SmartDocuments Deutschland GmbH

"Schaffe, schaffe, Häusle baue!" ... Effizienz, Kundenorientierung und Innovation #Immobilienverwaltungen geht es darum, den Mieter:innen einen optimalen Service zu bieten. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse dabei effizient, fehlerfrei und kundenfreundlich bleiben, insbesondere wenn Sie mehrere bis tausende Mieter:innen haben? SmartDocuments bietet die Lösung! Durch die vollständige #Digitalisierung und #Automatisierung von Dokumenten und Prozessen können #Wohnungsbaugesellschaften/ #Immobilienverwaltungen Zeit sparen, das Fehlerrisiko verringern und eine reibungslose Customer Journey bieten. ☑️ Einheitliches Corporate Design ☑️ Einfache Vorlagenverwaltung bzw. -pflege durch die Nutzung von Bausteinen ☑️ Automatisches Generieren und Versenden von Dokumenten ☑️ Einfache Datenbank- sowie Systemanbindung ⏱️ Zeitersparnis durch Automatisierung ... Erleichtern Sie sich den #Büroalltag! Generieren Sie #Mietverträge, die Einladung zur #Eigentümerversammlung, #Abrechnungen, #Mietanpassungen oder sonstige Dokumente ganz ohne viel Aufwand im Handumdrehen. Neugierig? Möchten auch Sie die Vorteile der Digitalisierung entdecken? 👉 Jetzt Beratungstermin vereinbaren: https://shorturl.at/j7DAJ

🎙️ Jetzt gibt's was auf die Ohren! Sven Buick zu Gast im Unternehmer-Podcast "#Wirtschaft im Fokus" "Bin ich jetzt im Fernsehen? – Nein, aber auf Spotify und Apple Podcast!"🙃 Unser Head of Sales und Partnermanager Sven Buick hatte die Ehre im Unternehmer-Podcast "Wirtschaft im Fokus" mitzuwirken und stellte sich den Fragen von Michael Mattis sowie Senator Dan Bauer zum Thema "Herausforderungen und Chancen der #Digitalisierung in Unternehmen". Ein zentrales Thema des Gesprächs ist die Notwendigkeit, Mitarbeiter:innen aktiv in den #Digitalisierungsprozess einzubeziehen, um Ängste abzubauen und die Akzeptanz neuer Systeme zu fördern. Sven betont, dass Digitalisierung nicht dazu dient, Arbeitsplätze zu gefährden, sondern vielmehr die #Effizienz und #Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu steigern. Er teilt wertvolle Einblicke in häufige Bremsklötze bei der #Prozessoptimierung, wie unzureichende Konzepte und die Missachtung der #Nutzerbedürfnisse. Zudem wird die Rolle von Künstlicher Intelligenz in der Automatisierung von Prozessen thematisiert, wobei Sven darauf hinweist, dass ein durchdachtes Konzept entscheidend ist, um die Vorteile der #KI sinnvoll zu nutzen. Na, neugierig? 👂Jetzt reinhören! 👉 Hier geht's zum Podcast auf Spotify! https://shorturl.at/QPfSC 👉 oder doch lieber zum Apple Podcast? https://shorturl.at/6ybwT #DigitalisierungimMittelstand #Verwaltungsdigitalisierung #Vorlagenmanagement #Templatemanagement #SVE #Dokumentenautomatisierung Takeaways ☑️ Der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung liegt in der Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Prozess. ☑️ Ein zentrales #Vorlagenmanagementsystem kann die Effizienz und Zusammenarbeit in Unternehmen erheblich verbessern.  ☑️ Die Akzeptanz neuer Systeme steigt, wenn die Mitarbeiter:innen aktiv in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.  ☑️ #Datenschutz ist ein notwendiges, aber oft als Bremsklotz empfundenes Thema in der Digitalisierung.  ☑️ Ein durchdachtes Konzept und klare Zielsetzungen sind entscheidend für den Erfolg von #Digitalisierungsprojekten.  ☑️ Künstliche Intelligenz sollte strategisch eingesetzt werden, um Prozesse sinnvoll zu automatisieren. Viel Spaß beim Lauschen ...

🇩🇪🤝🇳🇱 Fast ist es soweit: Unser Interkommunales bijeenkomst 2025 findet am 27.03. statt! 💡 Wie gelingt es Verwaltungen in Deutschland und den Niederlanden, ihre Digitalisierung effizient umzusetzen? Zusammen mit unseren Partnern SmartDocuments und PICTURE GmbH bringen wir deutsche und niederländische Kommunen am 27. März in Leer zusammen, um über digitale Dokumentenverwaltung, Verwaltungsdienste und effizientes Prozessmanagement zu sprechen. Speaker wie Digitalisierungsbeauftragte oder Leiter für Bürgerangelegenheiten berichten aus erster Hand über ihre Erfahrungen. Kommen Sie mit uns ins Gespräch und freuen Sie sich auf einen informativen und inspirierenden Austausch! ➡️ Weitere Details und das Programm finden Sie hier: https://lnkd.in/e85YefMe #Digitalisierung #Austausch #eGovernment #Prozessmanagement #Vorlagenmanagement 

