Wie können Sie Beziehungen aufbauen, um den Erfolg von Veranstaltungen mit engen Fristen sicherzustellen?

1 Kennen Sie Ihre Ziele und Prioritäten

Bevor Sie sich an potenzielle Referenten, Sponsoren, Veranstaltungsorte oder Caterer wenden, müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen und was die wichtigsten Aspekte davon sind. Definieren Sie Ihre SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert) und kommunizieren Sie diese an Ihr Team und Ihre Stakeholder. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Erwartungen aufeinander abzustimmen, Verwirrung zu vermeiden und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die am wichtigsten sind. Sie können Ihre Ziele auch als Bezugspunkt verwenden, wenn Sie Verträge aushandeln, Entscheidungen treffen oder Konflikte lösen.

2 Recherchieren Sie und seien Sie flexibel

Eine der Schlüsselkompetenzen der Eventproduktion ist das Verhandeln und Vertragsabschluss. Sie müssen die besten Angebote und Bedingungen für Ihre Veranstaltung finden und dabei Ihr Budget, Ihren Zeitplan und Ihre Qualitätsstandards einhalten. Dazu müssen Sie Ihre Hausaufgaben machen und den Markt, die Lieferanten und die Wettbewerber recherchieren. Finden Sie heraus, wie hoch die Durchschnittspreise, die Verfügbarkeit und der Ruf der Anbieter sind, an denen Sie interessiert sind. Vergleichen Sie verschiedene Optionen und suchen Sie nach Alternativen. Seien Sie bereit, zu verhandeln und Kompromisse einzugehen, aber auch wegzugehen, wenn das Angebot nicht zufriedenstellend ist. Und haben Sie immer einen Notfallplan für den Fall, dass etwas schief geht.

3 Vertrauen aufbauen und eine Beziehung aufbauen

Eine weitere wesentliche Fähigkeit der Eventproduktion ist das Beziehungsmanagement. Sie müssen positive und professionelle Beziehungen zu Ihren Stakeholdern, Anbietern und Teilnehmern aufbauen und pflegen. Das bedeutet, respektvoll, höflich und ehrlich in Ihren Interaktionen zu sein. Hören Sie sich ihre Bedürfnisse, Bedenken und Rückmeldungen an und reagieren Sie umgehend und effektiv. Zeigen Sie Wertschätzung und Anerkennung für ihre Beiträge und Unterstützung. Halten Sie Ihre Verpflichtungen und Versprechen ein und halten Sie sie ein. Und vergiss nicht, Spaß zu haben und dabei deine Persönlichkeit zu zeigen. Es ist wahrscheinlicher, dass Menschen mit Ihnen und für Sie arbeiten, wenn sie Sie mögen und Ihnen vertrauen.

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Bereich, in dem Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse geteilt werden können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?