KUMAVISION DMS GmbH

🚀 Microsoft Dynamics 365: Ein genauer Blick hinter die Funktionen 🚀 Sie kennen nun bereits Microsoft Dynamics 365 – doch was steckt im Detail dahinter? Wir möchten einen genaueren Blick auf die Vorteile und besonderen Stärken, die diese Lösung mit sich bringt, werfen und genauer beleuchten, warum sie ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen sein kann. 🔄 Eine IT-Landschaft, die zu Ihnen passt Statt isolierter Einzellösungen entsteht durch Dynamics 365 ein vernetztes Ökosystem, das alle relevanten Anwendungen vereint und Ihre Prozesse optimal unterstützt. Ein ineinandergreifendes System, das Ihnen den Rücken für strategische Entscheidungen freihält. ⚙️ Einfach erweitern und flexibel skalieren Ob Sie neue Anwendungen hinzufügen oder bestehende Systeme erweitern möchten – Dynamics 365 macht es Ihnen leicht. Die Plattform lässt sich unkompliziert integrieren und flexibel skalieren. Ihre Geschäftsanforderungen bleiben dynamisch, Ihre IT-Lösung wächst mit. 🔐 Stabil und zukunftssicher Setzen Sie auf modernste Technologien, die Ihre Investitionen absichern und gleichzeitig zukunftsgerichtete Flexibilität ermöglichen. Dynamics 365 wächst nicht nur mit Ihren Anforderungen, sondern passt sich auch die Veränderungen des Marktes kontinuierlich an.  Sie sind also nicht nur heute, sondern auch in Zukunft bestens aufgestellt. 📊 Agilität als Schlüssel zum Erfolg Veränderungen bedeuten auch neue Hürden und Herausforderungen. Richten Sie Ihre IT-Strategie darauf aus, effizient zu agieren und flexibel auf neue Hindernisse in der IT-Welt zu reagieren. Mit Dynamics 365 erhalten Sie die nötigen Werkzeuge, um sich agil auf Veränderungen einzustellen und stets einen Vorsprung zu bewahren. #KumavisionDMS #Digitalisierung #Flexibilität #Investitionssicherheit

🚀 Sechs Gründe, warum digitale Dokumentenverwaltung unverzichtbar ist! 🚀 Die Digitalisierung nimmt immer mehr Fahrt auf und bringt eine Vielzahl neuer Tools und Lösungen mit sich, die Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. In diesen Massen an Neuerungen und Benefits haben wir uns gefragt: Was sind eigentlich die wesentlichen (aber oft übersehenen) Vorteile, die eine digitale Dokumenten-Infrastruktur  unverzichtbar machen? 🧠 Punkt 1: Automatisierte Datenklassifizierung und intelligente Ablage ↠ Moderne Dokumentenverwaltungssysteme verwenden Features wie KI (künstliche Intelligenz), um Dokumente automatisch zu klassifizieren und in die richtige Ablage zu sortieren. 📊 Punkt 2: Datenanalysen für strategische Entscheidungen ↠ Durch die Digitalisierung von Dokumenten stehen Unternehmen umfassende Daten zur Verfügung, die für Analysen genutzt werden können. Diese Informationen helfen beispielsweise dabei, Trends zu erkennen, Prozesse zu bewerten und strategische Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen. 🌍 Punkt 3: Verbesserte Zugänglichkeit für externe Partner ↠ Viele Unternehmen arbeiten eng mit externen Partnern oder Dienstleistern zusammen. Digitale Dokumentenverwaltungssysteme bieten die entscheidende Möglichkeit, ausgewählte Dokumente sicher und unkompliziert mit externen Beteiligten zu teilen, wodurch eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet wird und Abläufe effizienter gestaltet werden können. 🔄 Punkt 4: Versionierung und transparente Änderungsverfolgung ↠ Die digitale Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass jederzeit die aktuelle Version eines Dokuments genutzt wird. Änderungen werden meist protokolliert, was die Transparenz erhöht, aber auch Fehler verhindert, die durch die Verwendung veralteter Informationen entstehen könnten. 🛠 Punkt 5: Anpassung an branchenspezifische Anforderungen ↠ Unterschiedliche Branchen haben unterschiedliche Anforderungen. Moderne Systeme bieten flexible Anpassungsmöglichkeiten, um branchenspezifische Standards und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen – sei es im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche oder in der Produkt-Produktion. 🔒 Punkt 6: Datenschutz und Compliance leicht gemacht ↠ Der Schutz sensibler Daten ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Digitale Dokumentenverwaltungssysteme bieten integrierte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um den optimalen Datenschutz zu gewährleisten. Welche spezifischen Vorteile haben Sie durch digitale Dokumentenverwaltung bereits kennengelernt? Wir freuen uns immer über Ihre Insights und Erfahrungen in den Kommentaren! 😊 #KumavisionDMS #Dokumentenverwaltung #Digitalisierung #Effizienzsteigerung #Compliance

