Wie können Sie die Datengenauigkeit und -konsistenz mit einer Software zur Integration der Gehaltsabrechnung sicherstellen?

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Die Gewährleistung der Datengenauigkeit und -konsistenz ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es um die Gehaltsabrechnung geht. Die Software zur Integration der Gehaltsabrechnung, die verschiedene Datenquellen und Systeme zur Verwaltung der Mitarbeitervergütung kombiniert, muss zuverlässig sein, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Indem Sie verstehen, wie Sie Business Intelligence nutzen können (BI) Innerhalb dieser Systeme können Sie die Integrität Ihrer Gehaltsabrechnungsdaten aufrechterhalten und fundierte Entscheidungen treffen. In diesem Artikel werden die wichtigsten Strategien zur Verbesserung der Datengenauigkeit und -konsistenz mithilfe von Software zur Integration der Gehaltsabrechnung untersucht.

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Jonathan Mifsud

Empowering Payroll Bureaus & SMEs to pay accurately through world-class HR & Payroll software

1 Datenüberprüfung

Um die Genauigkeit Ihrer Gehaltsabrechnungsdaten zu erhalten, ist die Implementierung robuster Datenvalidierungsregeln unerlässlich. Diese Regeln stellen sicher, dass nur korrekte und konsistente Daten in Ihr Abrechnungssystem gelangen. Wenn Sie beispielsweise Einschränkungen einrichten, die die Eingabe negativer Arbeitsstunden oder Gehälter unter dem Mindestlohn verhindern, können Fehler erkannt werden, bevor sie sich auf Ihre Gehaltsabrechnung auswirken. Erwägen Sie außerdem die Verwendung automatisierter Warnungen, um Sie zu benachrichtigen, wenn Daten außerhalb der festgelegten Parameter liegen, um zeitnahe Korrekturen zu ermöglichen.

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Jonathan Mifsud

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If you're working in larger organisations; Ideally you have pre-set grades and salary ranges. Those play a key part in identifying errors. We always recommend checking a change report; alongside a joiner and leaver report before each payroll. They are key tools that you can use within your validation process. We regularly encounter clients who with a simple mistake pay someone 10x what they are due, simply because validation steps are missing.

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2 Regelmäßige Audits

Die Durchführung regelmäßiger Audits Ihrer Gehaltsabrechnungsdaten ist ein weiterer wichtiger Schritt, um deren Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Daten mit Datensätzen aus anderen Systemen übereinstimmen, z. B. Zeiterfassung oder Personalwesen. Dies hilft nicht nur, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen, sondern auch die Zuverlässigkeit Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu stärken. Audits können bis zu einem gewissen Grad automatisiert werden, aber eine manuelle Überprüfung durch einen geschulten Fachmann fügt eine zusätzliche Kontrollebene hinzu.

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Jonathan Mifsud

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In Payroll unfortunately data audits do not happen as much as they should. One key area that tends to fail is the quality of data provided; in fact this is the most frustrating area for most payroll people, and beyond that they get to be blamed for errors. Ensuring that data ownership is taken from the employee, and onto the business, what we call "The Payroll Trinity" is critical to ensure payroll is correct. However, having the right tools and systems in place help. In the UK HMRC notifies your payroll software directly of any key tax changes. While many systems can help identify data discrepancies and anomalies.

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3 Zentralisierte Daten

Die Zentralisierung Ihrer Daten ist eine leistungsstarke Möglichkeit, die Konsistenz Ihrer Gehaltsabrechnungsvorgänge zu verbessern. Durch eine einzige Quelle der Wahrheit eliminieren Sie das Risiko von Diskrepanzen, die bei der Verwaltung von Daten über mehrere Plattformen hinweg auftreten können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegrationssoftware nahtlos mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen verbunden werden kann, um Daten in Echtzeit zu synchronisieren und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Doppelungen zu verringern.

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4 Anwenderschulung

Eine angemessene Benutzerschulung ist entscheidend, um menschliche Fehler zu vermeiden, die die Datengenauigkeit beeinträchtigen können. Stellen Sie sicher, dass alle an der Lohn- und Gehaltsabrechnung Beteiligten verstehen, wie die Integrationssoftware richtig verwendet wird. Bieten Sie umfassende Schulungen an, die häufige Fallstricke und Best Practices abdecken. Ermutigen Sie zu Fragen und bieten Sie Unterstützung, um sicherzustellen, dass sich die Benutzer sicher im Umgang mit der Software fühlen, was wiederum die Datenintegrität verbessert.

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5 Software-Updates

Die Aktualisierung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegrationssoftware ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit. Softwareentwickler veröffentlichen regelmäßig Updates, die bekannte Fehler beheben und Funktionalitäten verbessern. Indem Sie mit diesen Updates auf dem Laufenden bleiben, stellen Sie sicher, dass Ihr System mit den neuesten Tools ausgestattet ist, um Ihre Gehaltsabrechnungsdaten effektiv zu verwalten. Planen Sie regelmäßige Wartungsfenster, um Updates anzuwenden, und testen Sie das System, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.

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Jonathan Mifsud

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The ideal way to remain up to date with payroll software updates is simple. Ensure that you are using a cloud payroll product. These are regularly updated all year round, ensuring you do not have to manage the security of the software and that you're always on the latest version. This reduces risk, if your provider is also taking care of compliance. A cloud solution would also scale up with your business needs, and reduces the workload on your IT team. Before committing, also ensure that the payroll software provides detailed information on all their updates, as there's nothing worse than finding surprises with no way to understand what has changed.

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6 Rückkopplungsschleife

Die Einrichtung einer Feedbackschleife ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Prozess zur Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen kontinuierlich zu verbessern. Ermutigen Sie Benutzer, Probleme oder Inkonsistenzen zu melden, die bei der Gehaltsabrechnungsintegrationssoftware auftreten. Dieses Feedback kann dazu beitragen, Muster oder wiederkehrende Probleme zu erkennen, die bei regelmäßigen Audits möglicherweise nicht offensichtlich sind. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre Prozesse zu verfeinern und die allgemeine Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Gehaltsabrechnungsdaten zu verbessern.

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1 Datenüberprüfung

2 Regelmäßige Audits

3 Zentralisierte Daten

4 Anwenderschulung

5 Software-Updates

6 Rückkopplungsschleife

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