Beitrag von Apalama GmbH

👉 Hier geht’s zum Download: Mehr Zeit durch richtiges E-Mail Management Entdecke, wie du E-Mails in den Griff bekommst – und mehr Zeit für das Wesentliche findest! https://bit.ly/3ZWVtDC E-Mails – Fluch und Segen zugleich. Sie verbinden uns mit Kollegen und Geschäftspartnern, halten eine übersichtliche Historie unserer Kommunikation und ermöglichen uns, wichtige Informationen jederzeit griffbereit zu haben. Doch wer kennt es nicht: Der ständige Ping neuer Nachrichten, das Gefühl der Ablenkung und die endlose Zeit, die das Sortieren und Beantworten von E-Mails kostet. E-Mails können schnell zu einem der größten Stressfaktoren im Arbeitsalltag werden. In dieser Episode tauchen wir tief in die drei Seiten des E-Mail-Managements ein: Die guten Seiten: Geschwindigkeit und Verfügbarkeit, die dir helfen, wichtige Informationen zu organisieren. Die schlechten Seiten: Ablenkung und ständige Unterbrechungen, die oft zu Zeitverlust führen. Die hässlichen Seiten: Die Gefahr von Burnout und Kontrollverlust durch die Überforderung, die E-Mails verursachen können. Damit du E-Mails in Zukunft als nützliches Tool und nicht als Last empfindest, gibt es praktische Tipps und Strategien für ein besseres E-Mail-Management. Und wenn du noch einen Schritt weitergehen willst, hol dir unser kostenloses Workbook „Mehr Zeit durch richtiges E-Mail Management“. Es zeigt dir, wie du deinen Posteingang effizient organisierst, die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnst und so deinen Arbeitsalltag stressfreier gestalten kannst.

Kennst du das: Kaum hast du deinen Laptop gestartet, rast schon eine Flutwelle bestehend aus E-Mail, Chatnachrichten und Kalendererinnerungen auf dich zu! 🌊 Viele von uns haben häufig das Gefühl, der Zeit hinterherzuhetzen und die Kontrolle über die eigenen Aufgaben zu verlieren. Dagegen hilft nur eins: bewusstes Zeitmanagement! ⌛ Unsere Kollegin Nathalie Röseler liefert dir dazu vier ganz konkrete Tipps. Und das Beste: Du kannst diesen Beitrag in den kommenden zwei Wochen kostenfrei lesen! Lasse dir das nicht entgehen! 😄 👉 Hier geht es zum Artikel: https://buff.ly/3K2LtzV Welche Strategien, Methoden und Tools nutzt du, um deine Aufgaben im Griff zu behalten? Wir freuen uns über deinen Kommentar! #Zeitmanagement #Arbeitsorganisation #projektmagazin #Projektmanagement #Priorisierung 📸: megaflopp, adobestock

👉 Hier geht’s zum Download: Mehr Zeit durch richtiges E-Mail Management Entdecke, wie du E-Mails in den Griff bekommst – und mehr Zeit für das Wesentliche findest! https://bit.ly/4fnjb0t E-Mails – Fluch und Segen zugleich. Sie verbinden uns mit Kollegen und Geschäftspartnern, halten eine übersichtliche Historie unserer Kommunikation und ermöglichen uns, wichtige Informationen jederzeit griffbereit zu haben. Doch wer kennt es nicht: Der ständige Ping neuer Nachrichten, das Gefühl der Ablenkung und die endlose Zeit, die das Sortieren und Beantworten von E-Mails kostet. E-Mails können schnell zu einem der größten Stressfaktoren im Arbeitsalltag werden. In dieser Episode tauchen wir tief in die drei Seiten des E-Mail-Managements ein: Die guten Seiten: Geschwindigkeit und Verfügbarkeit, die dir helfen, wichtige Informationen zu organisieren. Die schlechten Seiten: Ablenkung und ständige Unterbrechungen, die oft zu Zeitverlust führen. Die hässlichen Seiten: Die Gefahr von Burnout und Kontrollverlust durch die Überforderung, die E-Mails verursachen können. Damit du E-Mails in Zukunft als nützliches Tool und nicht als Last empfindest, gibt es praktische Tipps und Strategien für ein besseres E-Mail-Management. Und wenn du noch einen Schritt weitergehen willst, hol dir unser kostenloses Workbook „Mehr Zeit durch richtiges E-Mail Management“. Es zeigt dir, wie du deinen Posteingang effizient organisierst, die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnst und so deinen Arbeitsalltag stressfreier gestalten kannst.

