Was tun Sie, wenn Ihr Geschäftsprozessmanagement automatisiert werden muss?

1 Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist die Verwendung von Softwaretools und -technologien zur Ausführung von Aufgaben, die sich wiederholen, regelbasiert oder anfällig für menschliche Fehler sind, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die Prozessautomatisierung kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Genauigkeit zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Einige Beispiele für Prozesse, die automatisiert werden können, sind Rechnungsverarbeitung, Kundendienstanfragen, Dateneingabe, Berichterstellung und E-Mail-Marketing.

2 Warum brauchen Sie Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung kann Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten, wie z. B. die Steigerung der Produktivität, die Verbesserung der Qualität, die Steigerung der Agilität und die Steigerung der Zufriedenheit. Durch die Automatisierung mühsamer oder geringwertiger Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf kreativere oder komplexere Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus eliminiert die Automatisierung menschliche Fehler und Inkonsistenzen, sodass die Ergebnisse genau, konform und zeitnah sind. Darüber hinaus rationalisiert und standardisiert es Arbeitsabläufe, um die Anpassung an sich ändernde Kundenbedürfnisse oder Marktbedingungen einfacher und schneller zu gestalten. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung Unternehmen, ihren Kunden schnellere, bessere und personalisiertere Dienstleistungen anzubieten und so ihre Loyalität und Bindung zu verbessern. Schließlich ermöglicht die Automatisierung den Mitarbeitern sinnvollere und lohnendere Arbeit und steigert ihr Engagement und ihre Motivation.

3 Wie identifizieren Sie Prozesse für die Automatisierung?

Bei der Beurteilung, welche Prozesse für die Automatisierung geeignet sind, sollten Sie Ihren aktuellen Zustand analysieren und die Schwachstellen, Lücken oder Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Häufigkeit, Volumen, Komplexität, Variabilität und Auswirkungen sind alles Kriterien, die Ihnen helfen können, Prozesse für die Automatisierung zu priorisieren. So haben Prozesse, die häufiger auftreten, ein höheres Automatisierungspotenzial. Ebenso lassen sich Prozesse mit höheren Volumina und geringerer Komplexität leichter automatisieren. Darüber hinaus sind Prozesse mit geringerer Variabilität und höheren Auswirkungen wertvoller zu automatisieren.

4 Wie gestalten Sie Prozesse für die Automatisierung?

Bei der Auswahl von Prozessen für die Automatisierung müssen Sie diese klar, logisch und effizient gestalten. Dazu sollten Sie zunächst den aktuellen Zustand abbilden, indem Sie die vorhandenen Schritte, Eingaben, Ausgaben, Rollen und Systeme dokumentieren. Sie können Tools wie Flussdiagramme oder Diagramme verwenden, um den Prozess zu visualisieren. Verwenden Sie als Nächstes Techniken wie Ursachenanalyse oder Wertstromanalyse, um Bereiche zu identifizieren, in denen die Automatisierung Verschwendung, Fehler oder Verzögerungen reduzieren kann. Definieren Sie dann den zukünftigen Zustand, indem Sie die gewünschten Schritte, Eingaben, Ausgänge, Rollen und Systeme angeben, die nach der Automatisierung am Prozess beteiligt sind. Sie können Tools wie Mockups oder Simulationen verwenden, um den Prozess zu testen. Dokumentieren Sie schließlich die funktionalen, technischen und geschäftlichen Anforderungen an die Prozessautomatisierung mit Tools wie User Stories oder Use Cases.

5 Wie implementieren Sie Prozesse für die Automatisierung?

Sobald Sie Prozesse für die Automatisierung entworfen haben, müssen Sie diese mit den richtigen Softwaretools und Technologien implementieren. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine Option, die zum Automatisieren einfacher, strukturierter und regelbasierter Aufgaben wie Kopieren und Einfügen von Daten oder Ausfüllen von Formularen verwendet werden kann. Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine weitere Option, die zum Automatisieren komplexer, dynamischer und kollaborativer Aufgaben verwendet werden kann, z. B. zum Genehmigen von Anforderungen oder zum Verwalten von Workflows. Künstliche Intelligenz (Künstliche Intelligenz) ist auch eine praktikable Option für die Automatisierung unstrukturierter, variabler oder kognitiver Aufgaben, wie z. B. das Verstehen von Sprache oder das Treffen von Entscheidungen.

6 Wie überwachen und verbessern Sie Prozesse für die Automatisierung?

Sobald Sie Prozesse für die Automatisierung implementiert haben, ist es wichtig, sie zu überwachen und zu verbessern, um sicherzustellen, dass sie die erwarteten Ergebnisse liefern und den sich ändernden Anforderungen gerecht werden. Dazu sollten Sie die Leistung messen, indem Sie wichtige Leistungsindikatoren verfolgen und analysieren (Kennzahlen) und Metriken, die Effizienz, Qualität und Agilität widerspiegeln. Darüber hinaus sollten Sie die Ergebnisse bewerten, indem Sie die tatsächlichen Ergebnisse mit den erwarteten Ergebnissen vergleichen und Lücken, Probleme oder Risiken identifizieren. Schließlich können Sie notwendige Änderungen an den Prozessen, der Software oder den Systemen vornehmen, um die Lücken, Probleme oder Risiken zu beheben. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihre Automatisierungsreise beginnen und die Vorteile der Prozessautomatisierung nutzen.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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