🔴📂🟢📂🔵📂💼 Die Macht der farbigen Ordner in SharePoint und Teams 💼📂🔵📂🟢📂🔴 Haben Sie genug von der gleichen alten Ordnerstruktur in SharePoint? Suchen Sie nach einer neuen und visuell ansprechenden Möglichkeit, Ihre Inhalte zu organisieren? Suchen Sie nicht weiter! Farbige Ordner werden die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien klassifizieren und darauf zugreifen, revolutionieren. 🚀 Vorteile: 🌟 🔴 Wichtigkeit zuordnen: Mit farbigen Ordnern können Sie Ihre Dokumente ganz einfach nach Prioritäten ordnen. Sie möchten etwas als dringend kennzeichnen? Weisen Sie ihm einfach eine leuchtend rote Farbe zu und es wird die Aufmerksamkeit aller auf sich ziehen! 📂 Nahtlose Erfahrung: Egal, ob Sie in SharePoint oder Teams arbeiten, farbige Ordner stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie bleiben bei Ihren Dateien, auch wenn Sie sie kopieren oder an einen anderen Ort verschieben. Verlieren Sie nie wieder den Überblick über wichtige Dokumente! 🎨 Markieren Sie Ihre Ordner: Wollten Sie schon immer bestimmte Ordner von den anderen abheben? Jetzt können Sie das! Mit farbigen Ordnern können Sie bestimmte Ordner leicht unterscheiden und hervorheben, was die Navigation zum Kinderspiel macht. Die Verwendung von farbigen Ordnern in SharePoint hat ihre Vorteile, aber wir sollten auch die Nachteile nicht vergessen. 💼 Nachteile: ⚠️ 🔵 Begrenzte Optionen: Farbige Ordner bieten zwar ein neues Maß an Individualisierung, aber die Farbauswahl ist möglicherweise begrenzt. Aber keine Angst! SharePoint bietet eine Reihe von Farben zur Auswahl, so dass Sie die perfekte Farbe für Ihre Bedürfnisse finden. 🟡 Visuelle Überlastung: Wie bei jeder visuellen Aufwertung besteht auch hier die Gefahr, dass Sie Ihre Benutzer überfordern. Denken Sie daran, farbige Ordner sparsam und strategisch einzusetzen, damit sie die Produktivität nicht behindern, sondern steigern. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass farbige Ordner SharePoint-Bibliotheken eine neue Perspektive verleihen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Inhalte zu klassifizieren, zu priorisieren und hervorzuheben wie nie zuvor. Warum sollten Sie sich also mit dem Alltäglichen zufrieden geben, wenn Sie einen Farbtupfer in Ihr Arbeitsleben bringen können? Fangen Sie noch heute an, farbige Ordner zu verwenden, und erleben Sie die Freude an der Organisation! 🔴📂🟢📁 #SharePoint #Organisation #FarbigeOrdner #Produktivitätssteigerung
Beitrag von Wael Landau
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Wie delegieren Sie die Erstellung und Pflege von Signaturen und Abwesenheitsantworten? Allzu oft muss sich die IT-Abteilung um diese Aufgabe kümmern, die viel besser der Marketing- oder Kommunikationsabteilung überlassen werden sollte. Mit Set-OutlookSignatures können Sie dies auf mehreren Ebenen realisieren. Vorlagen werden in Ordnern in Ihrem regulären Dateisystem gespeichert, so dass Sie nur einfache Datei- und Ordnerberechtigungen benötigen: 👉 Die IT-Abteilung kümmert sich darum, wann und auf welchen Clients Set-OutlookSignatures ausgeführt wird und wo die Vorlagen und die Konfigurationsdatei gespeichert werden. 👉🏼 Benutzer mit Vollzugriff auf den Vorlagenordner können neue Vorlagen erstellen und bestehende ändern 👉🏽 Benutzer mit Änderungsberechtigungen auf Vorlagenordnerebene können vorhandene Vorlagen ändern. Sie können auch Änderungsrechte nur für ausgewählte Vorlagendateien erteilen. 