FUCK - Ich habe zu viel Aufgaben und zu wenig Zeit! Täglich wurden es immer mehr neue Aufgaben und ich kam einfach nicht mehr hinterher. Auf der Suche nach einer Lösung bin ich immer wieder dem System des „Timeblocking“ begegnet. Timeblocking ist recht simple: - Reserviere deine Zeit für eine Tätigkeit, z.B. Buchhaltung, E-Mails, Projekt X, Angebote schreiben usw. - im privaten Bereich kann wären das dann: Workout, Lesen, Datenight, Spielen mit den Kindern usw. Mir hilft das enorm, vor allem weil ich meine Tage immer mind. 1 Tag davor plane und nur umplane, wenn es gar nicht anders geht. Dabei werden Zeitblöcke aber nie gelöscht, sondern nur verschoben. Pro Tip: Benachrichtigungen am Handy und Rechner ausschalten. Diese Unterbrechungen kosten dich nur viel unnötige Zeit. #punktbar #timeblocking #mehrzeit

🌟 Fühlst Du Dich überwältigt von der Flut an Aufgaben und E-Mails? Ich habe einen nützlichen Tipp für Dich: die OHIO-Methode! 🚀 Sie hilft Dir, effizient zu bleiben, indem Du jede Aufgabe nur einmal anfasst. Priorisiere, handle sofort und bleibe organisiert. 📧📋 Probier es aus und entdecke, wie Du Zeit sparen und den Überblick behalten kannst! 👉 https://lnkd.in/eDUvGK8J Und denke dran: Bleib produktiv! #steffenbischoff #kommunikation #selbstoptimierung #zeitmanagement #tools #apps #tooltipp #selbstmanagement #timemanagement #selfmanagement #OHIO

So hilft mir eine Not-to-do-Liste seit Jahren, Unternehmertum, Studium und Freizeit unter einen Hut zu bekommen: Ich habe schon einige Kalendersysteme und To-Do-Systeme ausprobiert: Getting things done; Blocker im Kalender für jede Aufgabe; verschiedene Zeitmanagement-Systeme und sogar automatisierte Verbindungen zwischen E-Mail-Aufgaben + Termin-Aufgaben + To-Do-Tools + Team OKRs. Für mich besteht das Problem darin, dass es immer zu viele To-Do‘s gibt und ich bevor ich beginne bereits weiß, dass ich es garnicht schaffen kann. Und dann fühlte ich mich jedes Mal schlecht, wenn ich nicht alles geschafft habe. Dann habe ich mit der Not-To-Do Liste und Regeln für meinen Kalender begonnen: Mein Kalender ist ausschließlich für Termine. Einen Blocker muss ich nicht setzen, weil ich jede Woche genau weiß, wann ich an welcher Art von To-Do arbeite. Bei meinen Terminen gibt es bestimmte Zeitfenster pro Woche. Die Zeitfenster sind bei mir auf meine Gehirnkapazität angepasst. Das bedeutet ich versuche hohe Switching Costs durch einen Kontextwechsel zu vermeiden, z.B. habe ich Dienstags ausschließlich Termine, die mit meiner Promotion zu tun haben. Bei meinen To-Do‘s hilft mir eine handschriftliche Not-to-do Liste am meisten. 1. Auf eine leere Seite schriebe ich erst alle To do‘s, die in meinem Kopf sind und nicht teilweise stressen. 2. Dann schreibe ich auf eine neue leere Seite die To-Do‘s, die heute am allerwichtigsten sind (Max. 5). Ich überprüfe: wenn ich diese Dinge geschafft habe, dann war es für mich ein erfolgreicher Tag. 3. Alle anderen To-Do‘s, die immer wieder in meinen Kopf kommen, schreibe ich auf die Not-To-Do-Liste. So weiß ich: ich habe sie nicht vergessen und kümmere mich an einem anderen Tag darum. 4. Wenn ich frühzeitig mit den To-Do‘s fertig bin, dann gönne ich mir eine frühere Pause und, wenn ich Lust habe, mache ich auch noch 1-2 Aufgaben von der Not-To-Do Liste. So weiß ich immer: selbst wenn ich noch viele To-Do‘s habe, habe ich heute so viel erreicht, dass es mehr als genug ist. Ich bin stolz auf mich und fühle mich zufrieden. Nächstes Mal gehe ich noch tiefer auf die Anpassung von Aufgaben an die Gehirnkapazität ein :) Wie plant ihr eure To-Do‘s und wie schafft ihr es euch zufrieden mit deren Erreichung zu fühlen? #todo #neurohacking #nottodo

