Aus dem Kurs: Zeitmanagement – Grundlagen

Eingangskorb leeren – ganz praktisch

Aus dem Kurs: Zeitmanagement – Grundlagen

Eingangskorb leeren – ganz praktisch

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Das Leeren Ihres Eingangskörbchen ist ein so entscheidender Vorgang, das ich Ihnen hier noch einmal im Schnellflug vormachen möchte. Hier habe ich eine Karte von einem Pizzalieferdienst. Leider schmecken diese Pizzen nicht, daher weg in den Mülleimer. Dann habe ich hier eine Rechnung, die schon bezahlt ist, nun aber in meinen Ordner Buchhaltung abgeheftet werden muss, also heftige ich es direkt im Archiv ab. Dann habe ich hier einen Flyer zu New York City. Meine Frau und ich planen, wenn die Kinder aus dem Haus sind, dort einmal für sechs bis zwölf Monate zu leben. Diese Entscheidung ist aber noch nicht endgültig getroffen, also kommt es auf die Vielleicht-Liste. Hierfür habe ich eine eigene Mappe. Hier habe ich eine Einladung erhalten. Hier muss ich lediglich noch ankreuzen, ob ich die Veranstaltung besuchen möchte und ob ich ein Hotelzimmer benötige. Das Ganze dauert weniger als drei Minuten, also kreuze ich schnell die Sache an, schreibe meinen Namen drauf und lege es in einen Briefumschlag und klebe eine Marke drauf. Hier habe ich eine Sache für den Steuerberater. Das muss zwar zu einem bestimmten Termin erledigt sein, aber zum Glück muss ich mich nicht um die Buchhaltung kümmern, also delegiere ich es und schreibe auf, dass ich es delegiert habe, um ggf. überprüfen zu können, ob es erledigt wurde. Last, but not least habe ich hier eine Kundenanfrage; die muss von mir bearbeitet werden, das kann nur ich erledigen. Vermutlich benötige ich zwischen einer halben Stunde und einer Stunde, um das zu erledigen. Daher kommt es nun auf die To-do-Liste. Sie haben gesehen, das Körbchen ist ruckzuck bearbeitet, hat mich nicht viel Mühe gekostet und eine ganze Reihe von Entscheidungen sind getroffen. Wie regelmäßig Sie Ihre Körbchen leeren sollten, müssen Sie von Ihren ganz persönlichen Umständen abhängig machen. Das Papiereingangskörbchen bearbeite ich in der Regel ein- bis zweimal pro Woche und es dauert eigentlich nie mehr als zehn Minuten. Die Mailbox von meinem Handy höre ich immer ab, wenn gerade Zeit dafür ist. In meinen E-Mail-Posteingang schaue ich höchstens fünfmal am Tag, in der Regel morgens, wenn ich an den Arbeitsplatzrechner gehe, so gegen 10:30 Uhr ein weiteres Mal, dann nach dem Mittagessen, einmal im Laufe des Nachmittags und einmal, bevor ich Feierabend mache. Geschäftliche E-Mails bearbeite ich in der Regel nicht nach Feierabend. An dieser Stelle noch einmal die Erinnerung. Für das Leeren des Eingangskörbchens gibt es zwei goldene Regeln. Erstens: Leeren ist nicht das Gleiche wie die Dinge zu erledigen. Zweitens: Dinge werden nicht wieder zurück in das Eingangskörbchen gelegt. Gerade die letzte Regel fällt mir, obwohl ich das jetzt schon seit Jahren mache, nach wie vor noch manchmal sehr schwer. Da sitzt ganz oft ein Teufelchen auf meiner Schulter und sagt: »Du kannst später entscheiden, lege es wieder zurück.« Ich muss mich immer wieder aufs Neue zwingen, diesem Teufelchen nicht nachzugeben. Am Anfang ist es mir ganz oft nicht gelungen, heute gelingt es mir meistens.

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