👉🏾 Benutzer mit Schreibzugriff auf die Konfigurationsdatei können den Postfächern/Benutzern/Gruppen Vorlagen zuweisen. All dies kann für Signaturen und für Abwesenheitsantworten separat konfiguriert werden. Und Sie können sogar mehrere Instanzen von Set-OutlookSignatures mit separater Konfiguration in derselben Umgebung haben. Nebenbei bemerkt: Set-OutlookSignatures benötigt im Grunde nur eine Dateifreigabe oder eine SharePoint-Dokumentenbibliothek und eine Möglichkeit, von Benutzern oder Administratoren ausgeführt zu werden, um voll nutzbar zu sein. Kein Admin-Client, keine Server-Abhängigkeiten, keine E-Mail-Umleitung. #ExplicIT #SetOutlookSignatures #OutlookSignature #EmailSignature #EmailBanner #OOF #Marketing #CI #CD #M365 #O365 #Exchange #Outlook #QuestionForGro
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Jetzt wird's vogelwild im SharePoint Online 🐦 Eigene Farbschemen und Schriftarten lassen sich nämlich nicht mehr nur im Brand Center hinterlegen, sondern tatsächlich auch auf Site Collection-Ebene. Dabei darf jeder Site Owner oder Websitebesitzer sein eigenes Farbschema für die eigene Website erstellen und anwenden. Finde ich prinzipiell echt cool, aber wir sollten jetzt doppelt prüfen, wer genau Site Owner werden darf, damit im SharePoint Online kein Designwildwuchs entsteht. 🔍 Hier meine Hard Facts: ✍ Das Feature ist bereits ausgerollt. ✍ Falls die Site Collection einem Hub zugewiesen wurde, hat das Hub-Design immer Vorrang. ✍ Schriftarten müssen (Gott sei Dank) vorher im Brand Center hochgeladen werden. ✍ Man kann Farbschemen auch zwischen Site Collections kopieren. Darum meine Tipps: 🌞 Hinterlegt im tenantweiten Brand Center ein Farbschema für das gesamte Unternehmen und stellt dieses zur Verfügung, damit die Websitebesitzer gar nicht auf die Idee kommen, da selbst etwas anzulegen. 🌞 Vergebt die Rolle des Websitebesitzers nur an Personen, die Erfahrung in der Verwaltung von Site Collections haben oder eine Schulung bekommen. Wie geht's euch mit der Funktion? #Klickibunti #SPO #SharePoint #M365
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🌟SharePoint-Listenformatierung: Struktur und Übersicht leicht gemacht🌟 Die Verwendung von SharePoint-Listenformatierung bietet zahlreiche Vorteile, um mehr Struktur und Übersichtlichkeit zu schaffen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum Sie diese Funktion unbedingt nutzen sollten: Verbesserte Visualisierung: Durch die Nutzung von bedingten Formatierungen können Sie bestimmte Werte oder Status visuell hervorheben. Das bedeutet, dass Sie wichtige Informationen auf einen Blick erkennen können, sei es durch farbige Hintergründe oder Textstile. Keine langwierige Suche mehr - alles Wichtige ist sofort ersichtlich! Konsistenz: Standardisierte Formatierungen gewährleisten ein einheitliches Erscheinungsbild innerhalb der Liste. Das erleichtert nicht nur die Navigation, sondern auch das Verständnis der Daten. Eine klare Darstellung sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz Ihrer Teammitglieder. Zeitersparnis: Mit der SharePoint-Listenformatierung können Sie Ihr Zeitmanagement optimieren. Durch eine strukturierte Darstellung der Informationen können Sie schneller Entscheidungen treffen und Abläufe effizienter gestalten. Kein langes Suchen oder Interpretieren von Daten mehr - alles ist übersichtlich und klar aufbereitet. 🗣️ Fazit: Nutzen Sie die SharePoint-Listenformatierung, um mehr Struktur und Übersicht in Ihre Daten zu bringen. Eine verbesserte Visualisierung, erhöhte Konsistenz und Zeitersparnis sind nur einige der Vorteile, die Sie davon haben werden. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Arbeit und optimieren Sie Ihr Zeitmanagement - Ihre Teammitglieder und Kunden werden es Ihnen danken! #SharePoint #Listenformatierung #Effizienz #Struktur #Übersichtlichkeit
