Beitrag von Boardwise

📅 𝐙𝐞𝐢𝐭 𝐟ü𝐫 𝐞𝐢𝐧 𝐔𝐩𝐝𝐚𝐭𝐞: 𝐒𝐭𝐫𝐮𝐤𝐭𝐮𝐫 𝐢𝐦 𝐔𝐧𝐭𝐞𝐫𝐧𝐞𝐡𝐦𝐞𝐧 𝐬𝐜𝐡𝐚𝐟𝐟𝐞𝐧 𝐮𝐧𝐝 𝐦𝐨𝐝𝐞𝐫𝐧𝐞 𝐔𝐧𝐭𝐞𝐫𝐧𝐞𝐡𝐦𝐞𝐧𝐬𝐟ü𝐡𝐫𝐮𝐧𝐠 𝐥𝐞𝐛𝐞𝐧! 🚀 Letze Woche sind alle unsere Kolleginnen und Kollegen zu einem strategischen Teammeeting in der Kanzlei zusammengekommen.✨ Ein für uns besonderer Tag, denn durch digitales Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle sowie Homeoffice- und Remotemöglichkeiten 💻 sind Tage, an denen das gesamte Team am selben Tag im Büro ist, eine kleine Rarität.💎 Denn auch, wenn wir unsere Flexibilität sehr schätzen, ist uns das Miteinander innerhalb des Teams genauso wichtig.💙 So gibt es aus unserer Sicht Themen, die wir trotz der digitalen Möglichkeiten auch weiterhin gerne persönlich miteinander besprechen möchten.👥 Dazu zählt insbesondere auch die Weiterentwicklung unserer Kanzlei.🚀 Denn klar ist: damit wir gemeinsam in dieselbe Richtung gehen können, müssen alle an einem Strang ziehen.🎯 Dazu benötigt es eine transparente Struktur im Unternehmen und ebenso klare Prozesse. Mit diesen zentralen Themen haben sich unsere Partner Jonas, Christoph und Markus und unsere Kanzleimanagerin Stefanie dieses und letztes Jahr intensiv im Rahmen der Masterclass für Unternehmensentwicklung von DENK NEU - Agentur für Unternehmensentwicklung und New Work befasst.🚀 Die dort gewonnenen Erkenntnisse wurden nun umgesetzt und im Rahmen des Teammeetings mit allen Kolleginnen und Kollegen geteilt. Um alle – unabhängig davon, wie lange sie schon ein Teil unseres Teams sind – gleichermaßen abzuholen, haben wir zunächst gemeinsam auf die Meilensteine von FMP, unsere Vision und Mission und unsere Werte geblickt.💎 Anschließend wurden die neu entwickelten oder überarbeiteten Inhalte vorgestellt. Neben kleinen Anpassungen im Organigramm wurden die verschiedenen Rollen in unserer Kanzlei, die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden, unsere Mitarbeiterbenefits inkl. Fortbildungskonzept🎓, flexible Arbeitszeitmodelle 🤸♂, Workation-Möglichkeit 🏖️ sowie unsere Strategiezyklus und Meetingstruktur 💻 präsentiert. Alle Themenbereiche wurden nun im ersten Schritt klar ausdefiniert und sind für jede*n Mitarbeiter*in jederzeit einsehbar.🔍 Damit haben alle denselben Wissensstand und können zu jeder Zeit Vorschläge zur Optimierung einzelner Prozesse machen, so dass wir uns in allen Bereichen stetig weiterentwickeln können.📈 Gleichzeitig schaffen wir auf diesem Wege Transparenz über unsere Unternehmensstruktur und -prozesse.✨ Einige Eindrücke von diesem besonderen Tag möchten wir hier mit Euch teilen. 😊