🔥 Verzettelungs-Gefahr: Keine Reihenfolge! Genau daran kann's liegen, wenn dieses Gefühl von „nie fertig" obwohl du viel gearbeitet hast, bei dir aufkommt. Denn was passiert, wenn du zwar in kleinen Schritten denkst und einen Zeitplan hast, aber keinen Gedanken an die Reihenfolge deiner Aufgaben verschwendest? 🤷♀️ 🧩 Du gehst die Aufgabe jedes Mal von einer anderen Seite her an. So kommst du auch nie dahinter, welche Reihenfolge für dich die richtige ist und es bleibt ein ewiges Herumprobieren. Das bedeutet auch, dass du keine Konsistenz und keine Regelmäßigkeit hineinbekommst. 🧩 Dadurch greifst du sicher auch ein und dieselbe Aufgabe mehrmals an, weil du ohne Reihenfolge nie sicher sein kannst, was du jetzt schon erledigt hast und was nicht. 🧩 Und ganz klar ist dadurch, dass du viel leichter etwas vergisst und (wenn du Glück hast) nachbessern musst. Das kostet wahnsinnig viel Zeit und Energie! Und wenn du kein Glück hast, ist nachbessern gar nicht mehr möglich … 📌 Also entwickle eine für dich passende Reihenfolge deiner Aufgaben! #verzetteln #struktur #fertigwerden #selbständig #homeoffice #fokus #fokussiertarbeiten #dranbleiben

🤯Überfordert mit Mails? DAS hat mir das Leben erleichtert! Kennst du das? Schon zum 100. Mal versuchst du neue Strukturen und Ablagesysteme einzuführen, scheiterst dabei aber immer wieder? Mir ging's lange genauso. Ich war ständig am Kämpfen mit chaotischen Postfächern, endlosen Mails und nem Gefühl von Überforderung. Ich hatte keine Ahnung mehr, wo welche Mail is und verbrachte Stunden mit Suchen.  Hast du auch manchmal das gleiche Gefühl oder diese Situation schon mal erlebt? Das muss nich so sein! 💪 Ich hab entdeckt, wie ich mit einfachen (sinnvollen) Features und einer Portion Disziplin mein Postfach endlich in den Griff bekommen konnte! ✅ Mails kategorisieren ✅ Unterordner erstellen ✅ Regeln oder/und Quick Steps sinnvoll einrichten ✅ Einmal im Jahr archivieren - am besten zum Jahresende! Das Beste daran? Diese Struktur hat mir nich nur geholfen, meine Arbeit effizienter zu gestalten, sondern sie hat mir auch mehr Zeit für das, was wirklich zählt verschafft – meine Familie und mein Wachstum. Und das kann ich auch für dich tun! 🎯 Ich unterstütz dich dabei, dein Postfach zu optimieren und 'n sinnvolles Ablagesystem zu schaffen, das perfekt zu deinen Bedürfnissen passt. Gemeinsam meistern wir die Umstellung – und das nich nur für dich, sondern auch für dein Team. Was war dein AHA-Moment in dem du gemerkt hast, dass sich was an der Ordnung in deinem Postfach ändern muss? Lass uns dafür sorgen, dass dein Office-Management nicht länger eine Belastung ist, sondern dich unterstützt! 🚀 📩 Schreib mir und wir bringen Ordnung in dein Chaos – Schritt für Schritt, Hand in Hand!

