Wie können Sie den Programmstatus an Stakeholder kommunizieren, die nicht an den Details interessiert sind?

1 Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Bevor Sie den Programmstatus kommunizieren, müssen Sie verstehen, wer Ihre Zielgruppe ist und was sie von Ihnen erwartet. Verschiedene Stakeholder können unterschiedliche Rollen, Verantwortlichkeiten, Interessen und Bedenken im Zusammenhang mit Ihrem Programm haben. Zum Beispiel möchten leitende Angestellte möglicherweise die strategische Ausrichtung, den Nutzen und die Kosten Ihres Programms kennen, während funktionale Manager möglicherweise die Auswirkungen auf ihre Ressourcen, Prozesse und Ergebnisse kennen möchten. Sie können Stakeholder-Analyse-Tools wie eine Power-Interest-Matrix oder ein RACI-Diagramm verwenden, um Ihre Stakeholder und deren Informationsbedürfnisse zu identifizieren und zu priorisieren.

2 Verwenden Sie das richtige Format

Sobald Sie Ihr Publikum kennen, müssen Sie das richtige Format für Ihre Kommunikation auswählen. Je nach Stakeholder-Gruppe können Sie unterschiedliche Methoden und Kanäle nutzen, um den Programmstatus zu kommunizieren. Sie können beispielsweise ein Dashboard, einen Bericht, eine Präsentation oder eine Besprechung verwenden, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Sie sollten auch die Häufigkeit, den Zeitpunkt und die Dauer Ihrer Kommunikation berücksichtigen. Für Beteiligte, die nicht an den Details interessiert sind, sollten Sie ein einfaches und prägnantes Format verwenden, z. B. eine einseitige Zusammenfassung oder ein visuelles Dashboard, das die wichtigsten Informationen hervorhebt, die sie wissen müssen.

4 Sprechen Sie die Risiken und Probleme an

Selbst wenn Ihre Stakeholder nicht an den Details interessiert sind, müssen sie sich dennoch der Risiken und Probleme bewusst sein, die sich auf Ihr Programm auswirken können. Risiken und Probleme sind potenzielle oder tatsächliche Probleme, die den Erfolg oder die Qualität Ihres Programms gefährden können. Sie sollten die Risiken und Probleme kommunizieren, die für Ihre Stakeholder relevant und signifikant sind, zusammen mit den Minderungs- oder Lösungsmaßnahmen, die Sie ergreifen oder planen. Sie sollten auch die Auswirkungen und Auswirkungen der Risiken und Probleme auf die Ergebnisse und Erwartungen Ihrer Stakeholder kommunizieren.

5 Feedback und Input einholen

Schließlich sollten Sie Feedback und Input von Ihren Stakeholdern einholen, wenn Sie den Programmstatus kommunizieren. Feedback und Input sind wertvolle Informationsquellen, die Ihnen helfen können, Ihre Kommunikation sowie Ihre Programmleistung und die Zufriedenheit der Stakeholder zu verbessern. Sie sollten Ihre Stakeholder nach ihren Meinungen, Vorschlägen, Fragen oder Bedenken zu Ihrem Programmstatus und der Art und Weise, wie Sie ihn kommunizieren, fragen. Sie sollten auch auf ihr Feedback und ihren Input hören und entsprechend reagieren. Indem Sie Feedback und Input einholen, können Sie Vertrauen und eine Beziehung zu Ihren Stakeholdern aufbauen und die Zusammenarbeit und das Engagement fördern.