Was sind die effizientesten Rechnungsverarbeitungs-Workflows für Shared Services?

1 Zentralisiertes Scannen und Datenerfassung

Einer der ersten Schritte zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung besteht darin, das Scannen und die Datenerfassung von Papierrechnungen zu zentralisieren. Dies kann Ihnen helfen, die manuelle Dateneingabe zu eliminieren, Fehler zu reduzieren und den Validierungs- und Genehmigungsprozess zu beschleunigen. Sie können die optische Zeichenerkennung verwenden (OCR) Software zum automatischen Extrahieren von Schlüsselinformationen aus gescannten Rechnungen, wie z. B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferantenname und Bestellnummer. Sie können die OCR-Software auch in Ihre Warenwirtschaft integrieren (ERP) System oder Buchhaltungssoftware, um die Rechnungsdaten mit den vorhandenen Aufzeichnungen abzugleichen und etwaige Diskrepanzen oder Ausnahmen zu kennzeichnen.

3 Elektronische Rechnungsstellung und Zahlung

Eine dritte Möglichkeit zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung ist die Einführung elektronischer Rechnungsstellung und Zahlungsmethoden wie E-Invoicing oder elektronischer Überweisung (MOLCH). E-Invoicing ist ein Prozess, bei dem Sie Rechnungen elektronisch empfangen und versenden, entweder über ein Webportal, eine E-Mail oder ein Netzwerk. Dies kann Ihnen helfen, den Papierverbrauch, die Portokosten und den Lagerplatz zu reduzieren und die Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Compliance zu verbessern. EFT ist ein Prozess, bei dem Sie Ihre Lieferanten elektronisch bezahlen, entweder per Banküberweisung, Kreditkarte oder digitaler Geldbörse. Dies kann Ihnen helfen, Bearbeitungsgebühren zu senken, verspätete Zahlungen zu vermeiden und das Cashflow-Management zu verbessern.

4 Workflow-Management und -Analyse

Eine vierte Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung zu verbessern, ist der Einsatz von Workflow-Management- und Analysetools wie Workflow-Software oder Dashboards. Workflow-Software ist ein Tool, mit dem Sie die Rechnungsverarbeitungsschritte wie Validierung, Genehmigung, Buchung und Zahlung automatisieren und überwachen können. Dies kann Ihnen helfen, manuelle Eingriffe zu reduzieren, Geschäftsregeln durchzusetzen und den Status und die Leistung jeder Rechnung zu verfolgen. Dashboards sind Tools, mit denen Sie die Daten der Rechnungsverarbeitung visualisieren und analysieren können, z. B. Volumen, Zykluszeit, Genauigkeit, Kosten und Compliance. Dies kann Ihnen helfen, Engpässe, Trends und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

5 Kontinuierliche Verbesserung und Best Practices

Eine fünfte Möglichkeit, eine hervorragende Rechnungsverarbeitung zu erreichen, ist die Implementierung kontinuierlicher Verbesserungen und Best Practices wie Benchmarking, Feedback und Schulungen. Benchmarking ist ein Prozess, bei dem Sie Ihre Metriken und Praktiken für die Rechnungsverarbeitung mit denen anderer SSCs oder Branchenstandards vergleichen. Dies kann Ihnen helfen, realistische und messbare Ziele zu setzen und Lücken und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Feedback ist ein Prozess, bei dem Sie den Input und die Vorschläge Ihrer internen und externen Stakeholder wie Geschäftseinheiten, Lieferanten und Kunden sammeln und darauf reagieren. Dies kann Ihnen helfen, die Kundenzufriedenheit, Zusammenarbeit und Innovation zu verbessern. Schulungen sind ein Prozess, bei dem Sie Ihre Mitarbeiter für die Rechnungsverarbeitung, wie z. B. Buchhalter, Sachbearbeiter und Manager, schulen und befähigen. Dies kann Ihnen helfen, ihre Fähigkeiten, ihr Wissen und ihre Motivation zu verbessern.

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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