Mitarbeitende standortunabhängig in Veranstaltungsformate einbeziehen ist spannend und herausfordernd zugleich. Worauf kommt es bei hybriden Formaten an? Warum sind gute Vorbereitung und Dry-Runs bei Live-Formaten unverzichtbar? Und wie packt man eigentlich einen digitalen Koffer? Vergangene Woche durfte ich zusammen mit Anne-Katrin Doebler die Thieme Mitarbeitenden-Versammlung begleiten – einer der Höhepunkte im Rahmen der internen Kommunikation. 130 Teilnehmende vor Ort, 600 virtuell zugeschaltet 2 intensive Veranstaltungstage 14 spannende Workshops Was hat uns besonders gefordert? 🔹 Inhalte gestalten: Wie schafft man es, relevante Informationen klar und verständlich zu vermitteln? Der Schlüssel: eine durchdachte Dramaturgie und zielgruppenorientierte Ansprache. 🔹 Formatwechsel meistern: Vom Check-In über das gemeinsame Themensetting bis hin zu Workshops – Formate müssen abwechslungsreich, zielführend und idealerweise auch unterhaltsam sein. Zum Beispiel, indem man gemeinsam einen virtuellen Koffer packt. Über Zurufe vor Ort und mit Begriffen aus dem Chat per Graphic Recording haben wir alles Notwendige für unsere gemeinsame Zukunft auf einem Whiteboard zusammengetragen. 🔹 Technik managen: Präsentationen, Livestreams und die Koordination mit Technik-Partnern – das Zusammenspiel erfordert präzise Absprachen, eine enge Zusammenarbeit und ein gewisses Maß an Flexibilität. 🔹 Ruhe bewahren: Ungeplante Änderungen oder spontane Herausforderungen gehören dazu. Was hilft? Ein eingespieltes Team, das flexibel reagiert und sich gegenseitig den Rücken stärkt. Hybride Veranstaltungsformate sind eine Herausforderung, machen unseren Job als Kommunikator*innen aber auch spannend. Und wenn am Ende Formate funktionieren, der Austausch gelingt und die Teilnehmenden zufrieden nach Hause gehen, weiß man: Jede Mühe hat sich gelohnt! Ein herzliches Dankeschön an: Anne-Katrin Doebler, Carola Schindler, Bettina Ziegler, Catrin Hölbling, Spirgat Corinna, Mareike Bauner, Annerose Deckner-Lutz, Alexandra Hofmann, Roland Pfeifer, Sandra Schulze und BFS Media – es war großartig, mit euch zusammenzuarbeiten! 👉 Was sind eure größten Learnings aus hybriden oder internen Kommunikationsprojekten? Ich freue mich auf eure Insights in den Kommentaren! Autorin: Katja Röhm
Es ist immer wieder eine Freude, dich bei großen Veranstaltungen zu unterstützen, liebe Katja Röhm! Mein Learning aus dem Sommerfest, das wir gemeinsam vorbereitet haben: Wenn wir in der Vorbereitung Spaß an einer Idee haben, dann lohnt es sie meist, sie umzusetzen, denn dann werden auch die Teilnehmenden sie gut finden. Und: Es gibt bei Thieme - vor allem im Service Management und Procurement vor Ort - viele Menschen, auf die man sich immer verlassen kann und die auch in Notlagen schnell und unkompliziert mithelfen.
Zu den Punkten "Technik managen" gerade bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten (wer plant die schon?) ein großes Lob. Trotz überlaufendem Chat weil der Ton alle paar Sekunden abgerissen ist habt ihr auf bewundernswerte Art die Ruhe bewahrt 🤓 und (für mich spürbar) auch sehr gut ausgestrahlt. Das Meistern der spontanen Herausforderungen gehört also definitiv zum Repertoire Eures Jobs dazu 😎 = großes Kino + Danke! 💙
Es waren zwei intensive, tolle Tage. Mit der Unconference haben wir uns in diesem Jahr auf ein bisher für uns ungewohntes Maß an Flexibilität und Spontaneität eingelassen. So spannend – und gut!! Am schönsten war unsere kleine Teamfeier im Anschluss an den offiziellen Teil 😉.
Mit Leidenschaft für Medizin verständlich kommunizieren
3 WochenZum Punkt "Ruhe bewahren": Liebe Katja, ich kenne keine andere Kollegin, die so gelassen stressige Situationen meistert wie du es tust. Stress gibt es bei dir nicht, sondern lediglich "spontane Herausforderungen". Was ist dein Geheimnis? Intensives Achtsamkeitstraining? 🧘🏻♀️