𝗦𝗰𝗵𝗹𝗲𝗰𝗵𝘁𝗲 𝗠𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴𝘀 𝗯𝗹𝗼𝗰𝗸𝗶𝗲𝗿𝗲𝗻 𝗟𝗲𝗶𝘀𝘁𝘂𝗻𝗴 𝗯𝗲𝗶 𝗱𝗲𝗻 𝗺𝗲𝗶𝘀𝘁𝗲𝗻 𝗨𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻𝗲𝗵𝗺𝗲𝗻 - 𝘂𝗻𝗱 𝗱𝗶𝗲 𝗠𝗮𝗰𝗵𝘁 𝗱𝗲𝗿 𝗠𝗼𝗱𝗲𝗿𝗮𝘁𝗼𝗿:𝗶𝗻𝗻𝗲𝗻! Ineffiziente und zu viele Meetings sind jeweils auf Platz 1 und Platz 3 der Produktivitätsstörer im „Microsoft 2023 Work Trend Index“. Dazu wurden 31.000 Menschen in 31 Ländern aus unterschiedlichen Branchen und Berufsgruppen befragt. Das Problem besteht schon lange (s. Infographik unten!) – es wird jedoch immer schlimmer: Seit Februar 2020 (Beginn Corona-Pandemie) hat sich die Anzahl der Teambesprechungen verdreifacht! 𝗔𝗹𝗹𝗲 𝘀𝘁𝗼̈𝗵𝗻𝗲𝗻 𝘂𝗻𝗱 𝘃𝗲𝗿𝗱𝗿𝗲𝗵𝗲𝗻 𝗱𝗶𝗲 𝗔𝘂𝗴𝗲𝗻 – 𝗺𝗮𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗮𝗯𝗲𝗿 𝘀𝗼 𝘄𝗲𝗶𝘁𝗲𝗿 𝘄𝗶𝗲 𝗯𝗶𝘀𝗵𝗲𝗿! Die Rolle des bzw. der Meeting-Moderator:in wird nach wie vor unglaublich unterschätzt! Der/die Moderator:in hat folgende Aufgaben: 1.     Den Teilnehmendenkreis festlegen und nur diejenigen einladen, die auch etwas beitragen bzw. konkreten Nutzen aus dem Meeting ziehen können 2.     Die Agenda klar formulieren und mit der Einladung verschicken 3.     Die Erwartungen an die Teilnehmenden und die Funktion der eigenen Rolle kommunizieren 4.     Den Raum und die Regeln für konstruktives Arbeiten und Diskutieren schaffen 5.     Regeln mitteilen und für die konsequente Einhaltung sorgen (sonst klappt Aufgabe 4 nicht!) 6.     Aktiv Teilnehmende miteinbeziehen 7.     Für klare Entscheidungen, Dokumentation und Follow-Up-Maßnahmen sorgen Das ist eine Menge. 𝗨𝗻𝗱 𝗱𝗶𝗲 𝗠𝗼𝗱𝗲𝗿𝗮𝘁𝗼𝗿:𝗶𝗻𝗻𝗲𝗻-𝗥𝗼𝗹𝗹𝗲 𝗸𝗮𝗻𝗻 𝗲𝗶𝗻𝗲 𝘀𝗲𝗵𝗿 𝗺𝗮̈𝗰𝗵𝘁𝗶𝗴𝗲 𝘀𝗲𝗶𝗻: Sie sorgt nämlich dafür, dass Ressourcen, Zeit und Energie im Unternehmen gewinnbringend eingesetzt - oder verschwendet werden. Damit diese Macht sinnvoll eingesetzt werden kann, sollten Moderator:innen gezielt geschult werden. (Nur ca 25% aller Meeting-Moderator:innen sind jemals instruiert worden!) Der zeitliche und monetäre Aufwand für solche Schulungen ist nicht groß. 𝗗𝗲𝗿 𝗘𝗳𝗳𝗲𝗸𝘁 𝘂𝗺𝘀𝗼 𝗴𝗿𝗼̈ß𝗲𝗿 ❗❗❗

