Wie verhandeln Sie mit Catering-Anbietern und vermeiden versteckte Gebühren oder Kosten?

1 Kennen Sie Ihre Bedürfnisse und Erwartungen

Bevor Sie sich an einen Catering-Anbieter wenden, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie brauchen und von ihm erwarten. Wie viele Gäste erwarten Sie? Wie hoch ist Ihr Budget? Welche Art von Menü und Servicestil wünschen Sie? Haben Sie diätetische Einschränkungen oder besondere Wünsche? Benötigen Sie Ausrüstung, Personal oder Lizenzen? Wenn Sie diese Details bereithalten, können Sie Ihre Optionen eingrenzen und Angebote leichter vergleichen.

2 Recherchieren Sie und vergleichen Sie Angebote

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse und Erwartungen definiert haben, sollten Sie einige Nachforschungen anstellen und Angebote von verschiedenen Catering-Anbietern vergleichen. Suchen Sie nach Bewertungen, Erfahrungsberichten und Empfehlungen von früheren Kunden oder anderen Veranstaltungsplanern. Fragen Sie bei jedem Anbieter nach Mustern, Menüs und Verträgen und überprüfen Sie diese sorgfältig. Achten Sie auf die Qualität, Quantität und Vielfalt der Speisen und Getränke, das Serviceniveau und die Professionalität sowie die Vertragsbedingungen. Suchen Sie nach versteckten Gebühren oder Kosten, wie z. B. Liefer-, Einrichtungs-, Reinigungs-, Korken-, Trinkgeld-, Überstunden- oder Stornierungsgebühren. Verhandeln Sie diese Gebühren oder bitten Sie nach Möglichkeit um Rabatte oder Verzichtserklärungen.

3 Kommunizieren Sie klar und häufig

Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Verhandlung und Durchführung des Caterings. Sie sollten klar und häufig mit dem von Ihnen gewählten Anbieter kommunizieren und alle Details und Erwartungen schriftlich bestätigen. Sie sollten sie auch über alle Änderungen oder Probleme informieren, die vor oder während der Veranstaltung auftreten können, wie z. B. die Anzahl der Gäste, die Menüeinstellungen, das Layout des Veranstaltungsortes oder die Wetterbedingungen. Sie sollten sich auch während der Veranstaltung regelmäßig bei ihnen melden, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft, und auf Bedenken oder Feedback eingehen.

4 Seien Sie flexibel und realistisch

Während Sie das beste Angebot und den besten Service von Ihrem Catering-Anbieter erhalten möchten, sollten Sie auch flexibel und realistisch in Bezug auf Ihre Erwartungen und Anforderungen sein. Sie sollten verstehen, dass Catering ein komplexes und dynamisches Geschäft ist, das viele Variablen und Faktoren umfasst, die den Preis und die Qualität der Speisen und Getränke beeinflussen können. Sie sollten auch das Fachwissen und die Erfahrung des Anbieters respektieren und darauf vertrauen, dass er hält, was er versprochen hat. Sie sollten auch darauf vorbereitet sein, mit unvorhergesehenen Herausforderungen oder Notfällen umzugehen, die während der Veranstaltung auftreten können, wie z. B. Lebensmittelknappheit, Verzögerungen oder Beschwerden.

5 Zeigen Sie Wertschätzung und Feedback

Schließlich sollten Sie Ihrem Catering-Anbieter nach der Veranstaltung Wertschätzung und Feedback zeigen. Sie sollten ihnen für ihre harte Arbeit und ihren Service danken und sie pünktlich und fair bezahlen. Sie sollten ihnen auch ehrliches und konstruktives Feedback darüber geben, was Ihnen an ihren Speisen und Getränken, ihrem Service und ihrem Vertrag gefallen hat und was nicht. Sie sollten auch Ihre positiven Erfahrungen teilen und sie anderen empfehlen, die ihre Dienste in Zukunft benötigen könnten.