Was tun, wenn Ihre Geschäftsprozesse nicht optimiert sind?

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In jedem Unternehmen sind effiziente Prozesse das Rückgrat des Erfolgs. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Geschäftsprozesse nicht optimiert sind, kann dies zu Zeit-, Ressourcen- und letztendlich Geldverschwendung führen. Der Schlüssel liegt darin, die Engpässe zu identifizieren und Strategien zur Rationalisierung Ihrer Abläufe zu implementieren. Egal, ob Sie ein Startup oder ein etabliertes Unternehmen sind, die Optimierung Ihrer Prozesse ist eine ständige Herausforderung, die strategisches Denken und Entscheidungsfindung erfordert.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance

1 Beurteilen Sie die Realität

Um Ineffizienzen zu beheben, müssen Sie zunächst eine gründliche Bewertung Ihrer aktuellen Prozesse durchführen. Das bedeutet, dass Sie jeden Schritt Ihres Betriebs abbilden, feststellen müssen, wo Verzögerungen oder Redundanzen auftreten, und die Auswirkungen dieser Probleme auf Ihre Gesamtproduktivität verstehen. Verwenden Sie Tools wie Flussdiagramme, um den Prozess zu visualisieren, die unnötige Komplexitäten oder Schritte aufdecken können, die kombiniert oder eliminiert werden könnten. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in dieser Phase ist von entscheidender Bedeutung, da es Einblicke in die täglichen Herausforderungen geben kann, mit denen es konfrontiert ist.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance
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One thing that is extremely crucial when assessing the current state is "communication" with the people doing the work. They know what is working and what isn't. Asking them a lot of questions will get the current process documented for gap analysis later on. Creating a visual is important for those involved and sometimes all it takes is a pad of sticky notes and a whiteboard to get things started and people brainstorming.

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2 Setze dir Ziele

Sobald Sie die verbesserungswürdigen Bereiche identifiziert haben, setzen Sie klare und erreichbare Ziele für die Optimierung. Diese sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein (SCHLAU). Zum Beispiel die Reduzierung der Zeit, die für die Bearbeitung von Kundenaufträgen benötigt wird, um 20 % innerhalb des nächsten Quartals. Indem Sie diese Ziele festlegen, geben Sie ein Ziel vor, das Sie anstreben können, und eine Möglichkeit, den Erfolg zu messen. Denken Sie daran, diese Ziele mit Ihrer allgemeinen Geschäftsstrategie in Einklang zu bringen, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem langfristigen Erfolg beitragen.

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Vanessa Henriquez

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The objectives must align with the department and overall company goals, so it's important to be clear on those first. Communication with those doing the wirk is again very important because they are aware of the obstacles and challenges they face. This may lead to the realization that a certain goal may not be achievable within the time expected. Keep in mind too that some processes may need several iterations before the ultimate goal is achieved.

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3 Neugestaltung des Prozesses

Jetzt kommt die Redesign-Phase, in der Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Bewertung und Ihren Zielen nutzen, um Ihre Prozesse zu überarbeiten. Dies kann die Neuzuweisung von Verantwortlichkeiten, die Implementierung neuer Technologien oder die Änderung der Reihenfolge der Aufgaben beinhalten. Ziel ist es, einen optimierten Prozess zu schaffen, der Verschwendung eliminiert und die Produktivität steigert. Es ist wichtig, Mitarbeiter, die direkt mit dem Prozess zu tun haben, in diese Neugestaltung einzubeziehen, da ihre praktische Erfahrung zu effektiveren Lösungen führen kann.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance
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Communication is paramount in this stage. The process improvement leader must ask repeated questions until the root cause is identified. I like using the "5 whys" method because it helps me to dig deep into the problem and finally identify the root cause. Once this root cause is identified, a process change can be drafted that will bring a real solution to the bottleneck or redundant process.

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4 Implementieren von Änderungen

Mit einem neu gestalteten Prozess ist es an der Zeit, die Änderungen umzusetzen. Dieser Schritt erfordert eine sorgfältige Planung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Kommunikation ist der Schlüssel; Alle Beteiligten müssen die neuen Prozesse und ihre Rolle darin verstehen. Möglicherweise sind Schulungen erforderlich, um Ihr Team mit den Fähigkeiten auszustatten, die es benötigt, um sich an die neuen Verfahren anzupassen. Überwachen Sie die Implementierung genau, um Probleme umgehend zu beheben und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

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5 Überwachen der Ergebnisse

Nach der Implementierung neuer Prozesse ist es wichtig, die Ergebnisse anhand der von Ihnen gesetzten Ziele zu überwachen. Verwenden Sie Key Performance Indicators (KPIs) um den Fortschritt zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, in denen der Prozess möglicherweise noch fehlt. Eine regelmäßige Überwachung hilft Ihnen nicht nur, die Effektivität Ihrer Änderungen zu messen, sondern stellt auch sicher, dass der Prozess im Laufe der Zeit optimiert bleibt. Seien Sie bereit, kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen, wenn sich neue Herausforderungen und Chancen ergeben.

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6 Rückkopplungsschleife

Richten Sie schließlich eine Feedbackschleife ein, in der die Mitarbeiter regelmäßig Einblicke in die Funktionsweise der neuen Prozesse geben können. Dies fördert die kontinuierliche Verbesserung und hilft, einen optimierten Zustand aufrechtzuerhalten. Es fördert auch eine Kultur der Zusammenarbeit und Innovation, da die Teammitglieder das Gefühl haben, dass ihr Beitrag geschätzt wird und einen echten Unterschied in der Art und Weise machen kann, wie das Unternehmen arbeitet. Durch die regelmäßige Überprüfung und Verfeinerung Ihrer Prozesse wird sichergestellt, dass sie auf Ihre Geschäftsziele abgestimmt bleiben und sich an sich ändernde Marktbedingungen anpassen.

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7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Beurteilen Sie die Realität

2 Setze dir Ziele

3 Neugestaltung des Prozesses

4 Implementieren von Änderungen

5 Überwachen der Ergebnisse

6 Rückkopplungsschleife

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1 Beurteilen Sie die Realität

2 Setze dir Ziele

3 Neugestaltung des Prozesses

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