Wie können Sie Veranstaltungsabsagen oder -verschiebungen effektiv managen?

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Veranstaltungsabsagen oder -verschiebungen können für Konferenzorganisatoren, Referenten, Sponsoren und Teilnehmer stressig und kostspielig sein. Unabhängig davon, ob es sich um eine Pandemie, eine Naturkatastrophe, eine Sicherheitsbedrohung oder andere unvorhergesehene Umstände handelt, müssen Sie einen Plan haben, um die Situation effektiv zu bewältigen und die negativen Auswirkungen zu minimieren. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie Veranstaltungsabsagen oder -verschiebungen mit Professionalität, Transparenz und Einfühlungsvermögen umgehen können.

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Versha Kaushik

Executive Assistant to SVP & Chief Strategy Officer at Invest India, Ministry of Commerce and Industry GOI

1 Beurteilen Sie die Situation

Der erste Schritt besteht darin, die Situation zu bewerten und die beste Vorgehensweise für Ihre Veranstaltung zu bestimmen. Sie müssen die Schwere und Dauer der Störung, die Sicherheit und das Wohlergehen Ihrer Stakeholder, die vertraglichen und finanziellen Auswirkungen und die verfügbaren alternativen Optionen berücksichtigen. Je nach Szenario können Sie sich entscheiden, ein virtuelles oder hybrides Format abzubrechen, zu verschieben, zu verschieben oder zu wechseln. Sie sollten sich auch mit Ihren Rechts- und Versicherungsberatern beraten, um Ihre Rechte und Pflichten zu verstehen.

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Shandria Smith, IAPOC

Event Planning and Emergency Management Professional, Bridging Expertise in Emergency Management and Event Coordination for Corporate, Sport and Special Events
(bearbeitet)
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In the case of event cancellation or postponement; having a contingency plan in place is paramount. Be transparent with stakeholders by providing prompt communication through various channels to distribute accurate information and address concerns. Identify avenues to minimize negative impact on your reputation.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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El aplazamiento de un evento requiere tanto trabajo y rigor como su organización inicial. Seria importante hacer lo siguiente:Informar a los proveedores Comunicar las causas del aplazamiento Informar de las condiciones de celebración del evento aplazado Tranquilizar sobre la validez de las entradas compradas antes del aplazamiento Utilizar un modelo de e-mail como base

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2 Kommunizieren Sie klar und zeitnah

Der zweite Schritt besteht darin, klar und zeitnah mit Ihren Stakeholdern über Ihre Entscheidung und die Gründe dafür zu kommunizieren. Sie müssen Ihre Referenten, Sponsoren, Teilnehmer, Veranstaltungsorte, Anbieter und Medienpartner so schnell wie möglich informieren und ihnen die relevanten Details und Anweisungen zur Verfügung stellen. Sie sollten auch Ihre Website, sozialen Medien und Marketingkanäle mit den neuesten Informationen und FAQs aktualisieren. Seien Sie ehrlich, respektvoll und mitfühlend in Ihren Botschaften und vermeiden Sie Versprechungen oder Garantien, die Sie nicht halten können.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Se debe ser muy claro y preciso con las partes interesadas, y de esta forma no se daña la relación con cada uno de ellos.Se debe actuar oportunamente, pero con mucha responsabilidad de lo que se va a informar.

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3 Bieten Sie Flexibilität und Wert

Der dritte Schritt besteht darin, Ihren Stakeholdern Flexibilität und Wert zu bieten, um ihr Vertrauen und ihre Loyalität zu erhalten. Sie müssen ihnen Optionen und Anreize bieten, die ihren Bedürfnissen und Vorlieben entsprechen. Sie können beispielsweise Rückerstattungen, Gutschriften, Übertragungen oder Rabatte für zukünftige Veranstaltungen anbieten oder zusätzliche Vorteile anbieten, wie z. B. Zugang zu exklusiven Inhalten, Networking-Möglichkeiten oder Schulungssitzungen. Sie sollten auch ihre Unterstützung und ihr Feedback anerkennen und schätzen und sie einladen, sich an Ihren Zukunftsplänen zu beteiligen.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Todo lo que se ofrezca debe ser con mucha responsabilidad, sin promesas falsas, ante todo la verdad, como se dice popularmente, hay que poner la cara y enfrentar la situación de la mejor forma.

