Was sind die gängigen Druck-Audit- und Bewertungsinstrumente und -methoden?

2 Was sind die gängigen Druck-Audit- und Bewertungsinstrumente und -methoden?

Für die Durchführung eines Druckaudits und einer Bewertung stehen verschiedene Tools und Methoden zur Verfügung, je nach Umfang, Umfang und Zielen Ihres MPS-Projekts. Druckverwaltungssoftware kann Daten von Ihren vernetzten Druckgeräten sammeln und analysieren, z. B. Gerätestatus, Nutzung, Verbrauchsmaterialien und Fehler. Es kann auch Berichte und Dashboards bereitstellen, die Ihnen helfen, Ihre Druckumgebung zu visualisieren. Tools zur Geräteerkennung können Ihr Netzwerk scannen, um alle angeschlossenen Druckgeräte zu identifizieren, einschließlich Modelle, Seriennummern, IP-Adressen und Standorte. Auf diese Weise wird ein genaues Inventar Ihrer Druckressourcen erstellt und nicht autorisierte oder redundante Geräte erkannt. Bei Benutzerumfragen und Interviews wird Feedback von Druckanwendern eingeholt, um deren Bedürfnisse, Vorlieben, Herausforderungen und Erwartungen zu verstehen. Dies wird auch dazu beitragen, die Zufriedenheit mit den aktuellen Druckdienstleistungen zu bewerten. Die Workflow-Analyse umfasst die Abbildung und Bewertung druckbezogener Workflows, um Ineffizienzen, Engpässe, Risiken oder Lücken in Prozessen und Richtlinien zu identifizieren.

3 Wie bereite ich mich auf ein Druckaudit und eine Bewertung vor?

Eine Druckprüfung und -bewertung ist ein kollaborativer Prozess, der die Einbeziehung und Unterstützung verschiedener Beteiligter in Ihrem Unternehmen erfordert, z. B. IT, Finanzen, Betrieb und Endbenutzer. Um sich auf ein Druckaudit und eine Bewertung vorzubereiten, sollten Sie zunächst Ihre Ziele und Erwartungen definieren. Überlegen Sie sich die wichtigsten Probleme oder Chancen, die Sie mit Ihrem MPS-Projekt angehen möchten, die wichtigsten Leistungsindikatoren, die Sie messen und verbessern möchten, sowie die erwarteten Vorteile und Ergebnisse Ihres MPS-Projekts. Wählen Sie als Nächstes die am besten geeigneten Tools und Methoden für die Durchführung Ihres Druckaudits und Ihrer Bewertung aus. Legen Sie fest, wie Sie die Daten sammeln, analysieren und berichten möchten, sowie die Ressourcen und Zeitrahmen, die für jedes Tool und jede Methode erforderlich sind. Kommunizieren und schulen Sie Ihre Stakeholder über den Zweck und den Prozess Ihres Druckaudits und Ihrer Bewertung. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bedenken oder Fragen ansprechen, die sie möglicherweise haben, um ihre Zusammenarbeit und Teilnahme sicherzustellen.

4 Wie führe ich ein Druckaudit und eine Bewertung durch?

Ein Print-Audit und -Assessment ist ein strukturierter und systematischer Prozess mit vier Phasen: Datenerfassung, Datenanalyse, Datenpräsentation und Datenvalidierung. Während der Datenerfassung sollten Sie Tools und Methoden verwenden, um genaue, vollständige, konsistente und relevante Daten von Ihren Druckgeräten, Benutzern und Workflows zu sammeln. Verwenden Sie dann eine Druckmanagement-Software oder andere Tools, um die Daten in der Datenanalysephase zu verarbeiten und zu interpretieren. Verwenden Sie während der Datenpräsentationsphase Berichte, Dashboards, Diagramme oder andere Formate, um die Ergebnisse Ihrer Datenanalyse zu kommunizieren und zu visualisieren. Überprüfen und bestätigen Sie schließlich in der Datenvalidierungsphase die Richtigkeit Ihrer Daten und Ergebnisse, indem Sie sie auf Fehler oder Inkonsistenzen überprüfen. Holen Sie außerdem Feedback von Stakeholdern ein, um sicherzustellen, dass Ihre Daten ihre Realität und Erwartungen widerspiegeln.

5 Wie können Sie die Ergebnisse Ihres Druckaudits und Ihrer Bewertung nutzen?

Die Ergebnisse Ihres Druckaudits und Ihrer Bewertung sind für Ihr MPS-Projekt von entscheidender Bedeutung, da sie ein klares Bild Ihrer aktuellen Druckumgebung und eine Roadmap für das Erreichen Ihrer gewünschten Druckumgebung liefern. Sie können die Ergebnisse verwenden, um Ihre MPS-Strategie zu definieren, eine Lösung zu entwerfen, die Lösung zu implementieren und sie zu überwachen und zu optimieren. Berücksichtigen Sie bei der Definition Ihrer MPS-Strategie Ihre Ziele, Erwartungen und Chancen. Berücksichtigen Sie beim Entwerfen der Lösung Ihre Druckgeräte, Benutzer und Workflows. Berücksichtigen Sie bei der Implementierung der Lösung Ihre Ressourcen, Zeitrahmen und Risiken. Berücksichtigen Sie bei der Überwachung und Optimierung der Lösung Ihre KPIs, Benchmarks und Ihr Feedback. Dies wird Ihnen helfen, Ihre MPS-Strategie mit Ihrer Geschäftsstrategie und -vision in Einklang zu bringen. Integration der Lösung in bestehende Systeme und Prozesse; Verwalten Sie den Wechsel von der aktuellen zur gewünschten Druckumgebung; die Leistung zu messen und zu bewerten; Identifizierung von Verbesserungen; und passen Sie die Lösung entsprechend an.