Meine kleinen To-dos haben mich fast zusammenbrechen lassen... Kennst du das Gefühl, dass die kleinsten Aufgaben auf deiner To-Do-Liste irgendwann wie ein Berg wirken? Genau das hat mich fast in den Wahnsinn getrieben. Jeden Tag stapelten sich kleine Aufgaben: „Kurz die E-Mail beantworten“, „Schnell den Kollegen anrufen“, „Noch schnell die Datei speichern“. Und auf einmal bin ich nicht mehr klar gekommen und mehrmals fast zusammen gebrochen. 🔪 Schluss damit! Ich habe die 2-Minuten-Regel entdeckt und sie hat mein Leben verändert: Alles, was ich in weniger als 2 Minuten erledigen kann, wird SOFORT gemacht. Kein Aufschieben, kein Notieren, nicht auf die To-Do-Liste – einfach machen und weg damit! 💡 Das Ergebnis? Meine To-Do-Liste ist endlich unter Kontrolle, ich fühle mich produktiver und stressfreier als je zuvor. Es ist verrückt, wie etwas so Einfaches so viel bewirken kann! 👉 Noch mehr Tipps zur Produktivitätssteigerung: ✅ Mit klaren Prioritäten arbeiten ✅ Arbeitsplatz aufgeräumt halten ✅ E-Mails sofort ablegen oder beantworten ✅ Feste Zeitblöcke für wichtige Aufgaben reservieren P.S.: ich habe in der Zwischenzeit sogar die 2 auf 5 bis 7 Minuten erhöht ;-), bringt noch mehr Freiheit auf der To-Do-Liste 😉 Wie gehst du mit deinen kleinen Aufgaben um? Hast du auch schon solche „Killermomente“ erlebt?

Engpass E-Mail-Flut: 5 Tipps für effiziente Bearbeitung und mehr Zeit im Alltag!   Du bist Unternehmer und fühlst dich von der täglichen Flut an E-Mails überwältigt? Du hast das Gefühl, dass du vor lauter E-Mails nicht mehr zu deinen eigentlichen Aufgaben kommst? Dieser Engpass kostet dich wertvolle Zeit und blockiert deinen Erfolg!   Stell dir vor, wie viel produktiver du wärst, wenn du endlich die Kontrolle über dein E-Mail-Postfach hättest. Anstatt Stunden mit dem Sortieren, Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten zu verbringen, könntest du dich auf das Wesentliche konzentrieren: Dein Business voranbringen! Hier sind 5 unschlagbare Tipps, wie du deine E-Mail-Bearbeitung optimieren und den Engpass Zeitmangel überwinden kannst: 1. Batch-Processing anwenden: Setze dir feste Zeiten am Tag, an denen du E-Mails bearbeitest. So vermeidest du ständige Unterbrechungen. 2. Nutze Vorlagen: Erstelle standardisierte Antworten für häufige Anfragen. So sparst du Zeit und reagierst dennoch professionell 3. Priorisieren & Sortieren: Nutze Filter und Labels, um wichtige E-Mails sofort zu erkennen und unwichtige in den Hintergrund zu schieben. 4. Inbox Zero anstreben: Arbeite jeden Tag darauf hin, dein Postfach leer zu bekommen. Das bringt Klarheit und Struktur in deinen Arbeitsalltag. 5. Delegiere klug: Gib E-Mails, die andere schneller und besser bearbeiten können, direkt weiter. Dein Fokus gehört den wichtigen Entscheidungen.   Sei jetzt der Chef deiner E-Mails, nicht ihr Diener! Wenn du merkst, dass dich der Zeitmangel trotzdem weiterhin stresst, dann melde dich für ein unverbindliches Strategiegespräch bei uns. Den Link zu unserem Buchungstool findest du im ersten Kommentar dieses Posts.   Wir zeigen dir, wie du deine Prozesse optimierst und endlich wieder Zeit für das Wesentliche hast!   #Zeitmanagement #Produktivität #Effizienz #UnternehmerTipps #EngpassLösung