Was sind einige Tipps für das Schreiben von technischer Dokumentation in einer stark regulierten Branche?

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Die technische Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil jedes Produkts oder jeder Dienstleistung, die bestimmten Normen, Vorschriften oder Gesetzen entsprechen muss. Es trägt dazu bei, Qualität, Sicherheit, Leistung und Benutzerfreundlichkeit für Kunden, Benutzer und Stakeholder zu gewährleisten. Das Verfassen technischer Dokumentationen in einer stark regulierten Branche kann jedoch eine Herausforderung sein, da es Genauigkeit, Klarheit, Konsistenz und die Einhaltung verschiedener Regeln und Richtlinien erfordert. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps für das Verfassen technischer Dokumentationen in einer stark regulierten Branche, die auf unseren Erfahrungen und Best Practices basieren.

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1 Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Einer der ersten Schritte beim Schreiben technischer Dokumentationen besteht darin, Ihre Zielgruppe zu identifizieren und zu verstehen. Wer wird Ihre Dokumentation lesen, verwenden oder davon profitieren? Was sind ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Vorlieben? Wie viel technisches Wissen haben sie? Wie werden sie auf Ihre Dokumentation zugreifen und mit ihr interagieren? Wenn Sie Ihr Publikum kennen, können Sie Ihre Inhalte, Ihren Ton, Ihren Stil und Ihr Format an ihr Fachwissen, ihr Interesse und ihre Motivation anpassen. Es wird Ihnen auch helfen, unnötigen Jargon, Fachbegriffe oder Akronyme zu vermeiden, die sie verwirren oder entfremden könnten.

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Jay B.

✅Technophile & Software Creator | C-Suite Network Liaison
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In highly regulated industries, precision and clarity are paramount in technical documentation. Research regulations thoroughly, use clear language, and update regularly to ensure compliance.

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2 Befolgen Sie die Standards

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Schreiben technischer Dokumentation in einer stark regulierten Branche ist die Einhaltung der relevanten Normen, Vorschriften oder Gesetze, die für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gelten. Diese können je nach Branche, Markt oder Gerichtsbarkeit variieren, enthalten jedoch in der Regel spezifische Anforderungen, Richtlinien oder Best Practices für das Erstellen, Organisieren, Formatieren und Präsentieren Ihrer Dokumentation. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise die Norm ISO/IEC 26514 für die Software-Benutzerdokumentation, die FDA-Richtlinien für die Kennzeichnung von Medizinprodukten oder die DSGVO-Regeln für Datenschutz und Privatsphäre befolgen. Die Befolgung der Standards hilft Ihnen, Compliance, Konsistenz und Qualität in Ihrer gesamten Dokumentation zu gewährleisten.

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Anushree Jain

Making Boring Interesting | Writer: Before & Beyond AI | Wit is my 2nd Name | LinkedIN Ghostwriting | Freelance Creative Content Writer | Social Media Copywriter
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Been writing Canadian Digital Adoption Plans for some months now, I believe that it is the wisest thing to make a checklist of standards and ensure that you follow them every time without a miss. Anything skipped can cost you hours of proofreading the long document for the same. Can be cumbersome if you have too many things on the plate.

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Aditya Singh Gaur

Deputy Manager at C3iHub (Research and Media) | National Quantum Mission, Department of Science and Technology| Interested in Cybersecurity, Aerospace and Defence |
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In a highly regulated business, writing technical documentation demands careful attention to detail, correctness, and adherence to rules and standards. Get acquainted with the particular rules and standards that apply to your sector. Standards established by international organizations, business associations, or governmental authorities may fall under this category. Recognize how these regulations may affect your documents.

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Homer Mbamalu

Artist
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One tip you can use is referring to the guidelines and regulations. You can also delve deeper into the policies behind industry decisions, leaving you with a broadened understanding of the subject matter. The technical subject matter you're restructuring, through AI tools and AO integers can lend a different variation to known standards.