✨ Das kann Microsoft Dynamics 365: Eine kurze Einführung! ✨ Digitalisierung: Die Anforderungen an digitale Prozesse wie beispielsweise die Dokumentenverwaltung wachsen immer weiter, sei es durch neue gesetzliche Vorgaben, gestiegene Kundenanforderungen oder den zunehmenden Wettbewerbsdruck, der Unternehmen dazu zwingt, immer effizienter zu arbeiten. Auch die zunehmende Verbreitung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen erfordert Umdenken. Zusammengefasst: Digitale Lösungen sind längst keine Kür mehr, sondern ein Muss. 📜⚖️ Eine der Plattformen, die genau diese Bereiche des digitalen Wandels anpackt ist Microsoft Dynamics 365. Im Kern passiert das folgende: Microsoft Dynamics 365 vernetzt Ihre Geschäftsprozesse und bringt zeitgleich alle relevanten Datenquellen zentral, sicher und effizient zusammen. Aus unverbundenen Dateninseln werden so sinnvolle Zusammenhänge, die Sie aktiv für Ihre Entscheidungen und Prozesse nutzen können. 📈 Durch automatisierte Workflows wird außerdem Ihr Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wesentlich erleichtert. Ihre Teams arbeiten also produktiver und vor allem effektiver zusammen. 🤝⚡ Darüber hinaus helfen Ihnen Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 im Grundsätzlichen, Ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher aufzustellen und flexibel auf neue Herausforderungen zu reagieren. Welche Erfahrungen haben Sie mit der digitalen Transformation gemacht? Wo sehen Sie noch Potenzial? Teilen Sie gerne Ihre Gedanken! 😊 #KumavisionDMS #MicrosoftDynamics365 #Digitalisierung #Effizienzsteigerung

📁 Digitales Aktenmanagement: Struktur und Flexibilität im Büroalltag 📁 Ordnerregale und endlose Papierstapel haben im modernen Büro kaum noch Platz. Eine datenbankbasierte DMS-Lösung integriert sich nahtlos in bestehende Systeme und schafft eine Plattform, auf der sämtliche Akten intelligent verwaltet und strukturiert sowie flexibel werden.  So entsteht für Sie ein papierloses Büro, an dem Informationen schnell und präzise fließen. 😎 Warum digitales Aktenmanagement den Unterschied macht: 📄 Zentrale Verfügbarkeit: Alle wichtigen Dokumente sind jederzeit zugänglich, ohne dass Sie sich durch Papierstapel arbeiten müssen. Die Zugriffszeiten werden erheblich verkürzt, und jede Abteilung hat die Informationen sofort zur Hand. 🔒 Sichere Verwaltung: Zugriffsrechte und Userrollen sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Akten zugreifen können. Dies stärkt nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten. 🖥️ Optimierte Workflows: Mit der Integration in bestehende Systeme wie SAPERION ECM ist das digitale Aktenmanagement nicht nur flexibel, sondern auch skalierbar. So lassen sich Prozesse im Qualitätsmanagement problemlos anpassen und optimieren. 📂 Prozesssicherheit: Das Management von Akten in einem regulierten Umfeld erfordert eine klare Struktur und strenge Prozesse. Eine digitale Lösung sorgt für die notwendige Sicherheit und Effizienz. #KumavisionDMS #Aktenmanagement #Digitalisierung #Prozessoptimierung #Struktur