Ein sehr spannendes Thema, wahrscheinlich kennen die meisten Personen aus dem beruflichen Kontext Meeting die man selbst nicht braucht und ob irgend jemand sie gebraucht hätte ist zumindest fraglich. Dennoch und gerade weil ich einer der größten Kritiker sinnfreier Meetings bin halte ich starre Regelungen wie Sie im Artikel vorgeschlagen werden für sehr schwierig. In dem Artikel wird von einem Kontingent gesprochen von 60 Stunden im Monat als Beispiel. Was aber wenn gerade etwas Wichtiges anliegt kurz vor einer Messe und die Meetings wirklich wichtig sind? Was aber wenn ich die 60 Stunden gar nicht benötige, sondern in diesem Monat vielleicht nur zwei? Starre regeln sind sehr ungünstig, die Überprüfung der Outlook-Kalender ob ja alle fleißig arbeiten führte dazu dass die Kalender fröhlich mit irgendwas gefüllt wurde, ob die Termine wichtig waren, ob sie stattfanden oder nur schön bunt im Kalender aussehen: Egal. Laut Artikel führte muss bei Amazon ein Sinnhaftigkeitsbericht angefertigt werden: Ist dies denn sinnhaft? Nach den Schwarzkassenskandalen bei Siemens seinerzeit berichtete mir schwer seufzend eine Betroffene sie müsse jetzt selbst für ein Kaffee mit Brötchen eine BSC ausfüllen. Das kann es doch nicht sein - Dokumentationspflicht in allen Ehren. Ein anderer Wettbewerber gibt die Kosten an, was dann wahrscheinlich dazu führt dass die Chefetage nicht mehr geladen wird, da sie exorbitant teuer ist, dies überlegen sich gute sparsame Mitarbeiter dann zweimal und nehmen lieber Abstand auch wenn wir gerade möglichst versuchen gläserne Decken abzubauen. Mit Stolz stand dort dann auch "Niemand würde hier ein Abendessen für 500 $ stattfinden lassen." - Aber warum denn nicht? Nach erfolgreichen Projekten darf man feiern, warum darf dies keine 500 Euro kosten und müssen wir aufgrund von Effizienzwahn dann auch die Gastronomie einsparen? Worauf ich am Ende hinaus will. Sicher, man sollte achtsam mit der Zeit der Kollegen, Leitungen oder Mitarbeitern umgehen. Aber wir brauchen eine fluide Kommunikation und müssen eine entsprechende Haltung an den Tag legen. Wenn Kommunikation nötig ist - dann ist sie niemals zu teuer (Fehler können viel teurer werden), ist sie aber unnötig ist auch ein günstiges Meeting überflüssig und viel zu teuer. Es braucht ein verantwortliches Mindset und nicht einen neuen Regelkatalog welcher dem Steuerrecht Konkurrenz macht, man möchte meinen mit den dort zu beachtenden Regeln wären wir ausgelastet.... https://lnkd.in/eVfp823D

Transparenz schafft Engagement ❕   Themen werden zu spät eingereicht, man muss hinterher-mailen für die Unterlagen und Zustimmungen zu Terminen lassen auf sich warten – Situationen, die jede Assistenz kennt. 🤌   Ein Weg, um schneller von Meeting- oder Sitzungsteilnehmenden die erwünschten Rückmeldungen und Unterlagen zu bekommen ist, sie mehr im Prozess zu involvieren. Mit Gertrud geht das optimal: Jeder kann bestehende Deadlines einsehen und wird vom Programm daran erinnert. Ein „Hatte ich nicht mehr auf dem Schirm“ gibt es mit unserem Programm nicht mehr.   Außerdem: Es fehlen noch Dokumente? - Mit Gertrud klar ersichtlich! Ein Thema wurde auf die nächste Sitzung verschoben oder die dafür eingeplante Zeit hat sich verändert – auch das zeigt das Programm an, immer synchronisiert mit dem Outlook-Kalender der Teilnehmenden. 📲📆   Diese maximale Transparenz schafft auch mehr Compliance innerhalb des Teams. Denn mit Gertrud ziehen alle an einem Strang. 🤝   #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings  