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Das #Lösungsvideo 625: Nummerierungen in SharePoint-Texten mit Symbolen statt Ziffern Nummerierte Aufzählungen auf SharePoint-Seiten? Damit das Ganze nicht so langweilig aussieht, lassen sich grafische Symbole anstelle der Ziffern nutzen. Wie die passenden Symbole eingefügt und anschließend perfekt formatiert werden, erläutern Markus Hahner und Kai Schneider. (C) 2020 – 2024 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider Kontakt: info@hahner.de, info@deroutlooker365.de Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit #Camtasia von #TechSmith (https://lnkd.in/gj4PYMR). Keine Videos mehr verpassen ✌ DLV jetzt auch bei WhatsApp 👏 https://lnkd.in/d_TFyERb P.S. Wer uns einen Kaffee oder Kakao spendieren möchte - da das/die Video(s) gefallen -, wir alle können es gebrauchen (machen die Nachtschichten irgendwie angenehmer): https://lnkd.in/edEpAuDR! Wir sagen schon mal DANKE! #daloevi #DPSC #microsoft365 #loesungsvideo #deroutlooker365 #hahner #azure #microsoft #modernwork #microsoft365 #microsoftteams #webinar #onlinekurs #trainthetrainer #techsmith #camtasia #snagit #digitaltransformation #computing #consultants #jobkarriere #productivity #cloudcomputing #userexperience #whatinspiresme #gettingthingsdone #informationsecurity #collaboration #productivity
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Ich mag es ja, olle SharePoints aufzuräumen. Nicht, weil ich solch ein disziplinierter Organisator der kleinen Dinge wäre. Sondern weil es einfach Spaß macht, der Maschine beim Aufräumen zuzuschauen. So wie manchen ein wohliges Gefühl zunehmender Reinlichkeit überkommt, wenn man dem Defragmentierungstool zuschaut. Macht man heute ja nicht mehr. Ich "defragmentiere" also manuell eine sogenannte "historisch gewachsene" Unordnung. Da liegen Thumbnails neben Mitarbeitermagazinen, dazwischen Word-Formulare, Rechnungsscans und Betriebsvereinbarungen, hin und wieder ploppt eine abgespeicherte Mail auf, und manchmal hat ein nerdiger IT-Nerd tatsächlich den Titel der PowerPoint-Datei mit dem Dateinamen überschrieben. In der Regel steht dort nämlich sehr unterscheidbar und individuell: "PowerPoint-Vorlage"... Nun können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Regel nichts für dieses kreative Durcheinander. Es ist ein Problem älterer Sharepoint-Versionen. Und ein noch größeres Problem schlecht und schnell und falsch konfigurierter Webseitensammlungen. Und damit wird SharePoint zum oft unbedienbaren Friedhof unauffindbarer Daten, dabei könnte es ein millionenfacher Treiber echter #Digitalisierung und echten New Works sein. Man muss SharePoint "nur" richtig einrichten. Oft gibt es (immer noch, wir haben 2024!) keinen vernünftig eingerichteten Terminologiespeicher und keine vernünftig designten Inhaltstypen, die ihn nutzen. Mit diesen beiden Funktionen "bohren" wir SharePoint auf: Plötzlich weiß das System alles, was