Wir laden ein zum Webinar: 🐒"Raus aus dem Vorlagendschungel!" Haben Sie zig Word-#Vorlagen in x unterschiedlichen Versionen im Einsatz? Ihre Dokumente verlassen das Haus nicht immer im einheitlichen Corporate Design? Und jede weitere Fachanwendung hat noch zahlreiche eigene Vorlagen, die separat gepflegt werden müssen? Raus aus dem Vorlagendschungel! Das #Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher #Vorlagendokumente – und das mit minimalem Aufwand. Über smarte Vorlagen werden Dokumente im einheitlichen #CorporateDesign generiert. Die intelligente Softwarelösung passt sich den individuellen Arbeitsbedingungen an und kann über Standard-Schnittstellen an die internen #Fachanwendungen angebunden werden, sodass der gesamte Prozess der #Dokumentenerstellung standardisiert sowie automatisiert erfolgt. Die Vorteile im Überblick: ✅ Schnelle und einheitliche Erstellung von Dokumenten. ✅ Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung des Dokumentflusses. ✅ Arbeitserleichterung, Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung ✅ Offene Schnittstellenkultur – Einfache Integration in zahlreiche Anwendungen. Na, neugierig? 👉 Jetzt zum Webinar anmelden! https://shorturl.at/ZmUEM Key-Facts 🗓️ Wann? 11.03.2025, 13:30 Uhr bis ca. 14:15 Uhr 📍 Wo? Online, Go2Webinar 🧒 Referent? Christoph Winkelmann 🤑 Das Webinar ist selbstverständlich kostenlos.

💡Tipps & Tricks: So erstellen Sie schreibgeschützte Dokumente Nachträgliche Änderungen sind nicht erwünscht? ✏️❌ In vielen Arbeitsbereichen ist es entscheidend, dass bestimmte Dokumente oder auch einzelne Dokumentabschnitte vor Änderungen geschützt werden (z.B. bei offiziellen Schriftstücken, Verträgen, Berichten u.v.m.). SmartDocuments bietet daher eine clevere und vor allem flexible Lösung: Der Schreibschutz!🫠 Dieser kann entweder auf das gesamte Dokument oder alternativ auch nur auf spezifische Teilbereiche angewendet werden. So können Sie beispielsweise Standardtexte oder rechtlich relevante Passagen fixieren, während andere Abschnitte weiterhin bearbeitbar bleiben. Durch diese Funktion wird nicht nur die Konsistenz und Verlässlichkeit von Dokumenten erhöht, sondern auch das Risiko von Fehleingaben oder unbeabsichtigten Änderungen minimiert. Gleichzeitig bleibt die notwendige Flexibilität erhalten, indem relevante Inhalte editierbar sind. SmartDocuments ermöglicht somit eine sichere und effiziente #Dokumentenerstellung, die den individuellen Anforderungen von Unternehmens und Organisationen gerecht wird. Und so funktioniert´s! 👉 https://shorturl.at/QD4VH #Vorlagenmanagement #Templatemanagement #Dokumentenautomatisierung #Dokumentenerstellung #Vorlagenverwaltung

🥰 Fröhlichen Valentinstag! Wir haben unsere große Liebe in Sachen #Vorlagenmanagement gefunden! - Sie auch?

Interkommunales "bijeenkomst" zum Thema #Digitalisierung – Die Agenda steht! Unter dem Motto „interkommunales bijeenkomst“ treffen sich am 27.03.2025 innovative Kommunen aus Deutschland sowie den Niederlanden im schönen Leer (Ostfriesland), um sich gegenseitig zu inspirieren und voneinander zu lernen. Anhand von Vorträgen aus der kommunalen Praxis werden #Digitalisierungsprojekte und -ideen vorgestellt. Zwischendurch ist jedoch auch genügend Zeit für den informellen Austausch und das gemeinsame Netzwerken gegeben. 09:00 Uhr: Einlass 10:00 – 10:15 Uhr: Begrüßung und Vorstellung 👋 10:15 – 10:45 Uhr Theda Gröger (Digitalisierungsbeauftragte Stadt Papenburg) „Raus aus dem #Vorlagendschungel! – Warum ein zentral geordnetes #Vorlagenmanagement ein wertvolles Tool für die Arbeit in der Verwaltung ist“ 10:45 – 11:00 Uhr: Zeit zum Kennenlernen (Pause) 💬 11:00 – 11:30 Uhr: Thema folgt 11:30 – 12:00 Uhr Karsten Hakkenbroek (Leiter Bürgerangelegenheiten Gemeente Heerlen) „#Einwohnermeldeamt und #Bürgerservices: Vom Papierkram zur digitalen Effizienz“ 12:00 – 13:00 Uhr: Mittagspause 13:00 – 13:30 Uhr Nina Lögering (Digitalisierung und Organisation, Landkreis Grafschaft Bentheim) „Digitalisierung erfolgreich gestalten: #Prozessmanagement als Schlüssel zur digitalen Verwaltung“ 13:30 – 14:00 Uhr Tim Hollink (Leiter Informationsmanagement & Anwendungsmanagement Gemeente Enschede) „Digitalisierung in Enschede: Wie SmartDocuments die kommunalen Prozesse unterstützt“ 14:00 – 14:30 Uhr: Zeit für Austausch (Pause) 💬 14:30 – 15:00 Uhr Lena Reiners (Digitalisierungsbeauftragte Stadt Wiesmoor) „#OZG & #EfA – Fluch oder Segen?“ 15:00 Uhr: Ende Die Veranstaltung findet auf Deutsch und Niederländisch statt. Die Präsentationen werden live übersetzt. 👉 Jetzt anmelden! https://lnkd.in/emqVYskS #Verwaltungsdigitalisierung #Prozessmanagement #eGovernment #Vorlagenmanagement #Bürgerservice