Ohne Meeting geht es uns deutlich besser! Heute vor 16 Wochen haben wir beschlossen ein Meeting dauerhaft zu canceln bei dem sonst alle 2 Wochen bis zu 6 Führungskräfte zusammengesessen haben. Seitdem klafft montags um 9:30 Uhr eine Lücke in meinem Kalender und die tut uns richtig gut. Warum? ❌ Weil sich das Meeting für uns nicht mehr richtig angefühlt hat. Zu oft hatten einzelne Personen keinen Nutzen mehr von der Teilnahme. ❌ Weil wir nicht mehr so produktiv waren, wie zu Beginn als das Meeting ins Leben gerufen wurde. Unsere Strukturen haben sich verändert. Dazu passt auch ein verändertes Vorgehen. ❌ Weil wir festgestellt haben, dass wir in diesem Bereich neue Wege gehen sollten und nicht immer alle dabei sein müssen. Weniger Meetings mit vielen Teilnehmern, das war auch schon vorher unser Credo und wir reduzieren weiter, wo es nur geht. ➡️ Wann habt ihr eure Meetings das letzte Mal auf deren Nutzen überprüft? #NoMeetingCulture #Reflektion #Veränderung

Können wir uns digitale Besprechungen leisten? Diese sicher zugespitzte Fragestellung haben wir auf unserer letzten Führungskräfte-Runde im Jahr 2024 in vorweihnachtlicher Stimmung besprochen. In Präsenz mit digitaler Abstimmung. Warum diese Frage ❓ Wir wollten vor allem folgendes beleuchten: ❓ Kann man im digitalen Raum kritische Fragestellungen, Aufgaben und Thesen genauso gut bearbeiten wie "Face-to-Face"? ❓ Bleibt die Aufmerksamkeit bei digitalen Besprechungen bei der Veranstaltung? ❓ Wie bringen sich die Teilnehmenden in digitalen bzw. Präsenzbesprechungen ein? Das Abstimmungsergebnis ist erstmal noch ausgeblendet. Vorher würde ich gerne wissen: Wie ist Ihre/Eure Meinung dazu?

Kurzfristige Terminverschiebung, ausstehende Rückmeldungen & Deadlines werden nicht eingehalten. Am Freitag steht die #abilisInsights, unsere regelmäßige unternehmensweite Info-Veranstaltung, an. Neben einer intensiven Vorbereitung bedeutet das für mich vor allem eines – Stress😄 Dem gegenüber steht jedoch ein wirklicher Mehrwert, für den es sich lohnt: Die abilis group ist in den letzten Jahren stark gewachsen und es sind stetig neue Kolleg*innen hinzugekommen. Das hatte auch zur Folge, dass sich manche zu übergreifenden Themen nicht immer gut abgeholt fühlten. Der bisherige Informationsfluss, der bei einer kleineren Unternehmensgröße funktionierte, wurde der gestiegenen Mitarbeiter*innenzahl nicht mehr gerecht. Das möchte ich mit den Insights-Veranstaltungen verbessern. Im Rahmen des Meetings... 🧡 ...heißen wir neue Kolleg*innen willkommen & ehren Jubiläen. ℹ️ ...teilen wir wichtige übergreifende Infos & News. 📊 ...werfen wir einen Blick auf die aktuellen Unternehmenszahlen. 🚀 ...gibt unser Verbesserungsausschuss #changeIT ein Update zu den aktuellen Arbeitspaketen. Die bisherige Entwicklung des Konzepts ist dabei spannend: Bei der ersten Veranstaltung präsentierte unser Geschäftsführer alle Themen, woraufhin ich Feedback mit dem Wunsch nach einer abwechslungsreicheren Gestaltung erhielt. So entschied ich, die Redezeit aufzuteilen und mit Interviews zu arbeiten, was prompt auf positive Resonanz stieß. In der kommenden Insights möchte ich die Dynamik durch eine strengere Einhaltung der geplanten Zeitslots durch die Redner*innen weiter verbessern. Let’s see, mein Timer liegt bereit…⌛ #communications

Heute die Zahl 4️⃣4️⃣ Bis zu 44 % der remote Arbeitenden sagen, sie fühlen sich nicht in die Meetings einbezogen! Sorgen Sie dafür, dass jeder gleichberechtigt am Meeting teilnehmen kann - egal, ob vor Ort oder remote. 📂 Gut geplante Videokonferenzlösungen vermitteln den Mitarbeitenden das Gefühl, als ob sie alle in einem Raum wären. Sie ermöglichen es jedem, ➡️ gesehen und ➡️ gehört zu werden und ➡️ dem Gespräch zu folgen. Morgen die Zahl 1️⃣5️⃣ .....

