Was ist Yammer und wofür wird es genutzt?

Microsoft Yammer: das Enterprise Social Network im eigenen Unternehmen. Damit wollen wir uns in diesem Video-Kurs genauer beschäftigen. Doch bevor wir die Anwendung selbst zeigen, hier noch eine theoretische Einführung, für welchen Zweck Yammer gedacht ist. Beginnen wir mit der Frage: Was ist Yammer? Yammer ist eine interne Kommunikationsplattform, auf der Sie sich austauschen können. Dabei können Sie jeden Mitarbeiter im Unternehmen erreichen. Die Plattform ist für große Reichweiten ausgelegt und dient für die große und gesamte Kommunikation. Zum Beispiel möchten Sie alle Mitarbeiter im Unternehmen über den Abschluss eines Großauftrages informieren. Dazu später noch mehr. Auf Yammer können Sie sich eher zwanglos austauschen. Eine E-Mail wird beispielsweise mit einer Grußformel gestartet und enthält weitere Mittel der Formen. In Yammer fallen diese Arten der Formen und man möchte einfach nur über die Themen informieren. Auch wenn auf Rechtschreibung immer geachtet werden sollte, werden Tippfehler hier auch schnell verziehen. Mit den Communitys haben Sie einen schnellen Gesamtüberblick über Ihre Themen. Es kann Communitys für Abteilungen, für Wissenstransfer, Projekte usw. geben, die über Ihre aktuellen Themen berichten. Lesen Sie diese Beiträge, wenn Sie etwas Luft haben. Sie werden feststellen, dass Sie sich sehr gut informiert fühlen und das auch ohne persönlichen Kontakt. Wir alle wissen, dass der Austausch untereinander sehr wichtig ist. Gespräche, die anfangs keine Relevanz für das Unternehmen haben, können sich aber ganz anders entwickeln. Nehmen wir den bekannten Flurfunk oder die Küchengespräche: Zwei oder mehr Mitarbeiter tauschen sich aus und im Verlauf des Gespräches stellt man fest, dass man gemeinsam an Dingen arbeiten kann oder sich Synergien ergeben. Diese Gespräche lassen sich in digitaler Form in Yammer abbilden und unterstützen in gleicher Weise das Unternehmen. Auch die Stimmung innerhalb des Unternehmens können Sie einfangen oder festhalten. Lustige GIFs deuten zum Beispiel auf eine positive Stimmung hin, kurz und knappe Antworten können das Gegenteil bedeuten. Aber etwas Vorsicht sollten Sie trotzdem walten lassen: Geschriebene Worte können auch in Sachen Stimmung missverstanden werden. Aber einer der größten Vorteile ist: Es funktioniert auch standortübergreifend. Gerade die angesprochenen Flurfunk-Gespräche können auch räumliche Distanzen überwinden, egal an welchem Standort oder aus welchem Homeoffice Sie arbeiten. Sie haben Anschluss an das gesamte Unternehmen. International tätige Firmen sollten eventuell die Sprache auf Yammer festlegen. Schauen wir uns zwei Schaubilder zu Kommunikationsarten an. Das linke Bild zeigt die bisherige oder konservative Variante. Eine E-Mail wird verschickt, andere ergänzen Ihre Kommentare, leiten sie weiter, setzen andere in CC und so weiter. Die Kommunikation kann unübersichtlich werden und nicht jeder ist an der Diskussion beteiligt. In Yammer können Sie das zentral lösen. Stellen Sie Ihre Frage oder Idee zentral in Yammer und jeder kann reagieren, antworten, kommentieren oder auch liken. Alle sind an der Diskussion beteiligt und jeder kann mitwirken. Wo aber wird eine Unterhaltung gestartet? Wir werden oft gefragt: In welchem Tool wird denn jetzt kommuniziert? Gerade Unternehmen, die Outlook und Teams zusätzlich nutzen. Aber diese Tools schließen sich nicht aus. Ich greife noch einmal das Beispiel des Großauftrags vom Beginn des Videos auf. In der Regel kommunizieren Sie mit Ihrem Kunden per E-Mail, gerade wenn es sich um einen Neukunden handelt. E-Mail und Outlook können Sie also als Ihre persönliche und auch zielgerichtete Kommunikation außerhalb eines Teams betrachten, zum Beispiel eben die Kommunikation mit Kunden außerhalb des Unternehmens. In Teams findet dann auch die zielgerichtete Kommunikation statt, aber intern. Sie können schnell Ihre Kollegen per Chat anschreiben, um kurze Fragen zu klären. Oder Sie kommunizieren innerhalb der Teams, wenn es sich um die Aufgaben oder um die Projektkommunikation handelt. In Teams geht es also eher darum, zu Aufgaben und zu täglichen Arbeitsprozessen zu sprechen. In unserem Beispiel bedeutet das für den Großauftrag, dass das Sales- und Projektteam den neuen Auftrag abarbeitet und die Aufgaben untereinander kommuniziert. Es handelt sich also um eine geschlossene Gruppe des Projektes. Und jetzt kommt noch Yammer ins Spiel. Yammer dient eher als Informationsplattform. Hier wird das Gesamtunternehmen erreicht und auch keine Aufgaben mehr verteilt. Sie informieren auf dieser Plattform jetzt, dass ein Großauftrag gewonnen wurde und alle Mitarbeiter können sich mit Ihnen freuen. Eine gute Faustregel für die Yammer-Kommunikation könnte sein: Es entsteht kein gravierender Nachteil, sollte man eine Kommunikation nicht gelesen haben, aber man verliert deutlich an Mehrwerten und Informationen. Schauen wir uns noch ein paar Anwendungsbeispiele an. In Yammer können Sie allgemeine Fragen stellen. Ihre direkten Kollegen kennen nicht die Antworten und sie interessieren sich aber dennoch für die Antwort dieser Frage. Stellen Sie dies in Yammer und erhalten Sie Antworten aus allen Unternehmensbereichen. Bauen Sie ganze Lernnetzewerke auf oder erweitern Sie Ihr Wissen und Ihre Kenntnisse. Warum zum Beispiel nicht eine Gruppe für Microsoft 365 erstellen und sich über Funktionen und Apps austauschen? So können Erfahrungen gesammelt werden und jeder profitiert davon. Auch Fragen können hier zielführend sein. Wie schon angesprochen, kann ein Status zu einem Projekt oder allgemeine Informationen kommuniziert werden. Der Großauftrag hat den ersten Meilenstein inzwischen erreicht und die ersten Umsätze sind eingegangen. Informieren Sie kurz Ihre Mitarbeiter über den neuen Stand. Ihre Mitarbeiter können Yammer auch als eine Art schwarzes Brett oder Marktplatz nutzen und hier die typischen Suche- und Biete-Anfragen platzieren. Statt der abreißbaren Telefonnummern kann diese jetzt digital platziert werden. Und Sie können auch den privaten Austausch von Mitarbeitern ermöglichen. Natürlich sollte das im Rahmen bleiben, aber auch nicht unterbunden werden. Denken Sie dabei wieder an die Gespräche, die erst unrelevant sind, aber relevant werden können. Außerdem ist es förderlich für die Teambildung und stärkt den Zusammenhalt. Lassen Sie uns aber jetzt mit Yammer starten, damit auch Sie sich austauschen können.