📬 Der digitale Posteingang: Mehr als nur Briefe scannen? 📬 Es klingelt nicht mehr an der Tür, sondern direkt im System. Ob E-Mails, Briefe, oder sogar Faxe – der Posteingang eines Unternehmens war früher ein Ort, an dem der Tag mit einem Berg Papier begann. 😮💨 Doch heute ist der digitale Wandel auch hier angekommen. Kein Warten mehr auf den Briefträger, kein manuelles Sortieren und Verteilen. Mit einem digitalen Posteingang fließen alle Dokumente reibungslos und effizient ins System. Ein digitalisierter Posteingang bedeutet nicht nur, dass alles auf elektronischem Weg zugestellt wird – es geht vielmehr um die intelligente Verarbeitung der unterschiedlichen Eingangskanäle.  Jedes Dokument wird automatisch erkannt, erfasst und den entsprechenden Abteilungen oder Verantwortlichen zugeordnet. ▶ Was passiert im digitalen Posteingang? Ein Dokument trifft ein, wird gescannt oder digital empfangen, und die Software übernimmt den Rest: Inhalte werden analysiert, Informationen extrahiert und der Prozess geht direkt in den nächsten Schritt. Dabei profitieren Unternehmen nicht nur von kürzeren Bearbeitungszeiten, sondern auch von einer hohen Transparenz und Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Schritts. ▶ Warum ist das so wichtig? Unternehmen können mit einem digitalen Posteingang sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen auf der Strecke bleiben, und zeitaufwendige manuelle Schritte in der Vergangenheit bleiben. #KumavisionDMS #Posteingang #Digitalisierung #Effizienz #Prozessoptimierung

📄 Die BANF – Die digitale Bedarfsanforderung als Schlüssel für noch effizientere Beschaffungsprozesse 📄 Viele Unternehmen nutzen immer noch manuelle und arbeitsintensive Methoden zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Doch mit der Einführung eines zentralen und digitalen Systems, wie der elektronischen Bedarfsanforderung (eBANF), wird der gesamte Prozess standardisiert und vereinfacht. 🚀😊 💡 - Vereinheitlichung und Transparenz: Ein zentrales System sorgt für Klarheit im gesamten Unternehmen. Mitarbeitende wissen genau, wo sie ihre Anfragen platzieren können, und der Status jeder Anfrage ist jederzeit einsehbar. Dies reduziert unnötige Kommunikation und sorgt für maximale Transparenz im Prozess. 💡 - Klare Verantwortlichkeiten: Mit einer eBANF werden Zuständigkeiten klar geregelt. Nur die dafür autorisierten Personen dürfen Bestellungen auslösen - ein kontrollierbarer Einkauf, keine unerwünschten Anschaffungen, minimierte Fehlkäufe und verbesserte Budgetkontrolle. 💡 - Prozessstandardisierung: Wiederkehrende Bestellungen können schnell und einfach über Vorlagen abgewickelt werden. Diese Standardisierung vermeidet individuelle Abläufe und sorgt für einheitliche Verfahren. 💡 - Automatisierung der Beschaffungsprozesse: Die Software übernimmt den Abgleich der Bestelldaten mit den hinterlegten Artikelstammdaten und die Einkaufsabteilung wird entlastet. 💡 - Maximale Kontrolle über den Bestellvorgang: Mitarbeitende können den Status ihrer Anforderung jederzeit über das System überprüfen. Der Fortschritt ist transparent und in Echtzeit einsehbar. #KumavisionDMS #eBANF #Digitalisierung #Prozessoptimierung #Transparenz #Innovation #DMS

