Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten zur Teammoderation mit Strategien für effektives Zeitmanagement und Aufgabenpriorisierung, die für neuen beruflichen Erfolg unerlässlich sind.

Start by creating a clear schedule and setting realistic deadlines for each task. Use time management techniques like the Eisenhower Matrix to categorize tasks based on urgency and importance. Delegate tasks to team members whenever possible to free up your time for more strategic activities. Prioritize tasks that align with the team's goals and objectives, and be flexible to adjust your priorities as needed. By effectively managing your time and prioritizing tasks, you can ensure that the team stays focused, productive, and on track to achieve its goals.

Last updated on 8. Okt. 2024

Hier erfahren Sie, wie Sie als neuer Teamleiter effizient mit der Zeit umgehen und Aufgaben priorisieren können.

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Als neuer Teamleiter ist Ihre Rolle entscheidend, um die Gruppe in Richtung Produktivität und Erfolg zu steuern. Diese Position erfordert eine Mischung aus Führungs-, Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, um die Zeit effektiv zu verwalten und Aufgaben zu priorisieren. Die Fähigkeit, mit diesen Verantwortlichkeiten zu jonglieren, kann anfangs entmutigend sein, aber mit ein paar strategischen Ansätzen können Sie die Kunst der Teammoderation beherrschen und Ihr Team dazu führen, seine Ziele effizient zu erreichen.

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1 Rollen verstehen

Das Verständnis der Rollen und Stärken jedes Teammitglieds ist entscheidend für eine effiziente Aufgabendelegation. Indem Sie erkennen, wer sich in welchen Bereichen auszeichnet, können Sie Verantwortlichkeiten zuweisen, die dem Fachwissen jedes Mitglieds entsprechen. Dies stellt nicht nur sicher, dass Aufgaben effektiver erledigt werden, sondern fördert auch das Gefühl der Eigenverantwortung und Motivation im Team. Es ist wichtig, offene Kommunikationswege zu haben, um die Kapazität und Bereitschaft jeder Person zu verstehen, bestimmte Aufgaben zu übernehmen, was Ihnen hilft, die Arbeitsbelastung des Teams entsprechend zu priorisieren.

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Tanuja Mahajan

Scrum Master@ Capgemini Pune | CSM Certified | SAFe Scrum Master | Payments domain ISO20022 certified | Ex-TechMahindra |
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Start by creating a clear schedule and setting realistic deadlines for each task. Use time management techniques like the Eisenhower Matrix to categorize tasks based on urgency and importance. Delegate tasks to team members whenever possible to free up your time for more strategic activities. Prioritize tasks that align with the team's goals and objectives, and be flexible to adjust your priorities as needed. By effectively managing your time and prioritizing tasks, you can ensure that the team stays focused, productive, and on track to achieve its goals.

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Waqas Khan Niazi

Immigration Officer | Federal Investigation Agency
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By assigning roles aligned with expertise, tasks are completed efficiently, fostering ownership and motivation. Open communication helps gauge capacity and willingness, aiding in prioritizing workload effectively.

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2 Setzen Sie sich klare Ziele

Klare Zielsetzungen sind das Rückgrat einer effektiven Teammoderation. Als Moderator müssen Sie die Ziele des Teams artikulieren und sicherstellen, dass jeder das Endspiel versteht. Diese Klarheit hilft bei der Priorisierung von Aufgaben, da es einfacher wird, zu erkennen, welche Aktivitäten direkt zur Erreichung dieser Ziele beitragen. Ermutigen Sie Ihr Team, größere Ziele in kleinere, überschaubare Aufgaben mit Fristen zu unterteilen, und erstellen Sie eine Roadmap, die die Bemühungen und das Zeitmanagement aller leitet.

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3 Aufgaben priorisieren

Um Aufgaben effektiv zu priorisieren, müssen Sie zwischen dem Dringenden und dem Wichtigen unterscheiden. Verwenden Sie Tools wie die Eisenhower-Matrix, die Aufgaben basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten einteilt. Diese Methode hilft bei der Visualisierung, worauf Sie sich sofort konzentrieren müssen und was für später geplant werden kann. Denken Sie daran, dass nicht alles, was dringend erscheint, für die Ziele Ihres Teams entscheidend ist, also wägen Sie jede Aufgabe gegen Ihre gesetzten Ziele ab, bevor Sie Zeit dafür einplanen.