🥪 Vesper nicht vergessen! Gut versorgt auf dem Weg "Raus aus dem Vorlagendschungel". Wir statten Sie nicht nur Softwaretechnisch mit unserem #Vorlagenmanagementsystem bestens aus, sondern begleiten Sie in jeglicher Hinsicht mit zahlreichen Dienstleistungen ( 👉 https://shorturl.at/2Vee9 ) als Guide raus aus dem #Vorlagendschungel. Gestern erreichte uns darüber hinaus auch die Lieferung der Werbegeschenke.🤩 In diesem Jahr neu im Sortiment: ☑️ Lunchboxen, ☑️ Wasserflaschen und ☑️ leckere "blaue Meilensteine" 😜. Für das Veranstaltungsjahr 2025 sind wir damit nun bestens vorbereitet. Unser Eventkalender ist bereits jetzt prall gefüllt. Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen! 👉 https://shorturl.at/gLOL4

💡 Tipps & Tricks: Nutzen Sie eigentlich auch die "Dokumenteigenschaften"? Wie Sie Dokumente schnell wiederfinden! 🧐 #Metadaten sind strukturierte Informationen, die beschreiben, erklären, lokalisieren, oder es sonst wie einfacher machen, eine #Informationsquelle abzurufen, zu verwenden oder zu verwalten, kurz gesagt: Metadaten sind "Daten über Daten". Für die einfache Verwaltung von vielen #Dokumenten sind Metadaten unerlässlich. Metadaten eines Dokumentes enthalten z.B. Informationen über die Art des Dokuments, Autor:innen, das Erstellungsdatum oder aber auch spezifische Informationen, wie beispielsweise den #Rechnungsbetrag, die #Vertragsnummer oder Ähnliches. Je mehr Informationen in Form von Metadaten zu einem Dokument gespeichert werden, desto besser lassen sich diese später verwalten und wiederfinden. In den Beiträgen "Tipps & Tricks: Alternative Dateinamen" ( 👉https://shorturl.at/szq6v ) sowie "Tipps & Tricks: Zusammengestellte Felder" ( 👉https://shorturl.at/TYpm7 ) haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre generierten Dokumente automatisiert mit sprechenden, individuellen Dateinamen ausstatten können. Im Folgenden möchten wir Ihnen kurz erläutern, wie Sie neben dem Dateinamen noch weitere Informationen als sogenannte Metadaten hinterlegen lassen können. 🤓 Jetzt Beitrag lesen! https://shorturl.at/Fwi1H

Toooor! ⚽ Um unser Netzwerk zu erweitern und lokal mehr Präsenz zu zeigen, unterstützen wir in dieser Saison erstmals den Traditionsverein Fortuna Düsseldorf als Club95 Partner. Fortuna Düsseldorf liefert in der aktuellen Saison eine echte Achterbahnfahrt. 20 Spiele sind um und das Team steht mit 33 Punkten auf Platz 5. Allerdings sind es bis zum Spitzenreiter derzeit nur 2 Punkte. Dass die Saison langweilig ist, kann man wahrlich nicht behaupten. Ein überragender 5:0 Heimsieg gegen Braunschweig, aber genauso eine 2:5 "Heimklatsche" gegen Magdeburg machen es absolut spannend. Kurzum der Traum vom Aufstieg lebt weiter. Mit Heimstärke, Kampfgeist und den Fans im Rücken ist für die Fortuna noch alles drin! Um die Düsseldorfer mit viel Jubel 🎉zu unterstützen, ging´s für uns am Wochenende mal wieder ab ins Stadion - trotz Eiseskälte 🥶. Und es hat sich gelohnt! Gegen Ulm lieferten sich die Düsseldorfer ein spannendes Spiel und holten sich am Ende auch den Sieg! 👏Wir drücken weiterhin die Daumen!