📑 Digitales Vertragsmanagement: Struktur und Kontrolle auf höchstem Niveau 📑 Verträge bilden das Rückgrat vieler Unternehmen – sie schaffen Verbindungen, definieren Partnerschaften und sichern langfristige Geschäftsbeziehungen. Doch wie oft bleibt der Überblick über Laufzeiten, Fristen oder Vertragspartner auf der Strecke? In einer zunehmend digitalen Welt wird klar: Die manuelle Verwaltung von Verträgen hat ausgedient. Mit einem digitalen Vertragsmanagement entstehen völlig neue Möglichkeiten der Organisation und Flexibilität. Verträge sind nicht mehr bloß Dokumente, die irgendwo abgelegt werden, sondern jederzeit und von überall abrufbare Ressourcen. Gerade in Zeiten, in denen mobiles Arbeiten und Homeoffice an Bedeutung gewinnen, ist das ein riesiger Vorteil - denn ob im Büro oder von unterwegs: Der Zugriff auf Vertragsdaten erfolgt ortsunabhängig und in Echtzeit. ⚠ Das bringt das Ganze noch mit sich: ⇛ Der zentrale Zugriff auf alle Verträge – überall und jederzeit verfügbar. ⇛ Ein intuitives und übersichtliches Fristenmanagement zur automatischen Überwachung wichtiger Deadlines. ⇛ Die Rechtskonforme Archivierung im Einklang mit DSGVO und anderen gesetzlichen Vorgaben. ⇛ Das Bearbeiten und die Verwaltung von Verträgen durch digitale Signaturen und Vorlagen. Mit den richtigen Tools kann die Verwaltung von Verträgen zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden – effizient, transparent und zukunftssicher.😉 🗯 Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten eines digitalen Vertragsmanagements erfahren? Dann schreiben Sie uns doch einen Kommentar oder kontaktieren Sie uns direkt; wir stehen Ihnen gerne, jederzeit zur Verfügung. #KumavisionDMS #Vertragsmanagement #Digitalisierung #Prozessoptimierung #Transparenz

📦 Wareneingang digitalisiert: Ein neuer Blick auf einen zentralen Prozess 📦 Jeden Tag durchlaufen unzählige Güter die Tore eines Unternehmens. Der Wareneingang ist der erste Berührungspunkt in der Beschaffungskette und spielt eine entscheidende Rolle im weiteren Prozess. ⚙️ Hier wird die Ware kontrolliert, der Lieferschein abgeglichen und schließlich müssen die Daten auch an die richtigen Abteilungen weitergegeben werden - das klingt alles einfach, doch wenn beispielsweise viele Lieferungen gleichzeitig über die Bühne gehen und manueller Aufwand und Eingabe erforderlich sind, kann das schnell zu einem Engpass führen. 🤔 Und genau hier entfaltet die Digitalisierung ihr volles Potenzial. Was früher manuell dokumentiert und geprüft wurde, passiert heute in einem Bruchteil der Zeit – automatisiert, präzise und jederzeit nachvollziehbar. Sie nehmen die Lieferung entgegen, scannen den Lieferschein, und schon erkennt das System, welcher Auftrag hinter der Ware steckt, verknüpft die Daten mit den Bestellungen und aktualisiert den Status im System. 🚀 Aber was verändert sich durch die Digitalisierung im Wareneingang wirklich? 💠 Schnellere Bearbeitung: Ein einfacher Scanvorgang erfasst alle relevanten Daten und ordnet die Lieferung automatisch dem richtigen Vorgang zu. 💠 Weniger manuelle Eingaben: Statt Daten von Hand ins System einzugeben, übernimmt die Software die gesamte Verwaltung. 💠 Sofortige Kontrolle: Abweichungen oder fehlende Waren werden direkt erkannt und gemeldet – kein langwieriges Nachforschen mehr. 💠 Nahtlose Integration: Alle Informationen fließen direkt in die Buchhaltung und den Einkauf, was die Freigabe und Zahlung beschleunigt. #KumavisionDMS #Wareneingang #Digitalisierung #Prozessoptimierung #Papierlos #Nachhaltigkeit #Automatisierung #Digitaletransformation