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Waqas Khan Niazi

Immigration Officer | Federal Investigation Agency
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Prioritizing tasks means distinguishing between urgency and importance. Utilizing tools like the Eisenhower Matrix clarifies where immediate attention is needed versus what can wait. Not all urgent tasks align with team goals, so always evaluate against objectives before dedicating time.

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4 Zeit-Blocking

Time Blocking ist eine leistungsstarke Technik, um den Zeitplan Ihres Teams zu verwalten. Weisen Sie bestimmte Zeitblöcke für verschiedene Arbeitskategorien zu, von tiefgründigen Aufgaben bis hin zu kurzen administrativen Updates. Diese Methode hilft, einen Aufgabenüberlauf zu verhindern und die Auswirkungen von Unterbrechungen auf die Produktivität zu minimieren. Ermutigen Sie Ihr Team, diese Blockaden als Termine mit sich selbst zu respektieren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe innerhalb der vorgesehenen Zeit die ungeteilte Aufmerksamkeit erhält, die sie erfordert.

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Víctor Corrales

Product Director | Conecto tu negocio con los problemas, necesidades y deseos de tus clientes | Autor del libro «Hackea tu Tiempo»
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Time Blocking is best used in batch mode, i.e. grouping similar tasks such as sending emails, responding to slack/teams chats, documentation tasks, etc. In this way, we optimise the cognitive load of task switching and delegate it to Time Block switching. On the other hand, it is important to know one's biorhythms, or at what time of day one is more or less productive, in order to dedicate blocks of time to more difficult, creative tasks or those that require more cognitive effort during the time when one is more productive, and blocks of time that require less effort during the time when one is less productive (in my case, after lunch).

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5 Fortschritt überwachen

Die Überwachung des Fortschritts ist unerlässlich, um mit Zeit und Prioritäten auf Kurs zu bleiben. Implementieren Sie regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team, um den Fortschritt der Aufgaben zu bewerten und die Prioritäten bei Bedarf anzupassen. Nutzen Sie diese Meetings, um eventuell auftretende Engpässe oder Probleme anzugehen und sicherzustellen, dass niemand überfordert ist oder zurückfällt. Diese kontinuierliche Schleife von Feedback und Anpassung wird dazu beitragen, die Dynamik aufrechtzuerhalten und alle auf die Zeitrahmen und Ziele des Teams auszurichten.

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6 Flexibel anpassen

Anpassungsfähigkeit ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Teammoderation. Erkennen Sie, dass sich Prioritäten verschieben, unerwartete Aufgaben auftauchen und Zeitpläne sich ändern können. Bleiben Sie flexibel und bereit, die Situation neu zu bewerten, Aufgaben neu zu priorisieren und die Zeit nach Bedarf neu zu verteilen. Ermutigen Sie Ihr Team, eine ähnliche Anpassungsfähigkeit beizubehalten, und fördern Sie ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem jeder bereit ist, sich zu drehen und Herausforderungen direkt anzugehen.

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7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Ort, an dem Sie Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse austauschen können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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Chantelle Kohn

Educator, Facilitator, Change-maker: learning and unlearning so together, we can create communities where everyone thrives. Currently based on Turrbal and Yuggera Country.
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It can be helpful to create a parking lot of any topics or ideas that come up that aren't directly related to what you're focussing on in the moment. Having a visual place to record the parking lot helps normalize that you can't cover everything and if something isn't directly relevant, put on the lot to explore at a later time. It works best if participants feel that they, along with the facilitator, can add items to the parking lot.

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1 Rollen verstehen

2 Setzen Sie sich klare Ziele

3 Aufgaben priorisieren

4 Zeit-Blocking

5 Fortschritt überwachen

6 Flexibel anpassen

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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2 Setzen Sie sich klare Ziele

3 Aufgaben priorisieren

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