Mittwoch, 11:30 Uhr, in der Mindbox. Der Meetingraum ist brechend voll, auf dem Konferenz-Bildschirm flimmern die Gesichter der Homeoffice-Fraktion. Beim Weekly treffen sich alle Mitarbeitenden der Mindbox in hybrider Form – jede Woche. Ja, alle. Und wir finden das unglaublich wichtig. Jedes Projekt braucht regelmäßigen Austausch, um erfolgreich zu sein. Die goldene Regel dabei: Kein Publikum. Es kommen nur Personen, die wirklich nötig sind, denn Arbeitszeit ist Kundengeld – und damit gehen wir sparsam um. Aber das Weekly ... ? Zwar hat nicht jede Person hier einen Redeanteil, aber Publikum gibt es trotzdem nicht. Das Weekly ist unser Ort, um: 👉 über Projekte auf dem Laufenden zu bleiben 👉 aktuelle Themen und Vorgaben zu besprechen 👉 Mini-Weiterbildungen abzuhalten 👉 Kraft und Fokus neu auszurichten Wie ein tiefer Atemzug vor dem Abtauchen versorgt uns das Weekly mit Wissen, Ausrichtung und Energie, um das Beste aus unserer Arbeitskraft und so für unsere Kundenprojekte herauszuholen. Muss so viel Weekly also wirklich sein? Wir finden: Ja. Wie oft findet so ein Meeting bei euch statt und wie läuft das ab? Schreibt es uns in die Kommentare! #Digitalagentur #Agenturalltag #Agencylife #BTS

Transparenz – bei DB Systel GmbH gelebter Alltag Zum Beispiel im monatlichen „GF-Update“. Das ist ein einstündiges Dialogformat, in dem die Geschäftsführung über aktuelle Themen aus der Deutsche Bahn und der DB Systel GmbH informiert. Über 2.500 Systelanerinnen und Systelaner sind jeden Monat remote dabei und stellen uns die Fragen, die ihnen unter den Nägeln brennen. Das ist ca. 1/3 der Belegschaft live und viele weitere schauen auch später noch die Aufzeichnung an. Der Chat ist so lebendig, dass wir leider nie alles beantworten können. Allein gestern waren es wieder über 170 Fragen und Kommentare. Für mich ist das ein hilfreicher und ehrlicher Einblick in das, was die Mitarbeitenden wirklich bewegt. Apropos Transparenz: Hinter dem GF-Update steckt eine Menge Vorbereitung, inhaltlich wie auch technisch. Ich bin sehr froh, dass wir uns vor jeder Ausgabe eine halbe Stunde früher treffen für einen Technikcheck mit dem Team von DBWebcast: Bin ich zu leise? Wird die Sonne gleich ungünstig in mein Büro scheinen? Erzeugt mein Pullover möglicherweise ein flackerndes Bild? Abgesehen davon sind diese 30 Minuten wirklich hilfreich für einen letzten Blick auf die Agenda und einen finalen Check mit dem Team der Unternehmenskommunikation. Welche Themen darf ich auf keinen Fall vergessen? Wo sollte ich etwas mehr in die Tiefe gehen? Gibt es Punkte, die wir als Geschäftsführung schnell noch untereinander oder mit der Moderation – in diesem Fall Felizia Gimm – besprechen sollten? Wir von der Geschäftsführung – Ilka Friese, Ann Miller-Rauch, Gerald Hofer und ich – finden das Format und den Austausch wirklich klasse. Nun bin ich gespannt auf Eure Erfahrungen: Wie funktionieren Transparenz und Augenhöhe in euren Unternehmen? Welche Formate kommen gut an? #wegbereiterindb #digitalempowered #behindthescenes