💡 So funktioniert Digitalisierung im Rechnungswesen 💡 Neben der Digitalisierung des Einkaufsprozesses kann auch im Rechnungswesen viel mit einem digitalen Workflow erreicht werden. 🤔 Warum? ↦ Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist für viele Unternehmen eine organisatorische Herausforderung: Unterschiedliche Formate, manuelle Prozesse und fehlende Transparenz führen oft zu Verzögerungen und unnötigen Kosten. Mit einem durchgängigen digitalen Rechnungsworkflow lassen sich diese Probleme lösen. Eingehende Rechnungen – egal ob per E-Mail, Papier oder über elektronische Formate wie XRechnung und ZUGFeRD – werden automatisiert erfasst und verarbeitet. Moderne Tools, wie etwa SQUEEZE der DEXPRO Solutions GmbH, setzen dabei auf Technologien wie OCR und künstliche Intelligenz, um Rechnungen präzise auszulesen und an das ERP-System zu übergeben. 🌟 Die Vorteile eines digitalen Workflows im Rechnungswesen – so sehen sie aus: 🌟 ✅ Transparenz: Alle Rechnungen und Belege sind jederzeit zentral einsehbar. ✅ Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren Durchlaufzeiten erheblich. ✅ Kostenkontrolle: Fristen werden überwacht, und Skonti werden optimal genutzt. ✅ Rechtskonformität: Digitale Systeme sorgen für eine revisionssichere Archivierung und erfüllen gesetzliche Anforderungen. Bleiben Sie gespannt auf weitere Inhalte, die zeigen, wie andere Unternehmensbereiche von der Digitalisierung profitieren können! 🌟 #KumavisionDMS #Rechnungsverarbeitung #Digitalisierung #Prozessoptimierung #Effizienz #OCR #SQUEEZE

📦 Digitalisierung im Einkauf - So geht Purchase to Pay📦 Die Digitalisierung hat in vielen Unternehmensbereichen bereits Einzug gehalten – doch vor allem im Einkauf liegt enormes Potenzial. Ein vollständig digitalisierter Purchase to Pay (P2P) Prozess bringt die Beschaffung und Bezahlung in Einklang und ermöglicht es, von der Bedarfsanforderung bis zur finalen Rechnung zahlreiche Schritte effizienter und sicherer zu gestalten. 🤔 Wie sieht so ein digitaler „P2P-Ablauf“ im Detail aus? Genau so: ⇒ Die Bedarfsanforderung: Der Prozess startet mit einer digitalen Erfassung, die direkt an den Einkauf weitergeleitet wird – kein Papierchaos, keine verlorenen Formulare. ⇒ …dann kommt die Angebotsphase: Angebote werden digital im System hinterlegt und stehen jederzeit zur Verfügung. So behalten Sie den Überblick und vermeiden Verzögerungen. ⇒ …auf zum Bestellprozess: Alle Bestellungen werden zentral erfasst und können abteilungsübergreifend eingesehen werden. Die Informationen bleiben jederzeit verfügbar. ⇒ Der Wareneingang: Jeder Wareneingang wird digital überprüft und dokumentiert, um sicherzustellen, dass alle Bestellungen korrekt und vollständig sind. ⇒ …und zu guter letzt; die Eingangsrechnung: Durch automatisierte OCR-Technologie werden Rechnungen ausgelesen und direkt mit den entsprechenden Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Ohne digitale Unterstützung wird der Einkauf schnell zu einer zeitintensiven Herausforderung. Dokumente werden manuell erstellt, auf verschiedenen Plattformen abgelegt oder gar in Papierform verarbeitet. Verzögerungen, fehlende Transparenz und erschwerte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. 🤯 Damit ist jetzt Schluss: Keine verstreuten Dokumente, keine manuelle Verwaltung. Alle Informationen zu Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen stehen an einem zentralen Ort zur Verfügung. Ein moderner, digitaler P2P-Prozess schafft klare Strukturen, steigert die Transparenz und sorgt für eine verlässliche Prozesssicherheit. 🚀 Bleiben Sie gespannt auf weitere Inhalte und erfahren Sie, wie auch andere Bereiche von der Digitalisierung profitieren könnten! 🌟 #KumavisionDMS #PurchaseToPay #Digitalisierung #Prozessoptimierung #Effizienz