Möglichkeit, Ihre Sponsoren und Teilnehmer in Ihr Konferenzbudget einzubinden, besteht darin, Feedback und Verbesserungen einzuholen. Sie können dies tun, indem Sie sie bitten, verschiedene Aspekte Ihrer Veranstaltung zu bewerten und zu bewerten, z. B. die Qualität, Relevanz, Wirkung und Zufriedenheit Ihrer Konferenz. Sie können Umfragen, Erfahrungsberichte, Bewertungen oder Analysen verwenden, um ihr Feedback zu sammeln und zu analysieren. Sie können sie auch bitten, ihre Vorschläge, Empfehlungen oder Verbesserungsideen mitzuteilen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Budgetleistung zu bewerten und zu verbessern, und ihnen zeigen, dass Sie ihre Meinungen und Erkenntnisse schätzen und respektieren.

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1 Setzen Sie sich klare Ziele und Erwartungen

2 Beziehen Sie sie in den Budgetprozess ein

3 Bieten Sie eine flexible und transparente Preisgestaltung

4 Schaffen Sie Mehrwertmöglichkeiten

5 Feedback einholen und Verbesserungen einholen

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2 Beziehen Sie sie in den Budgetprozess ein

3 Bieten Sie eine flexible und transparente Preisgestaltung

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