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4 Wiederholen und lernen

Der vierte Schritt besteht darin, Ihre Erfahrungen zu überprüfen und daraus zu lernen und Ihre Fähigkeiten im Veranstaltungsmanagement zu verbessern. Sie müssen die Effektivität und Effizienz Ihres Stornierungs- oder Verschiebungsprozesses bewerten und die Stärken und Schwächen Ihres Teams, Ihrer Systeme und Verfahren identifizieren. Sie sollten auch die Daten und das Feedback Ihrer Stakeholder sammeln und analysieren und die Auswirkungen Ihrer Entscheidung auf Ihren Ruf, Ihren Umsatz und Ihre Beziehungen messen. Sie sollten auch Ihre Best Practices und gewonnenen Erkenntnisse dokumentieren und weitergeben und Ihr Risikomanagement und Ihre Notfallpläne aktualisieren.

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5 Bereiten Sie sich auf die Zukunft vor

Der fünfte Schritt besteht darin, sich auf die Zukunft vorzubereiten und sich an das sich ändernde Umfeld und die Erwartungen Ihrer Stakeholder anzupassen. Sie müssen die Trends und Entwicklungen in Ihrer Branche und Ihrem Markt beobachten und die bevorstehenden Herausforderungen und Chancen antizipieren. Sie sollten auch neue Technologien, Formate und Strategien erforschen und nutzen, die Ihre Veranstaltungsdurchführung und Ihr Wertversprechen verbessern können. Sie sollten auch mit Ihren Stakeholdern und Partnern kommunizieren und zusammenarbeiten und eine belastbare und agile Event-Community aufbauen.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Siempre se debe estar aprendiendo, es la mejor forma de responder siempre.....estar capacitado es fundamental...Hay que estar pendiente de la competencia para aprender de lo bueno.

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6 Effektives Management von Veranstaltungsabsagen oder -verschiebungen

Veranstaltungsabsagen oder -verschiebungen sind unvermeidlich und unvorhersehbar, aber sie müssen nicht katastrophal sein. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sie effektiv verwalten und in Chancen für Wachstum und Innovation verwandeln. Sie können auch Ihre Professionalität, Transparenz und Empathie unter Beweis stellen und Ihre Beziehungen zu Ihren Stakeholdern und Partnern stärken. Denken Sie daran, dass jede Krise auch eine Chance ist, zu lernen, sich zu verbessern und sich auf die Zukunft vorzubereiten.

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7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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Versha Kaushik

Executive Assistant to SVP & Chief Strategy Officer at Invest India, Ministry of Commerce and Industry GOI
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Effectively managing event cancellations or postponements is crucial for maintaining a positive reputation and minimizing negative impacts on attendees, sponsors, and stakeholders. The most important key here is transparent and honest communication: 1. Utilize Multiple Communication Channels: Use a variety of communication channels like email, social media, event website, to ensure that information reaches all stakeholders. 3. Provide Clear Instructions:Offer clear instructions on what attendees need to do next, like canceling hotel reservations, obtaining refunds, or reconfirming attendance for the rescheduled event. 3. Refund Policies: If applicable, explain how attendees can request refunds and provide contact information for support.

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1 Beurteilen Sie die Situation

2 Kommunizieren Sie klar und zeitnah

3 Bieten Sie Flexibilität und Wert

4 Wiederholen und lernen

5 Bereiten Sie sich auf die Zukunft vor

6 Effektives Management von Veranstaltungsabsagen oder -verschiebungen

7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Beurteilen Sie die Situation

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3 Bieten Sie Flexibilität und Wert

4 Wiederholen und lernen

5 Bereiten Sie sich auf die Zukunft vor

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