es wissen muss über die unterschiedlichen Dateien. Die Worddatei mit dem kryptischen Dateinamen ist eigentlich ein Antragsformular? Die PowerPoint-Datei mit den vielen "final" und "final2"-Namensbestandteilen gibt es in acht verschiedenen Versionen? Der Newsletter der Personalabteilung ist ein anderer als der Newsletter der Unternehmenskommunikation? Wenn Dokumente in #SharePoint richtig verschlagwortet werden, dann kann die Maschine sogar ein bisschen Magic: Wir brauchen nur noch einen einzigen Upload-Button - und SharePoint schiebt die Datei mit den richtigen #Metadaten an die richtige Stelle. Das, was die nicht konfigurierten SharePoints heute auch schon so machen ;) - aber eben nicht chaotisch-unkontrolliert-unauffindbar-durcheinander, sondern strukturiert-systematisch-kontrolliert-einheitlich-eindeutig. #NewWork könnte so schön sein. Digitalisierung könnte so hilfreich sein. Intranets könnten so aufgeräumt sein. Wenn man weiß, was man tut. Vielleicht sollte ich mich hier bei LI "Sharepoint-Umzugs- und Entrümpelungsservice" nennen? Dann könnt Ihr mich ruhigen Gewissens buchen. Damit sich Eure teuren SharePoint-Lizenzen auch endlich auszahlen... :)
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Kooperation gestartet: SharePoint trifft TYPO3! 🚀 👏 Ich freue mich riesig über die Zusammenarbeit mit der CCDS GmbH! Gemeinsam bringen wir eine innovative Lösung auf den Weg, die den automatisierten Austausch von Daten aus SharePoint in die TYPO3-Welt ermöglicht. Walter Hagenmayer - Geschäftsführer der CCDS - kenne ich durch unser gemeinsames Ehrenamt bei den Wirtschaftsjunioren Köln e.V. Eines der besten Netzwerke, um beeindruckende Menschen kennenzulernen und durch die Mitarbeit in ehrenamtlichen Projekten Einblicke in deren Arbeitsweise zu erhalten. Mittlerweile verbindet unsere Familien auch eine langjährige Freundschaft, die regelmäßig in der Nippes Connection mündet. So konnten wir in diesem Jahr bei einem Picknicknachmittag im Nippeser Tälchen feststellen, wie gut sich unsere Dienste ergänzen. Warum ist diese Kooperation ein Gewinn für unsere Kunden? ✨ Einheitlichkeit: Inhalte werden zentral gepflegt und bleiben überall konsistent. ✨ Zeiteffizienz: Weniger manueller Aufwand bei der Synchronisation von Daten. ✨ Flexibilität: Anpassungen in SharePoint werden automatisch auf TYPO3-Websites übernommen. ✨ Optimierte Workflows: Teams arbeiten effizienter, ohne zwischen Systemen hin- und herzuspringen. ✨ Bessere Nutzererfahrung: Inhalte bleiben stets aktuell und relevant – ganz ohne doppelten Pflegeaufwand. Wir sind überzeugt, dass diese Lösung den Alltag vieler Unternehmen erleichtert und freuen uns darauf, das volle Potenzial dieser Integration zu entfalten. Bilder und detaillierte Einblicke folgen! 💡 Was denken Sie über die Verbindung von SharePoint und TYPO3? Ich freue mich auf den Austausch in den Kommentaren. #SharePoint #TYPO3 #DigitalTransformation #Effizienz #ContentManagement #Innovation #Collaboration
