Ordnung im Büro schaffen

Schauen wir uns nun in Ihrem Büro um und sorgen für Ordnung. Holen Sie sich am besten einen Umzugskarton und legen alles in diese Kiste, was kein Werkzeug ist. Ein Locher, ein Tacker, Stifte oder Ihr Computer sind Werkzeuge, diese lassen Sie erst einmal da, wo sie im Moment sind. Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihr Büro ausräumen. Alle Unterlagen, Papiere oder ganze Ordner, die keinen festen Ort haben, kommen in diesen Kasten; um den kümmern wir uns zu einem späteren Zeitpunkt gesondert. Schauen wir uns einmal an, wie Peter das macht. Geht es Ihnen auch so wie Peter und Sie glauben noch nicht so recht, dass Ihnen das hilft, Ihre Zeit besser zu managen? Machen Sie es dennoch, vertrauen Sie mir. Wenn Ihr Büro erst einmal clean ist, werden Sie sich freuen. Nun schauen wir uns noch die Werkzeuge in Ihrem Büro an. Vielleicht haben Sie ja auch schon einmal den Satz gehört: »Jedes Ding hat einen Ort. Und jedes Ding hat seinen Ort.« Was damit zum Ausdruck gebracht werden soll, ist, dass in Ihrem Büro, genauso wie in jeder Werkstatt, jede Sache genau einen Ort hat, an den es gehört. Dinge, die keinen festen Ort haben, sollten kritisch auf ihre Daseinsberechtigung hinterfragt werden. Fast alle Menschen – ich auch – haben so etwas wie eine Krüsselskiste oder Schublade. Da kommen alle Dinge rein, die keinen festen Ort haben. Eigentlich sollte man ohne so etwas auskommen, aber wir sind alle nur Menschen. Wenn in dieser Box immer dieselben Sachen landen, dann haben sie ja auch wieder ihren eigenen Ort. Gehen Sie jetzt aber in der Tat einmal durch Ihr Büro: Wo steht der Locher? Wo steht der Tacker? Brauchen Sie diese Sachen überhaupt noch im 21. Jahrhundert? Wo sind Ihre Stifte? Haben Sie auch so eine Stiftetasse mit Dutzenden Stiften, die schon lange nicht mehr schreiben? Wo steht Ihre Tasche? Die Ordner, die in Ihrem Schrank stehen, brauchen Sie diese wirklich noch? Das BWL-Buch aus Ihrem Studium, in das Sie schon seit zehn Jahren nicht mehr geschaut haben, muss das im Bücherregal stehen? Wo steht dieses und jenes? Überlegen Sie bei den Werkzeugen, ob Sie diese wirklich noch benötigen. Vielleicht brauchen Sie auch neue Werkzeuge. Es gibt drei Dinge, die ich mir vor Jahren angeschafft habe und bis heute nicht bereut habe. Da ist zum einen mein Dokumentenscanner. Dieser hier ist schon etwas älter, arbeitet aber noch tadellos. Er steht in der Nähe meines Arbeitsplatzes. Ich rate Ihnen, falls es in Ihrer Kompetenz steht, sich ganz bewusst für einen echten Dokumentenscanner zu entscheiden. Es gibt zwar auch diese multifunktionalen Drucker und es gibt Allround-Scanner, mit denen man auch wunderbar die Urlaubsfotos einscannen kann, all das empfehle ich Ihnen, nicht zu verwenden. Dieser Dokumentenscanner kann nur eine einzige Sache: Dokumente scannen, das aber richtig gut. Er scannt Vorder- und Rückseite in einem Rutsch. Er schafft gut 20 Seiten pro Minute. Ich habe so gut wie nie Papierstau. Scannen von Dokumenten darf keine zusätzliche Arbeit verursachen, sonst macht man es nicht. Wenn ein Scanner rumzickt, werden Sie ihn ein- oder zwei- oder dreimal verwenden und dann steht er nutzlos in Ihrem Büro und kann auch weg. Das zweite und dritte Gerät sind Etikettendrucker. Hier habe ich einen für große und einen für kleinere Etiketten. Beide können nicht viel, das aber sehr schnell und problemlos. Ich persönlich bin unter anderem ein großer Fan von Etiketten, weil meine Handschrift recht unleserlich ist, vor allem aber sehr krakelig ist. Ich sehe meine Handschrift selber nicht gerne auf Zetteln, daher kommt bei mir auf nahezu alles ein Etikett drauf; im Übrigen nicht nur auf die Dinge, sondern oft auch an den Ort, an den sie gehören. Die Regalbretter sind beschriftet, sodass klipp und klar ist, welche Ordner oder Bücher an diese Stelle gehören. Möglicherweise denken Sie jetzt: »Der ist aber ordentlich, der ist aber pedantisch«, und ich muss Ihnen an dieser Stelle sagen, genau das Gegenteil ist der Fall. Meine Frau hat mich schon öfter als einmal für meine Unordnung verflucht. Gerne lasse ich alles dort stehen und liegen, wo ich es zuletzt verwendet habe. Dadurch, dass ich aber alles beschrifte, zwinge ich mich dazu, die Sachen dort abzustellen, wo sie hingehören. Ich überliste mich also quasi selber und sorge so für Ordnung.