Last updated on 19. Aug. 2024

Wie gehen Sie mit Stakeholdern um, die sich weigern, zeitnahes Feedback zu Projektmeilensteinen zu geben?

Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community

Der Umgang mit dem Feedback der Stakeholder ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Wenn sich die Stakeholder weigern, zeitnahes Feedback zu Projektmeilensteinen zu geben, kann dies zu Engpässen führen und den Projekterfolg gefährden. Bei der Fähigkeit, mit dieser Situation effektiv umzugehen, geht es nicht nur darum, das Projekt auf Kurs zu halten, sondern auch darum, starke Beziehungen zu pflegen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller erfüllt werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Stakeholder dazu ermutigen können, sich schneller und konstruktiver zu engagieren. Indem Sie ihre Perspektiven verstehen und auf ihre Bedenken eingehen, können Sie ein kollaborativeres Umfeld fördern, das dem gesamten Projektlebenszyklus zugute kommt.

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1 Bedürfnisse verstehen

Es ist wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder zu verstehen. Beginnen Sie damit, ihre Interessen und Bedenken in Bezug auf das Projekt zu identifizieren. Machen sie sich Sorgen über die Auswirkungen auf ihre eigene Arbeit? Haben sie das Gefühl, dass ihnen das Fachwissen fehlt, um Feedback zu geben? Oder sind sie einfach zu beschäftigt? Sobald Sie ihre Beweggründe verstanden haben, können Sie Ihren Ansatz auf ihre spezifischen Probleme zuschneiden. Dies kann bedeuten, dass sie zusätzlichen Kontext für die Projektziele bereitstellen, Schulungen oder Ressourcen anbieten, um ihnen zu helfen, sich in ihrem Feedback sicherer zu fühlen, oder Wege finden, ihre Beteiligung zu optimieren, um ihre Zeitvorgaben zu berücksichtigen.

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Bill Jackson

Between Opportunities
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If deadlines are not being met, at least for my specialty of healthcare planning and project delivery, it is incumbent on the PM to apprise upper management that planning delays due to over participation and lack of solidifying project scope will increase design costs and delay the start of construction along with increased construction costs. It could also affect cashflow down stream as demonstrated in the pro forma. This usually gets people's attention and that few folks in management want to request that they need more money approved due to indecision. Boards generally frown on that situation.

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Ross Holmes

Creative Marketing Specialist | Driving Paid Ads & Content by Day | Exploring Tech & Web3 by Night
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It's crucial to grasp what your stakeholders care about most. Maybe they're anxious about how the project will affect their work or feeling out of their depth. Understanding these concerns lets you address them head-on. Once you get their motivations, you can adjust your approach. That might mean giving them extra info, offering some quick training, or just making their involvement as painless as possible. Tailoring your support will make a huge difference. The goal is to make sure they feel heard and supported without overloading them. By doing this, you'll keep them engaged and make collaboration smoother. Keep it simple and straightforward—everyone wins.

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Nishant J.

Director of Business Development | B2B Sales, Strategic Partnerships
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Handling stakeholders who are resistant to providing timely feedback on project milestones requires proactive communication and clear expectations. Start by setting up a feedback schedule at the project's outset, highlighting its importance to meeting deadlines. Regularly remind stakeholders of upcoming milestones and the consequences of delayed feedback. Offer multiple channels for easy communication, such as brief meetings, emails, or a shared project platform. If delays occur, address the issue directly, emphasizing the impact on the project's timeline and deliverables. Be flexible but firm, suggesting alternatives like delegating feedback tasks to other team members if necessary.

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Ivana Parada

Pricing Administrator
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I suggest first understanding their perspective—there may be underlying reasons for their hesitation. Make sure you clearly communicate how important their feedback is and how delays can impact the project's success. Simplify the process for them and set clear expectations with regular reminders. Engage them early on to increase their investment in the project, and if needed, escalate the issue diplomatically. Building strong relationships with stakeholders can also help encourage more timely feedback.

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2 Dialog öffnen

Die Eröffnung eines Dialogs ist ein kraftvoller Schritt zur Überwindung von Widerständen. Initiieren Sie ein Gespräch mit Stakeholdern, um Ihr Verständnis für ihre Herausforderungen auszudrücken und den Wert ihres Beitrags zu bekräftigen. Dies kann durch Einzelgespräche oder Gruppendiskussionen erfolgen, je nachdem, was besser geeignet ist. Hören Sie sich während dieses Dialogs aktiv ihre Sorgen an und seien Sie bereit, Lösungen oder Kompromisse anzubieten, die ihre Bedenken lindern könnten. Ziel ist es, einen sicheren Raum zu schaffen, in dem sich die Stakeholder mit ihrer Meinung wertgeschätzt und ernst genommen fühlen, was sie wiederum motivieren kann, sich stärker zu engagieren.