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Videos in SharePoint Online zu verwenden, ist jetzt noch einfacher. 🎥✨ Die neuen Video-Vorlagen stehen euch jetzt auf allen Communication Sites und Team Sites unter Pages/Inhaltsseiten und News/Neuigkeitenbeiträgen zur Verfügung. 📄🎉 Ich finde diese nicht nur schön gestaltet, sondern auch inspirierend. 🌟 Unter Schulung ist zum Beispiel schon ein Onboarding-Beispiel beschrieben. Die Vorlagen helfen auch definitiv dabei, Inhaltsersteller*innen bei der Beitragsgestaltung zu unterstützen. 📝💡 In meinen Slides findet ihr auch ein Best Practice. 📊 Ladet Videos idealerweise nicht direkt im Webpart hoch, sondern legt diese vorher zentral in einer Dokumentenbibliothek der Site Collection ab. 📂 So sind sie besser auffindbar, können wiederverwendet werden und das Video wird nicht unabsichtlich mehrfach hochgeladen, weil es niemand in den Websiteobjekten gefunden hat. 🔍🔄 #SPO #Microsoft365 #ModernWork #Klickibunti
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Sharepoint als Unternehmens-Intranet einzusetzen ist ebenso sinnvoll wie einen Jet auf der Autobahn zu fahren. Technisch ist das wohl durchaus möglich. Aber es gibt ja das Automobil, welches eine dedizierte Lösung für das Fahren auf Straßen ist. ... meine ganz persönliche Meinung: Okay, okay, Sharepoint ist häufig bereits in Verwendung und ist dementsprechend günstiger als neu einzukaufen. 1. Sehr fraglich, wenn man mal die komplexen IT-Aufwendungen in Betracht zieht und in stetige Betriebskosten umrechnet. Und 2. - viel wichtiger: Wer an den Zutaten spart, muss sich auch nicht wundern, dass die Suppe nicht schmeckt! Dasselbe gilt für die Interne Kommunikation im Unternehmen. Als CEO möchte man entweder in die Unternehmenskultur und das Wir-Gefühl investieren... oder man möchte Kosten vermeiden. Beides zu maximieren geht nicht! CEOs und C-Suites müssen sich von der Idee verabschieden, dass eine inspirierende, produktive und innovative Unternehmenskultur ein passives Resultat kostenfreien Kaffees und statischer, textbasierter Top-down News auf Sharepoint-Seiten ist. Ebenso wie andere Prozesse, benötigt erfolgreiche Interne Kommunikation ebenfalls das richtige Backing, gute Planung & Strategie und ein Budget für ein dediziertes Tool. Versteht mich nicht falsch: Sharepoint-Intranets sind natürlich eine faire Option. Aber nicht mit dem Ziel, in gute Int. Komms zu investieren, sondern mit dem Ziel, den Minimum-Standard zu geringen Kosten zu erreichen. Mir kann keiner erzählen, dass sie leidenschaftlich vom Mehrwert Interner Kommunikation überzeugt sind und im nächsten Satz sagen, dass Sharepoint aus Kostengründen die bevorzugte Kommunikations-Lösung ist. Ich sehe potentielle Kunden tausendmal lieber bei einem unserer fantastischen Konkurrenten im stand-alone Intranet Bereich, als dass sie ein Sharepoint-Intranet einsetzen 😅
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Kennen Sie ein schönes Muffin-Rezept? 👨🍳 Sie werden es brauchen, wenn Sie ein funktionierendes QM mit SharePoint aufsetzen möchten. 😲 #QM mit #SharePoint ist natürlich grundsätzlich möglich, erfordert aber Zeit, Nerven und solide IT-Kenntnisse: Sämtliche Objekte, Logiken und Abläufe müssen selbst erdacht und angelegt werden. 🛠 Problem: Sehr wahrscheinlich bitten Sie regelmäßig Ihre IT-Abteilung um Hilfe, bis diese irgendwann Gegenleistungen einfordert. ⭕ Und da kommen die Muffins ins Spiel. 🥧 😎 (Alternativ vielleicht eine gebrauchte PlayStation 5 und 10 Liter Pfirsich-Eistee.) Also entweder Sie wälzen jetzt Ihr Backbuch. Oder Sie lesen sich kurz an, wie Sie die 5 größten Hürden beim QM mit SharePoint elegant nehmen: https://lnkd.in/dvDeMQhs Your choice. 😉 😄
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SAP C/4Hana - Customer Experience consultant
8 MonateSehr schön, Wael