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3 Verwenden Sie die richtigen Tools

Das Verfassen technischer Dokumentationen in einer stark regulierten Branche erfordert auch die Verwendung der richtigen Tools zum Erstellen, Verwalten und Bereitstellen Ihrer Dokumentation. Abhängig von Ihren Bedürfnissen und Vorlieben können Sie verschiedene Tools für unterschiedliche Zwecke verwenden, z. B. Textverarbeitungsprogramme, Editoren, Autorensysteme, Content-Management-Systeme oder Veröffentlichungsplattformen. Einige allgemeine Funktionen, auf die Sie bei jedem Tool achten sollten, sind jedoch: Benutzerfreundlichkeit, Zusammenarbeit, Versionskontrolle, Automatisierung, Anpassung und Integration. Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, Ihre Produktivität zu verbessern, Fehler zu reduzieren und Ihre Dokumentation zu pflegen.

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4 Schreiben Sie klar und prägnant

Eine der Schlüsselkompetenzen für das Verfassen technischer Dokumentationen in jeder Branche ist es, klar und prägnant zu schreiben. Das bedeutet, dass Sie eine einfache, präzise und eindeutige Sprache verwenden, um Ihre Botschaft zu vermitteln, und unnötige Wörter, Sätze oder Absätze vermeiden, die Ihren Leser ablenken oder verwirren könnten. Ein klares und prägnantes Schreiben hilft Ihnen, mehrere Ziele zu erreichen, wie z. B. die Verbesserung der Lesbarkeit und des Verständnisses, die Steigerung der Benutzerzufriedenheit und des Vertrauens, die Reduzierung von Supportkosten und -anfragen sowie die Verbesserung Ihrer Glaubwürdigkeit und Ihres Rufs.

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Aditya Singh Gaur

Deputy Manager at C3iHub (Research and Media) | National Quantum Mission, Department of Science and Technology| Interested in Cybersecurity, Aerospace and Defence |
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Technical documentation should be produced in clear, simple language that the intended audience may easily understand. Avoid jargon or unnecessarily complex wording, and define technical words as needed.

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5 Überprüfen und testen Sie Ihre Dokumentation

Der letzte Tipp für das Schreiben technischer Dokumentation in einer stark regulierten Branche besteht darin, Ihre Dokumentation vor der Veröffentlichung oder Verteilung zu überprüfen und zu testen. Das Überprüfen und Testen Ihrer Dokumentation hilft Ihnen, Fehler, Inkonsistenzen oder Lücken in Inhalt, Struktur oder Format zu identifizieren und zu korrigieren. Sie können Ihre Dokumentation selbst überprüfen und testen oder Ihre Kollegen, Kollegen oder Experten um Feedback bitten. Sie können auch verschiedene Tools verwenden, z. B. Rechtschreibprüfungen, Grammatikprüfungen, Styleguides oder Validatoren, um Ihre Dokumentation zu verbessern. Die Überprüfung und Prüfung Ihrer Dokumentation hilft Ihnen, die Richtigkeit, Vollständigkeit und Qualität Ihrer Dokumentation sicherzustellen.

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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Bereich, in dem Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse geteilt werden können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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Kenneth Annan

Biotechnology Professional
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Seek help from subject matter experts where you lack the required knowledge and skills in the field. I found in a previous job that protein purification was a complex area, that depended on computer programming to be executed. What I found, however, was that the purification programs were very clumsily written. For example, the programs failed to use program blocks, and recall of subroutines in order to repeat a required segment; instead, the entire program was stacked up a number of times in order to cater for volumes greater than that required for one cycle. The process technologists could have requested help from the IT department to refine the computer program to make it smarter or smaller.

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1 Kennen Sie Ihre Zielgruppe

2 Befolgen Sie die Standards

3 Verwenden Sie die richtigen Tools

4 Schreiben Sie klar und prägnant

5 Überprüfen und testen Sie Ihre Dokumentation

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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2 Befolgen Sie die Standards

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