Welche Möglichkeiten gibt es, hochwertige Aufgaben zu priorisieren?

1 Identifizieren Sie Ihre Ziele und Ergebnisse

Bevor Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, fragen Sie sich, was der Zweck und das erwartete Ergebnis ist. Was sind die Ziele und Ergebnisse, die mit Ihrer Rolle, Ihrem Team und Ihrer Organisation übereinstimmen? Wie trägt diese Aufgabe dazu bei, diese zu erreichen? Indem Sie Ihre Ziele und Ergebnisse verdeutlichen, können Sie die Aufgaben herausfiltern, die irrelevant, redundant oder von geringer Bedeutung sind, und sich auf diejenigen konzentrieren, die sinnvoll, notwendig und wertvoll sind.

2 Bewerten Sie die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe

Sobald Sie eine Liste von Aufgaben haben, die auf Ihre Ziele und Ergebnisse abgestimmt sind, müssen Sie beurteilen, wie dringend und wichtig jede Aufgabe ist. Dringende Aufgaben sind solche, die eine kurze Frist oder eine negative Konsequenz haben, wenn sie nicht bald erledigt werden. Wichtige Aufgaben sind solche, die einen langfristigen Nutzen oder einen positiven Einfluss auf Ihre Ziele und Ergebnisse haben. Sie können eine Matrix verwenden, um Ihre Aufgaben in vier Quadranten zu kategorisieren: dringend und wichtig, dringend, aber nicht wichtig, wichtig, aber nicht dringend und weder dringend noch wichtig. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.

3 Schätzen Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für jede Aufgabe

Ein weiterer Faktor, den Sie bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben berücksichtigen sollten, ist, wie viel Zeit und Ressourcen Sie benötigen, um sie zu erledigen. Zeit und Ressourcen umfassen nicht nur Ihre eigene Verfügbarkeit und Kapazität, sondern auch die Eingaben, Abhängigkeiten und Kollaborationen anderer. Sie können eine Skala verwenden, um Ihre Aufgaben basierend auf ihrer Zeit- und Ressourcenintensität von niedrig bis hoch zu bewerten. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben auf der Grundlage ihrer Machbarkeit und Effizienz zu priorisieren.

4 Delegieren oder lagern Sie die geringwertigen oder gering qualifizierten Aufgaben aus

Eine Möglichkeit, mehr Zeit und Ressourcen für die Aufgaben mit hohem Wert freizusetzen, besteht darin, Aufgaben mit geringem Wert oder geringem Qualifikationsniveau zu delegieren oder auszulagern. Aufgaben mit geringem Wert sind solche, die wenig oder keinen Einfluss auf Ihre Ziele und Ergebnisse haben oder die leicht ersetzt oder automatisiert werden können. Gering qualifizierte Aufgaben sind solche, die nicht Ihr Fachwissen oder Ihre Erfahrung erfordern oder die von jemand anderem mit weniger Schulung oder Aufsicht erledigt werden können. Sie können eine Checkliste verwenden, um die Aufgaben zu identifizieren, die für eine Delegation oder Auslagerung geeignet sind, und sie der entsprechenden Person oder Dienstleistung zuweisen.

5 Überprüfen und passen Sie Ihre Prioritäten regelmäßig an

Die Priorisierung Ihrer Aufgaben ist keine einmalige Aktivität, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Sie müssen Ihre Prioritäten regelmäßig überprüfen und anpassen, basierend auf den sich ändernden Umständen, Erwartungen und Rückmeldungen. Sie können einen Kalender oder ein Tool verwenden, um Ihre Fortschritte, Fristen und Ergebnisse zu verfolgen und Ihre Prioritäten an andere zu kommunizieren. Sie können auch eine Feedbackschleife verwenden, um Ihre Leistung zu bewerten, Lücken oder Herausforderungen zu identifizieren und aus Ihren Erfolgen und Misserfolgen zu lernen.

Wenn Sie diese Methoden befolgen, um hochwertige Aufgaben zu priorisieren, können Sie Ihre administrativen Managementfähigkeiten verbessern, Ihre Produktivität und Effizienz steigern und Ihre Ziele und Ergebnisse erreichen.