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Ross Holmes

Creative Marketing Specialist | Driving Paid Ads & Content by Day | Exploring Tech & Web3 by Night
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Start by chatting with your stakeholders, letting them know you genuinely get where they’re coming from. Whether it’s a casual one-on-one or a group huddle, make sure they know their input is gold. When you’re in the conversation, really listen to what they’re saying. Address their worries head-on, and offer up some practical fixes or middle-ground options. This shows you’re not just hearing them, but you’re also ready to make things work. By making this space feel safe and judgment-free, you’ll encourage them to engage more, knowing their voices truly matter.

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3 Erwartungen setzen

Klare Erwartungen können Missverständnisse und Verzögerungen verhindern. Artikulieren Sie, wie wichtig zeitnahes Feedback ist und wie es sich auf den Projektfortschritt auswirkt. Die Erstellung eines Feedback-Zeitplans mit vereinbarten Fristen kann den Beteiligten helfen, ihre Überprüfungsaufgaben zu priorisieren. Achten Sie darauf, diese Erwartungen auf eine Art und Weise zu kommunizieren, die durchsetzungsfähig und dennoch respektvoll ist und Zusammenarbeit über Zwang stellt. Es ist auch von Vorteil, die Folgen von Terminüberschreitungen auf der Projektzeitleiste zu skizzieren, um den Beteiligten zu helfen, die Auswirkungen ihres Handelns zu verstehen.

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4 Support leisten

Das Anbieten von Unterstützung kann den Unterschied ausmachen. Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder über alles verfügen, was sie benötigen, um fundiertes Feedback zu geben. Dies kann bedeuten, ihnen Zugang zu relevanten Projektunterlagen zu gewähren, Demonstrationen der abgeschlossenen Arbeit zu arrangieren oder Zusammenfassungen bereitzustellen, die wichtige Punkte zur Überprüfung hervorheben. Erwägen Sie außerdem, einen Ansprechpartner zu benennen, der alle Fragen beantworten kann, die während des Überprüfungsprozesses auftreten könnten. Indem Sie Barrieren beseitigen und es den Stakeholdern so einfach wie möglich machen, einen Beitrag zu leisten, zeigen Sie, dass Sie ihre Beteiligung schätzen und sich dafür einsetzen, sie bei der Einbindung zu unterstützen.

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5 Zur Nachverfolgung

Eine rechtzeitige Nachbereitung ist entscheidend, um die Dynamik aufrechtzuerhalten. Nachdem die Stakeholder die Informationen und die Unterstützung erhalten haben, die sie benötigen, sollten Sie sich regelmäßig mit ihnen in Verbindung setzen. Sanfte Erinnerungen an bevorstehende Fristen können das Projekt in ihren Köpfen frisch halten, ohne aufdringlich zu wirken. Wenn Sie kein Feedback erhalten, wenden Sie sich an uns, um zu verstehen, warum und welche weitere Unterstützung Sie leisten können. Diese konsistente Kommunikation zeigt Ihr Engagement für das Projekt und Ihren Respekt für ihren Input und ermutigt sie, sich mit schnellem und konstruktivem Feedback zu revanchieren.

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6 Strategien anpassen

Seien Sie schließlich darauf vorbereitet, Ihre Strategien nach Bedarf anzupassen. Wenn bestimmte Ansätze nicht funktionieren, scheuen Sie sich nicht, neue Taktiken auszuprobieren. Vielleicht reagiert ein Stakeholder besser auf visuelle Präsentationen als auf schriftliche Berichte, oder vielleicht sind Gruppenworkshops effektiver als Einzelgespräche. Flexibilität in Ihren Methoden zeigt, dass Sie sich dafür einsetzen, Lösungen zu finden, die für alle Beteiligten funktionieren. Indem Sie auf die Bedürfnisse der Stakeholder eingehen und bereit sind, Ihren Ansatz anzupassen, können Sie ein kollaborativeres und produktiveres Umfeld fördern.

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1 Bedürfnisse verstehen

2 Dialog öffnen

3 Erwartungen setzen

4 Support leisten

5 Zur Nachverfolgung

6 Strategien anpassen

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