Der erste Schritt zur effektiven Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern besteht darin, die richtigen Tools für Ihre Bedürfnisse auszuwählen. Je nach Art und Häufigkeit der Kommunikation können Sie verschiedene Tools wie E-Mail, Chat, Videokonferenzen, Projektmanagement-Software oder Cloud-Speicher verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich einig sind, welche Tools verwendet werden sollen, wie Sie darauf zugreifen und wie Sie Probleme beheben können. Berücksichtigen Sie auch die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kompatibilität der von Ihnen verwendeten Tools.
In a physical office, you can quickly switch between a quick chat, a scheduled meeting, or a detailed email depending on the situation. Remote communication requires a bit more intentionality. Here's the key: Use project management tools like ProofHub with chat features or instant messaging platforms. These are great for real-time back-and-forth and keeping everyone on the same page. Moreover, everyone has access to the latest information, reducing confusion and keeping everyone on the same page. Schedule video calls. Seeing facial expressions and body language helps with clear communication and fosters a sense of connection. It's also great for complex topics or brainstorming sessions where visual aids might be helpful.
To boost productivity and streamline communication across projects, consider the following guidelines & write them down as a team contract for using your tools. Here's an example: Jira & Google Workspace (Docs, Sheets): Ideal for tracking work progress. @mentions: Aim for same-day responses. Task assignments: Respond when you start working on it. Slack: Great for quick, team-wide updates. @mentions and urgent issues: Respond within the day. General messages: Response times can be flexible. Email: Suitable for non-urgent communications. Expected response: Within the same day to a few days. Phone Calls: Reserved for immediate concerns. Response time: Within minutes to hours.
It is really important to have the right tools in place in my case I would recomment Microsoft Teams to work with remote workers. Make sure you work in the same team share files in the team. And make meetings from the channel so that everyone can join at any time
My top three would be: Communication is key. Set up a collaborative workspace. Set clear and healthy working boundaries. The key to clear communication with collaborators is to ensure that before you get started you establish a clear central channel for you all to share ideas on and stay updated.
Existe diferentes plataformas on line de poder conectarnos con los colaboradores. En caso, no funcione existe el whatsapp, plataformas propias de la empresa reforzandolo con dias de integracion
Der zweite Schritt, um effektiv mit Remote-Mitarbeitern zu kommunizieren, besteht darin, klare Ziele und Erwartungen für Ihr Projekt oder Ihre Aufgabe festzulegen. Dies bedeutet, dass der Umfang, der Zeitplan, die zu erbringenden Ergebnisse, die Rollen und die Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters definiert werden müssen. Sie sollten sich auch darauf einigen, wie Sie den Fortschritt messen, Feedback geben und Konflikte lösen können. Indem Sie klare Ziele und Erwartungen festlegen, können Sie Verwirrung, Frustration und Doppelarbeit vermeiden.
Der dritte Schritt, um effektiv mit Remote-Mitarbeitern zu kommunizieren, besteht darin, regelmäßig und respektvoll zu kommunizieren. Das bedeutet, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben, sie über Ihren Status auf dem Laufenden halten, um Hilfe bitten und ihre Beiträge anerkennen. Sie sollten auch respektvoll mit ihrer Zeit, Kultur und ihren Vorlieben umgehen. Sie sollten es beispielsweise vermeiden, Nachrichten zu ungeraden Zeiten zu senden, Jargon oder Slang zu verwenden oder Annahmen zu treffen. Stattdessen sollten Sie eine klare, prägnante und höfliche Sprache verwenden und auf Verständnis achten.
In my experience, respect, goodwill, company culture are critical to create an environment where the employees feel free to communicate regularly. When working remotely, communication might be the first thing that is complicated, even inexistent, and then the working flow is altered. Whatever the tools, you need to ensure that any person speak when they feel it and encourage cross-team communication, cross-projects etc. Do not hesitate to make regular feedback and on-going projects status. I often realised when working remotely that I have no idea what my colleague are working on or where the project is going. It is important to create specific meetings to update team members and encourage spontaneous communication between each other.
Der vierte Schritt zur effektiven Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern besteht darin, mehrere Kommunikationsmodi zu verwenden. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Formate und Kanäle verwenden, um Ihre Botschaft zu vermitteln, z. B. Text, Audio, Video oder Bildmaterial. Durch die Verwendung mehrerer Kommunikationsmodi können Sie Ihre Klarheit verbessern, Ihren Ton ausdrücken und Ihr Publikum ansprechen. Sie können z. B. Text für einfache Aktualisierungen, Audio für Brainstorming, Video für Präsentationen und Bildmaterial für Daten verwenden.
Multiple modes of communication? Yes. Multiple platforms for communication? No. If your communication is spread out across Teams, Slack, Google, and/or other various platforms, things will inevitably slip through the cracks.
Der fünfte Schritt, um effektiv mit Remote-Mitarbeitern zu kommunizieren, besteht darin, Vielfalt und Inklusivität zu fördern. Das bedeutet, dass Sie die unterschiedlichen Hintergründe, Perspektiven und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter anerkennen und wertschätzen. Sie sollten auch die potenziellen Barrieren und Vorurteile berücksichtigen, die Ihre Kommunikation beeinträchtigen können, wie z. B. Sprache, Kultur oder Zugänglichkeit. Indem Sie Vielfalt und Inklusivität fördern, können Sie ein positives und produktives Arbeitsumfeld fördern und voneinander lernen.
Der sechste Schritt, um effektiv mit Remote-Mitarbeitern zu kommunizieren, besteht darin, Feedback und Verbesserungen einzuholen. Das bedeutet, dass Sie konstruktives Feedback zu Ihren Kommunikationsfähigkeiten, -methoden und -ergebnissen einholen und geben müssen. Sie sollten auch offen dafür sein, neue Tools, Techniken und Best Practices zu erlernen, um Ihre Kommunikation zu verbessern. Indem Sie Feedback und Verbesserungen einholen, können Sie Ihre Stärken und Schwächen identifizieren, Probleme angehen und Ihre Leistung verbessern.
Bei aller Tool-Verliebtheit und Überlegungen zu bestmöglicher Produktivität, finde ich es wichtig, zwischendurch auch mal zu horchen wie es den Kolleg:innen geht. Das kann ein kurzer Anruf aus dem Auto ohne speziellen Grund sein. Ganz ohne Agenda und Outlook-Termineinladung. Ja, ich weiß, dass mancher keinen Smalltalk mag. Irgendwo muss es aber ja entstehen, das freundliche Miteinander...